Pandeminin başlangıcından bu yana tüm departmanlarda ve süreçlerde kurumsal otomasyon kullanımında büyük bir artış görüldü. Yüzlerce Workato kullanıcısı, yeni çalışma koşullarına uyum sağlamak için çalışma alışkanlıklarını değiştirdi. İK ekipleri işe alım, ilk katılım veya işten çıkarma gibi kilit süreçlerde her zamankinden daha fazla otomasyon kullanmaya başladı.
Peki neden giderek daha fazla kuruluş, İK süreçlerinde otomasyon kullanıyor ve bu otomasyonlar nasıl çalışıyor? Bu soruların cevabını öğrenmek için okumaya devam edin!
1. Mülakat planlamasını otomasyonlara bırakın
İşe alım, tüm İK otomasyonlarının yalnızca %6’sını oluşturmasına rağmen yıldan yıla %547’lik büyük bir artışla şimdiye kadarki en fazla kullanım artışını göstermiştir. Bu durum, büyük ölçüde uzak ve karma çalışma modellerine geçişten kaynaklanmaktadır.
İşe alım sürecini otomatikleştirmek, işletmelerin yeni bir çalışma çağında doğru yetenekleri bulup işe almasına olanak tanımakla kalmaz, aynı zamanda adayların deneyimini de geliştirir.
Mülakat planlama otomasyonları, özellikle işe alım ekipleri için faydalı olmuştur. Mülakat planlamak, işe alım sürecinin zorlu bir parçası olabilir. Ancak aynı zamanda adayların işletmenizle etkileşime girdiklerinde sahip oldukları ilk izlenimlerden biri olduğu için büyük önem taşımaktadır. Süreci dahil olan herkes için mümkün olduğunca kolay hale getirmek marka değerinizi artıracaktır.
Mülakat planlamada otomasyon kullanımı örneği:
- Başvuru sahibi takip sisteminizde bir adayın aşamasını “görüşme” olarak değiştirdiğinizde, sohbet robotunuz iş iletişim platformunuzda görüşmeden sorumlu kişileri ve adayları içeren bir kanal oluşturur.
- Sorumlu kişi bu kanal üzerinden görüşme tarihi seçmesi için adaya bir bildirim yollayabilir. Sohbet robotu daha sonra tarih ve saati seçmelerine izin veren bir açılır pencere görüntüler.
- Görüşme bilgileri belirlenince, bilgiler hem takip sisteminize hem de Google Takvimi gibi bir takvim platformuna girilir. Sohbet robotu ayrıca görüşmeye katılacak diğer sorumluları davet eder ve başvuru sahibi takip sisteminizdeki adayın profiline ve görüşme materyallerine bağlantı gibi kaynaklar sağlar.
- Şirketinizin Slack veya Microsoft Teams gibi iş iletişim platformunu kullanan çalışanlar, işleriyle ilgili sorular sormak için bir sohbet robotlarından yararlanabilir. Örneğin, “[Y görevini] yapmak için [X platformunu] nasıl kullanırım?” veya “[Rakip X]’e karşı durumumuz nedir?”
- Şirketinizin dahili bilgi tabanında zaten var olan bilgilere dayanarak, sohbet robotu uygun makaleleri önermektedir.
- Bir insan kaynakları yönetim aracından yeni bir işe alım bildirimi (önemli paydaşları yeni bir işe alım hakkında uyaran bir e-posta) gönderildiğinde iş akışı tetiklenir.
- Bir İK sohbet robotu, şirketin kullandığı iletişimi platformu aracılığıyla yeni işe alınan kişinin yöneticisine erişmeleri gereken uygulamaları seçmelerini isteyen bir mesaj gönderir.
- Yönetici seçimlerini yaptıktan sonra BT ekibi, iş iletişimi platformundaki bir kanalda, istenen uygulamalar hakkında onları uyaran bir mesaj alır.
- Bu kanala ait olan herkes isteği inceleyebilir, ilgili uygulamalarda kullanılabilir lisans olup olmadığını kontrol edebilir ve ardından isteği onaylayabilir veya reddedebilir.
- Onaylandıktan sonra sohbet robotu, iş iletişimi platformunda bir mesaj yoluyla bir onay bildirimi gönderir.
- Bir çalışan Workday gibi bir insan kaynakları yönetim sisteminde “İşten ayrıldı” olarak işaretlendiğinde, iş akışı tetiklenir.
- İş akışı, bu çalışanın uygulamalara ve ekipmana erişiminin kapatılması ile ilgili destek talepleri oluşturur.
- Çalışanın son gününün sonunda Active Directory gibi bir araç, çalışanı ilgili gruplardaki erişim ve izinlerini kaldırılır.
- Son olarak Sentinel One gibi bir güvenlik platformu, çalışanın dizüstü bilgisayar erişimini devre dışı bırakır.
2. Akıllı bir yardım masasıyla çalışanlarınızı destekleyin
Workato’nun yaptığı araştırma, İK’daki en otomatik ikinci sürecinin yıldan yıla %257’lik bir büyüme oranıyla artan hizmetler ve destek olduğunu ortaya çıkarmıştır.
İnsan Kaynakları ekipleri, maaş veya tatiller gibi konular hakkında günlük olarak çok sayıda soruyla ilgilenir ve bunları çözmek zaman alıcı ve tekrarlayıcıdır. Otomasyonlar bu sorularla ilgilenmeyi kolaylaştırır. Dahili bir yardım masası oluşturmak için bir BT veya İK sohbet uygulanabilmektedir.
Buna benzer soruları otomasyonlara bırakarak, İK ekibinize daha acil sorunlar ve daha büyük projelerle ilgilenmek için daha fazla zaman verebilirsiniz. Bir yardım masası sohbet robotu aracılığıyla soruları anında yanıtlayabilir ve diğer çalışanlarınızın sorularına hızlı yanıtlar alarak zamandan tasarruf etmelerini de sağlayabilirsiniz.
3. Gelişim ve öğrenme fırsatlarını daha erişilebilir hale getirin
Giderek daha fazla profesyonel, sürekli olarak değişen iş dünyasında becerilerini üst düzeye çıkarmak istiyor. Bu talebe ayak uydurmak için gelişim ve öğrenim iş akışları artan bir hızla (YOY %242 büyüme) otomatik hale getirilmektedir.
Bunu başarmanın bir yolu, yukarıda bahsedilen İK/BT yardım masasına benzer bir otomasyon uygulamaktan geçmektedir:
Bu strateji, sertifikalar veya mesleki gelişim programları gibi daha resmi gelişim ve öğrenim türlerini desteklemek için harika bir yoldur.
4. İşe alım sürecini kolaylıkla yönetin
İK departmanında yaygın olarak otomatikleştirilen süreçlerden biri, tüm İK otomasyonlarının %34,5’ini oluşturan işe alım ve işten çıkarma süreçleridir. İşe alımda, uzaktan çalışan ekip üyelerini işe almanın getirdiği zorlukların üstesinden gelebilmek ve tüm yeni çalışanların işe kolayca uyum sağladığından emin olmak için şirketler büyük bir hızla otomasyonlara yönelmektedir..
İşe alım sürecinizi desteklemenin bir yolu, yeni çalışanlara ihtiyaç duyacakları uygulamaları ilk günden tedarik etmektir.
İşte Workato’dan bir örnek:
5. İşten çıkarma sürecinin stresini azaltın
Şirketler, uzaktan çalışmaya geçiş ile işe alım sürecini otomatikleştirmek zorunda kaldıkları gibi, işten çıkarma sürecini de yeniden düzenlemek zorunda kalmışlardır.
İşten çıkarma kendi başına zor bir süreçtir. Bunun yanı sıra, güvenlik riskleri de taşır. Örneğin, Forbes tarafından yapılan bir araştırma, bir şirketten ayrılan çalışanların yarısından fazlasının değerli verileri de yanlarında götürdüğünü gösterdi. Kasıtlı olsun ya da olmasın, bu kendi başına Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası veya Genel Veri Koruma Tüzüğü ihlallerinden ticari sırları veya özel bilgileri ifşa etmeye kadar birçok potansiyel sorun oluşturabilmektedir.
Aslında bu riskleri azaltmak çok fazla çalışma gerektirmemektedir. İşten çıkarma sürecinin otomatikleştirilmesi, hem İK ekibinin hem de ayrılan çalışanın bazı ağır yüklerini ortadan kaldırabilir ve herkes için sorunsuz bir geçiş sağlayabilmektedir.
Şirketlerin bunu başarmasının bir yolu, bilgilerin uygulamalar ve diğer araçlardan kaldırma sürecini otomatikleştirmektir.
Tek bir tıklamayla tüm işten çıkarma süreçlerinizi hızlandırabilir ve güvence altına alabilirsiniz.
Otomasyonlarla her zaman değişime uyum sağlayın
Adayları ve çalışanları yönetme şekli her geçen gün değişiyor. Küresel işgücünün uzaktan çalışmaya doğru yönelmesiyle birlikte, şirketlerin çalışanlarını desteklemek ve ekiplerini etkin bir şekilde ölçeklendirmek için her değişime uyum sağlaması gerekmektedir.
En zorlu ve zaman alan süreçleri otomatikleştirdiğinizde, çalışanlarınızla kişisel düzeyde bağlantı kurmaya daha çok zaman ayırabilir ve onları her zaman en iyi şekilde desteklediğinizden emin olabilirsiniz.
Workato ile otomasyon dünyasına adım atın! Nereden başlamanız gerektiğinden emin değil misiniz? Bizimle iletişime geçebilirsiniz. Omni Factors olarak her zaman hizmetinizdeyiz.
