COVID-19, her türlü sektörü ciddi şekilde etkilemiş durumda. Sosyal mesafe, alıştığımız bir günlük uygulama haline geldi ve birçok şirket uzaktan çalışmaya geçiş yaptı. Proje yöneticileri, ekip arkadaşlarının etkili bir şekilde çalışmasına olanak tanıyabilecek süreçler oluşturmaya çalışıyor, ancak etkili iletişim ve işbirliği bulunduğumuz durum içinde çeşitli zorluklar içeriyor.
Bu makalede, monday.com kullanarak ekibinizin çalışmalarını ve projelerini evinizden yönetmenize yardımcı olacak son derece pratik yedi ipucunu paylaşacağız.
1. İş kapsamını belirleyin
Proje yönetimi, detaylı market araştırmalardan kullanıcı anketlerine kadar pek çok düzeyde geniş bir çalışma yelpazesini içeren karmaşık bir süreçtir. Ekibin gelecek adımlar için planladığı ve devam eden güncel işleri takip etmek ve bunları piyasaya sunulması planlanan irin veya kampanyayla eşleştirebilmek çok önemlidir.
Etkili bir uzaktan yönetim, sağlam bir planlama ile ilgilidir. Her ekip üyesi ne yapması ve ne kadar zamanı olduğunu bildiğinde mükemmel işler ortaya çıkar. İş yükünü dengeli dağıtmak, ürün yol haritasının herkes için son derece net olmasını ve ekip üyelerinin birbirlerinin rollerini ve sorumluluklarını anlamalarını sağlamak proje başarısı için hayati önem taşır.
Daha iyi planlama için kullanmanızı önerdiğimiz iki temel araç işte şunlar:
- Haftalık program. Kimin ne zaman çalıştığı, özellikle de ekibinizin bir kısmı farklı zaman dilimlerinde çalışıyorsa, etkili bir tasarım sürecini organize etmek için en gerekli bilgidir. Haftalık işlerinizi planlamak için bir pano oluşturmayı düşünebilirsiniz. monday.com kullanarak bir program oluşturmak çok kolaydır – yalnızca belirli bir ekip üyesini mevcut zaman aralığına atamanız gerek.
- Gantt şeması. Gantt şeması, herkesin aynı noktada buluşmasına yardımcı olur. Gantt şemaları sayesinde görevleri düzenlemek hem sizin hem de ekip üyeleri için kolaylaşır ve ekip üyelerinin bağımlılıkları anlamalarına yardımcı olur. Bu sayede öncelikleri ve de potansiyel sorunları belirleyebilirsiniz.
- Günlük senkronizasyonlar. Günlük senkronizasyonlar, güncellemelerin tüm ekiple paylaşıldığı düzenli toplantılardır. Bu toplantıların uzun sürmemesi için her konuşmacıya 1 veya 2 dakika vermeniz yeterli olacaktır.
- Düzenli incelemeler. Düzenli incelemeler için yapmanız, ekip üyelerinizin doğru yönde ilerlediklerinden emin olmanıza yardımcı olacaktır.
- Birebir toplantılar. Yüz yüze toplantılar, ekip içinde güven oluşturmaya ve ilişkileri güçlendirmeye yardımcı olur; bu, özellikle ekip üyeleri uzaktan çalışırken önemlidir.
- Temel performans göstergeleri (KPI). KPI’larınızla bir gösterge panosu oluşturmak için grafik widget’larını kullanabilirsiniz.
- Pil widget’ı. Bu widget, ekip yöneticilerinin bir ekibin genel ilerlemesini takip etmesine yardımcı olur. Tamamlanan, devam eden ve takılı kalan işlerin yüzdesini gösterir, ilerleme takibini ve verimlilikteki eksiklerin tespitini kolaylaştırır.
- İş yükü widget’ı. Bu widget, kimin kapasitesini aştığını görmenize ve buna göre yaklaşan görevleri atamanıza yardımcı olur.
Gantt şeması, ekip üyelerinin yol haritasını görmelerine ve nerede durduklarını anlamalarına yardımcı olur.
2. Ekip toplantıları panosunda tüm toplantıların ana hatlarını belirleyin
İletişim, uzaktan çalışırken ihtiyacınız olan en kritik beceridir. Uzaktan çalışma tipik olarak esnek bir çalışma programı ile birlikte yürütüldüğünden, toplantı ana hatlarını önceden belirlemek sizin için işleri kolaylaştıracaktır. Bu şekilde katılacak kişileri belirleyebilir, kimsenin programını aksatmayacak bir saat seçebilir ve de toplantıyı rahatça yönetebilirsiniz.
monday.com ekip toplantıları
Toplantıya katılan üyelerin hangi sorunu konuşacaklarını ve değişiklikleri kimin tanıtacağını anlaması için her toplantının net bir gündemi olması önemlidir.
Yapmak isteyebileceğiniz bazı önemli toplantılar:
Unutmayın, ne kadar uğraşsanız da herkese uyan bir zaman bulamayabilirsiniz. Çakışan toplantılar olsun, teslim tarihine yaklaşan projeler olsun; çeşitli sebeplerden toplantılara katılamayan ekip üyeleri için video kayıtları sağlamaya çalışın.
3. Geri bildirimi vermek için videoyu kullanmayı düşünün
Bir geri bildirim, genellikle metin yorumları şeklinde olur. Bu geri bildirim diğer kişinin ne demek istediğinizi anlamasına yetecek kadar ayrıntı verebilir, ancak yine de ses tonu ve mimikler gibi ifadeleri kullanma fırsatını kaçırırsınız. Ayrıca, çok fazla metin doğal olarak tasarım geri bildirimini daha az etkili hale getirir – kimse uzun paragraflar okumaktan hoşlanmaz. Bu nedenle, uzaktan çalışma söz konusu olduğunda, geri bildiriminizi video şeklinde kaydetmek etkili bir yöntem olabilir. QuickTime Ekran Kaydı gibi yerleşik araçlarda kayıt yapıp, Google Drive veya Dropbox ile yükleyerek bu kaydı monday.com üzerindeki göreve ekleyebilirsiniz.
4. Görev yönetimi aracını kurumsal bir mesajlaşma sistemine bağlayın
Slack gibi mesajlaşma sistemleri, süreçler hakkında gerçek zamanlı güncellemeleri paylaşmak için çok kullanışlıdır. Ekip üyeleri ürün güncellemeleri yayınlayabilir ve sorular sorabilir. Ancak, mesajlaşma sistemini görev yönetimi aracına bağladığınızda daha da güçlü hale getirmek mümkündür. Slack uygulamasını monday.com ile entegre edebilir ve uygulamalar arasında gidip gelmeden tek platform üzerinden güncellemelerinizi mesaj olarak atabilirsiniz. Böylece ekip üyeleri de görevlerine her yorum eklendiğinde bir bildirim alabilirler.
Ekip programı güncellendiğinde mesaj göndermek için bir kural oluşturmak da mümkündür. Bunu deneyin: “Herhangi bir güncelleme yayınlandığında bunu kanala gönder.”
5. Ekip üyeleriyle yüz yüze çalışın
İşbirliği, her sürecinin önemli bir parçasıdır. Yan yana çalışırken beyin fırtınası yapmak ve yaratıcı fikirler bulmak çok daha kolaydır. Ancak uzaktan çalışırken, genellikle paylaşılan bu birlik hissi maalesef yavaş yavaş azalıyor. Fakat bunun için bir çözüm var!
Çevrimiçi araçları kullanarak online bir çalışma ortamı oluşturabilirsiniz. Örneğin, çevrimiçi toplantıları işbirliği hissiyatını yeniden canlandırmak için ortak çalışma oturumlarına dönüştürebilir ve en sevdiğiniz prototip oluşturma aracınızı kullanarak görevleri birlikte gerçek zamanlı olarak yapabilirsiniz. monday.com, görüntülü ve sesli konferans platformu olan Zoom ile yerleşik entegrasyona sahiptir. İş arkadaşlarınızı görmek için başka bir araca geçmenize gerek kalmadan Zoom’u doğrudan monday’den başlatabilirsiniz.
Bizden bir öneri daha! Online toplantı ve oturumları eğlenceli hale getirmek için herkesin istek şarkılarını ekleyerek bir playlist hazırlayabilirsiniz. Kim bilir, belki toplantınız bir dans partisiyle biter!
6. Ekibiniz için tek bir doğruluk kaynağı oluşturmaya yatırım yapın
“Geçtiğimiz ayın performans raporuna nasıl ulaşabilirim?” Bu, birçok proje ekibi arasında tipik bir sorudur. Bu sorunun cevabını bulmak iş arkadaşınız çalışma masanızdan sadece bir adım uzaktayken çok kolaydır, ancak uzaktan çalışıldığında ekip üyeleri bazen yanıt için saatlerce beklemek zorunda kalabilir. Bu koşullarda verimli bir süreç oluşturmak söz konusu olduğunda, tüm kaynakları içeren paylaşılan bir alan oluşturmak faydalı bir uygulama olabilir.
monday.com, ekibinize çalışmalarında yardımcı olacak belgelerin, raporların, sunumların ve daha fazlasının olduğu belgeler ve kaynaklar şablonu sunuyor. Bu özellik ekibe yeni üyeler katıldığında da faydalı olacaktır. Herkes çalışmasını tamamlamak için ihtiyaç duyduğu kaynaklara tek bir tıkla ulaşabilir.
7. Hedefleri yüksek düzeyde takip edin
Görevleri ve hedefleri aynı sayfada tutmak bazen zorlayıcı olabilir. Sizin gözünüze çok faydalı görünen bir kampanya başkasının gözünde proje hedefinden uzakta görünebilir. Ekip yöneticilerinin, herkesin aynı yönde ilerlediğinden ve etkili bir şekilde çalıştığından emin olmak için araçlara ihtiyaçları vardır. monday.com, ekiplerin verimliliklerini artırmaları için birkaç yararlı widget sunuyor. Bunlardan bazıları:
Her türlü proje süreci, ekip üyelerinin verimliliğini destekleyen bir ortamla başlar. Doğru planlama ve yönlendirmeyle, yaratıcı fikirlerinizi başarı ve kazanç getiren projelere dönüştürebilirsiniz. Bunun için de doğru bir araç seçmeniz gerekir. Uzaktan çalışmayı destekleyen bir araç seçerek başarınızı garantileyebilir ve koşullar ne olursa olsun şirketinizin güçlü olduğunu kanıtlayabilirsiniz. Unutmayın, başarı bir yolculuktur, bir varış noktası değil. Doğru araçlarla bu yolculuğu geliştirebilirsiniz!
