Hibrit çalışma modeli nedir ve nasıl faydalar sağlar?

Uzaktan çalışma, artılar ve eksiler ile birlikte gelir. Bir yandan, uzaktan çalışanlar daha fazla esneklik ve özgürlüğe sahiptir, ulaşım gibi masraflar olmadığı için tasarruf edebilir ve kesintiye uğramadan daha verimli bir şekilde çalışabilirler. Öte yandan, uygun bir ofis alanına sahip değilseniz, evden çalışma ortamı gerçekten kaotik olabilir.

Hibrit bir çalışma programı, eksileri ortadan kaldırırken artılardan da yararlanmanızı sağlayarak ideal çalışma modelini sunar.

Hibrit çalışma modeli nedir?

3 farklı çalışma modeli vardır:

Yerinde: ofisten çalışan geleneksel ekipler.
Uzak: farklı konumlardan çalışan kişilerden oluşan ekipler.
Hibrit: diğer 2 modelin bir kombinasyonu.

Hibrit çalışma modeli, yerinde çalışma ve uzaktan çalışma modelleri birleştirir ve ekip üyelerinin hem ofisten hem uzaktan çalışabildiği benzersiz ve esnek bir ortam yaratır.

Farklı hibrit çalışma seçenekleri de vardır. En yaygın olanlardan bazıları şunlardır:

Bölünmüş ekip: hem tam zamanlı uzaktan çalışanlardan hem de tam zamanlı ofisten çalışanlardan oluşan bir ekibiniz vardır.
Vardiyalar: Herkes haftada birkaç gün ofisten ve diğer günlerde de uzaktan çalışır.
Esnek: Ekip üyeleriniz evden veya ofisten çalışmak arasında seçim yapabilir.

Hibrit çalışma modelinin artıları ve eksileri nelerdir?

Hibrit bir çalışma modeli uygulamanın bazı faydaları şunlardır:

Daha fazla esneklik: Programınızı daha fazla esneklikle planlayabilir ve daha az stresle çalışabilirsiniz.
Çalışan portföyünüzü genişletin: Dünyanın her yerinden çalışanlar işe alarak şirketinizi geliştirin.
Maliyetleri azaltın: Ofis alanınızı, ofis malzemelerinizi ve genel giderlerinizi azaltın.

Hibrit bir çalışma modeli benimsemenin dezavantajlarından bazıları şunlardır:

Koordinasyon önemli bir sorun olabilir: Hibrit bir ekibi yönetmek başlangıçta zaman alıcı ve zor olabilir.
Teknoloji: Ekibinizin tüm teknolojik ihtiyaçlarını karşılamak için yüksek maliyetli yeni teknolojiler edinmeniz gerekebilir.
Öğrenme eğrisi: Projeleri hibrit bir ekiple yönetmek, derin bir öğrenme eğrisi gerektirir. Ekiptekilerin zor olan görevleri kısa sürede öğrenmek zorundadır.

Yeni Bir Trend

COVID-19’un neden olduğu salgın, tüm dünyadaki kuruluşları çalışma biçimlerini yeniden düzenlemeye zorladı. Birçok kişinin evden çalışmaya başlaması asenkron iletişim kanallarına ve dijital çalışma alanlarına olan ihtiyacı artırdı.

Başka bir deyişle, pandemi uzaktan çalışmanın benimsenmesini ve büyümesini hızlandırdı. Bu benimseme, uzaktan çalışan hakkında bilinmeyen faktörleri ortaya çıkardı:

Uzaktan çalışan ekipler daha üretken: Araştırmaya göre, uzaktan çalışma genel üretkenliği artırıyor gibi görünüyor.
Çalışan katılımı: 10 çalışandan yaklaşık 3’ü, en azından bazı zamanlarda uzaktan çalışma fırsatı için %5’lik bir maaş kesintisini kabul edeceğini söylüyor.
Uzaktan çalışma maliyetleri azaltıyor: Uzaktan çalışan bir ekibe sahip olmak, genel masrafları önemli ölçüde azaltabilir.

Ne yazık ki, tüm kuruluşlar tamamen uzaktan çalışamıyor ve ofise dönüş hassasiyetle ele alınması gereken bir konudur. Birçok endüstri, iş modeli ve görevler, çalışanların ofiste veya belirli bir çalışma alanında bulunmasını gerektiriyor.

Bu nedenle kuruluşlar, fiziksel olarak gitmenin zorunlu olduğu kritik görev operasyonlarını ihmal etmeden uzaktan çalışmadan en iyi şekilde yararlanmanın yollarını aramaya başladılar.

İşte hibrit çalışma modeli burada devreye giriyor. 10 yöneticiden 9’u bundan sonra hibrit çalışma modelinin kullanılacağını öngörüyor. Yani çalışanlarının haftada sadece 1-3 gün ofise gidecekler.

Basitçe söylemek gerekirse, pandemi sonrası dünyada hibrit, önde gelen çalışma modelidir.

Bireysel hibrit çalışma modelini nasıl yönetebilirsiniz?

Hibrit bir çalışma modelini daha verimli bir şekilde yönetmek istiyorsanız, işte size yardımcı olacak bazı ipuçları:

Faaliyetleri kategorilere ayırın ve çalışmanızı projelere ayırın

Hibrit bir programı yönetmek zor değildir, ancak öz disiplin ve organizasyon gerektirir. İlk olarak, hesap verebilir olduğunuzdan emin olmalısınız. Bu, özellikle hiç uzaktan çalışmadıysanız, zor olabilir.

Bunu yapmanın en iyi yollarından biri, zaman çizelgeleri oluşturmak ve görevlerinizi bölümlere ayırmaktır. Örneğin, 2 kategori oluşturabilirsiniz:

Ofisten yapılacaklar
Evden yapılacaklar

Ardından, ofiste ve evinizde hangi görevleri en iyi şekilde yaptığınızı belirleyin. Örneğin, evdeyken dikkatinizi dağıtabilecek dış faktörler daha az olduğu için uzun süre düşünüp analiz etmeniz gereken işleri evde tamamlayabilir ve işbirliği gerektiren işleri ofise bırakabilirsiniz.

Bunu yapmak için, çalışmanızı planlamanıza ve zamanınızı daha verimli yönetmenize yardımcı olacak proje yönetimi yazılımında yaralanmanızı öneririz.

Örneğin, monday.com ile kişisel programınızı yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklere erişebilirsiniz.

Her panonun kendi tasarımı ve özellikleri olan birden fazla pano oluşturabilirsiniz.

Örneğin, belirli görevlere ve etkinliklere ne kadar zaman harcadığınızı izlemek için “uzaktan çalışma panonuza” bir zaman widget’ı ekleyebilirsiniz.

Çalışmanızdaki ilerlemeyi ölçmek için bir durum takip widget’ı da ekleyebilirsiniz.

Her hafta sizi bekleyen tüm görevleri görselleştirmek için bir “Haftam” widget’ı bile ekleyebilirsiniz.

Bunlar, çalışmalarınızı organize etmek ve uzaktan çalışırken üretkenliğinizi artırmak için monday.com ile yapabileceğiniz her şeyin sadece küçük örnekleridir.

Ekibinizle iletişim kurun

İletişim eksikliği, kuruluşunuzda proje gecikmelerine, kafa karışıklığına ve tıkanıklıklara neden olabilir.

Bu tür bir sorunlardan kaçınmak için, beklentilerinizi belirlemek ve hem ofiste hem de evinizde sorumluluklarınızın net bir resmini oluşturmak için yöneticilerinizle bir plan hazırlayın. Bu şunları içerebilir:

Hangi günler ofise gitmelisiniz?
Evden çalışırken ne tür araçlara veya yazılımlara ihtiyacınız var? Şirket bu tür araçlara erişim sağlayabilir mi?
Kuruluş, uzaktaki çalışanların ofisteki meslektaşlarıyla aynı bilgilere erişmesini nasıl sağlayacak?

Doğru araçları kullanın

Sağlam bir Çalışma İşletim Sistemi (Work OS), çalışmanızı yönetmenize, programınızı düzenlemenize ve hibrit bir modele daha iyi uyum sağlamanıza yardımcı olabilir.

Belirli bir yazılımı seçmeden önce, aşağıdaki özellikleri sunduğundan emin olun:

Veri görünümleri: projelerinizi ve görevlerinizi farklı perspektiflerden ve açılardan denetlemek için farklı veri görünümleri.
Raporlama: işinizin ilerlemesini takip etmek için güçlü raporlama özellikleri.
İşbirliği: ekip üyeleriyle daha verimli iletişim kurmanıza yardımcı olan işbirliği özellikleri.
Proje yönetimi: zaman yönetimi özellikleri de dahil olmak üzere projeleri baştan sona yönetmenize yardımcı olan özellikler.
Özelleştirme: platformu ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirme yeteneği.

Ek olarak, hazır şablonlar, panolar ve gösterge panelleri sayesinde hızlıca ve rahatça hemen kullanmaya başlayabilirsiniz

monday.com ile farklı kullanım durumları için önceden oluşturulmuş 200’den fazla şablona erişebilirsiniz. Hangi sektörde olursanız olun, ihtiyaçlarınızı tam olarak karşılayan bir şablon bulacağınızdan emin olabilirsiniz.

Ekibinizin hibrit çalışma modelini nasıl yönetebilirsiniz?

Geleneksel veya tamamen uzaktan çalışmaya dayalı bir çalışma modelinden hibrit bir modele geçiş zor olabilir. Geçişi kolaylaştırmak için bunlardan yaralanabilirsiniz:

Doğru beklentileri belirleyin

Ekip üyelerinizin çoğunun hibrit çalışma modeline alışık olmadığını unutmayın. Doğru beklentileri belirlediğinizden ve hedefler konusunda net olduğunuzdan emin olun.

Neden hibrit bir modele geçiyorsunuz?
Ekibinizden ne bekliyorsunuz?
Geçiş nasıl işleyecek?
Özel eğitim verecek misiniz?

Neyi başarmaya çalıştığınız konusunda şeffaf olmak, hibrit bir çalışma modeline geçişin anahtarıdır. Aksi takdirde, birçok karışıklık ve tutarsızlıkla uğraşırsınız.

Önceliklerin net olduğundan emin olun

Beklentileri belirlemek çok önemlidir, ancak bazen yeterli değildir. Hedefler net bir şekilde tanımlamalıdır ve öncelikler de bunlara göre düzenlenmelidir.

Örneğin, ekip üyeleri belirli bir projeyi bitirmeleri mi yoksa bir toplantıya mı katılmaları gerektiğini bilmelidir. Ayrıca hangi görevlerin diğerlerinden daha öncelikli olduğunu da bilmelidirler. İyi bir yönetim aracı olmadan bunları yapmak imkansız olabilir.

monday.com ile belirli ekip üyelerine görevler atayabilir ve son tarihler belirleyebilir, ilerlemeyi takip edebilir, çalışanları bilgilendirebilir ve hatta tüm kuruluşunuz için genel panolar oluşturabilirsiniz.

Bu, öncelikleri iletmeyi gerçekten kolaylaştırır ve tüm proje yaşam döngüsü boyunca herkesin aynı hizada kalmasını sağlar.

Tüm çalışmasını merkezileştirin

Hibrit bir modelde, ekibiniz için tek bir bilgi kaynağı oluşturmanız özellikle önemlidir. Bu şekilde, herkes organizasyonda neler olup bittiğini anlayabilir.

Örneğin monday.com ile tüm ekibinizi aynı platform altında çalışmaya davet edebilirsiniz. İstediğiniz kadar küçük bir planla başlayabilir ve 200’den fazla ekip üyesine kadar büyütebilirsiniz.

Ayrıca, aşağıdakiler dahil olmak üzere iletişiminizi kolaylaştıracak birçok özelliğe erişebilirsiniz:

Etiketleme: Hızlı bir şekilde bilgilendirmek için ekip üyelerini görevlere veya yorumlara etiketleyin.
Etkinlik Günlüğü: Yapılan değişiklikleri takip edin ve bilgi yönetiminizi iyileştirin.
Bağlam içi iletişim: Ekip üyeleriyle sohbet edin, öğelerin altına yorum yapın ve herhangi bir etkinliğe bağlam ekleyin.
Workdocs: monday workdocs, sizin ve ekibinizin işbirliği yapması, proje planlaması ve yürütmesi için merkezi bir ortak çalışma alanıdır.
Otomasyonlar: 250.000’den fazla otomasyonla süreçleri hızlandırın.

monday.com‘u daha yakından incelemek için bu videoya göz atabilirsiniz:

Hibrit çalışma modeli nedir ve nasıl faydalar sağlar?