Zaman yönetimi denildiğinde aklımıza gelen ilk şey sayfalar dolusu uzayan yapılacaklar listesi olur. Bir çok kişi yapılacak işleri takip etmek için bu listeleri hazırlar. Ancak plansız ve ya düzensiz hazırlanan listeler genellikle kişileri çıkmaza sürükleyebilir. Bu nedenle yapılacaklar listesini hazırlarken bilinçli hareket edilmesi gerekir.
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte, bu listeleri düzenlemek için çeşitli uygulamalar olsa da, en basit haliyle, Microsoft Excel başlangıç için uygun bir çözüm olabilir. Bu yazımızda sizler için verimliliği arttırmanın yanı sıra, görsel anlamda bu listeleri düzenlemenin yöntemlerinden bahsedeceğiz.
Yapılacaklar Listesinin Oluşturulması
Takip edilmesi gereken işler arttıkça, bunları düzenlemek zor olabilir. Düzenli bir yapılacaklar listesi oluştururken, en basit haliyle bir öncelik sırası belirlenir, yapılacaklar önem derecesine göre gruplandırılır ve görevler tamamlandıkça bunlar işaretlenir. Bu yapılması gereken işleri takip etmenin en geleneksel yöntemidir.
Günümüzde hala pek çok kişi görevlerini takip etmek için bu yöntemi kullanır. Bu geleneksel yöntem geçmiş zamanlarda etkili olsada, günümüzde özellikle yoğun ekiplerde pek çok şeyin gözden kaçmasına ve ya işlerin aksamasına sebebiyet verebilir. Örneğin listeye yanlış bir şey yazdığınızda veya yapılması gereken yeni görevler eklendiğinde her seferinde mevcut listenin tekrardan hazırlanması gerekir. Bu ekstra bir vakit kaybı olduğu gibi listeyi oluşturan kişi haricinde paylaşılamaz olması ekip içi iletişimsizlik sorununa da yol açar.
Excel’de bir yapılacaklar listesi nasıl oluşturulur?
Excel’in Filtre özelliğini kullanarak bir yapılacaklar listesi oluşturmak oldukça basittir.
Adım 1: Excel’i açın ve sütun başlıkları ekleyin
Yeni bir Excel tablosu açın ve sütun başlıkları girin.
Kullandığımız örnekte şu sütunlar bulunuyor:
- Görev adı
- Durum
- Son teslim tarihi
- Not
- Aylık rapor — devam ediyor
- Mekan rezervasyonunu onaylayın – beklemede
- Etkinlik katılımcısına teşekkür notu gönderin – tamamlandı
- Mali rapor — tamamlandı
- Bekleyen görevler
- Devam eden görevler
- Tamamlanan görevler
- Kullanıcı dostu arayüzü ve kişiselleştirme özelliği ile günlük görevlerinizi düzenlemenizi kolaylaştırır.
- İlgili görevlere, öğelere yorumlar ekleyerek, güncellemeleri paylaşarak ve belgeleri ekleyerek ekibinizle daha iyi iletişim kurma ve işbirliği yapabilmenizi sağlar.
- İlerlemenizi görsel olarak takip etmenizi sağlar.
- Bir projenin bir aşaması tamamlandığında veya proje bir noktada takıldığında ilgili kişiyi otomatik olarak bilgilendirmeniz mümkündür.
- Kullanmakta olduğunuz uygulama ve araçlarla entegrasyon özelliği bulunur. Bu da tüm bilgiyi tek bir ekran üzerinde merkezileştirerek, iş akışlarınızı daha etkili takip etmenize yardımcı olur.
Bu sütunlara ihtiyacınıza göre bütçe, sorumlu, kaynak vb. gibi ek sütunlar ekleyebilirsiniz.
Adım 2: Görev ayrıntılarını doldurun.
Her görevin bir durumu ve bir tarihi vardır. Görev adı sütunun altına görevlerinizi, her göreve ait durumu ve tarihi ekleyin.
Bu örnek için görev listesi ve durumları aşağıdaki gibidir:
Filtrenin uygulanabilmesi için görevleri ve durum sütunlarını doldurmanız gerektiğini unutmayın. Diğer alanlar daha sonraki bir aşamada doldurulabilir.
Adım 3: Listenize bir filtre uygulayın.
Listenize bir filtre eklemek için, başlıklardan birine tıklayın ve Görev Çubuğunun sağ üst köşesindeki Sırala ve Filtrele simgesinin altındaki Filtre’yi seçin.
Dosyayı kaydettiğinizde, Excel bunu hatırlayacak ve dosyayı bir sonraki açışınızda da filtre orada olacaktır.
Adım 4: filtreyi kullanarak görevlerinizi sıralayın.
Artık sütununuzun başlıklarında küçük oklar göreceksiniz.
Görevlerinizi duruma göre sıralamak için oka tıklayın. Ardından istediğiniz sıralamayı seçebilirsiniz:
Adım 5: işte bu kadar!
Tüm görevlerinizi takip etmenize yardımcı olabilecek basit bir Excel yapılacaklar listesini bu şekilde oluşturabilirsiniz.
Alanları düzenleyebilir, istediğiniz kadar sütun ekleyebilir veya ihtiyaçlarınızı yansıtması için özel renkler ve yazı tipleri ekleyebilirsiniz.
Listeyi bu şekilde düzenledikten sonra bunu daha görsel hale getirelim!
Yukarıdaki adımlara göre bir liste oluşturduğunuzu varsayalım ancak bu listede görev sayısı arttıkça, projeler üzerinde çalışırken listenin yönetilmesi için ek özelliklere ihtiyacınız olduğunu fark edeceksiniz. Listenin diğer ekip üyeleriyle paylaşılabilir olması, görevler için son tarihlerinin belirlenmesi, bu görevlere ilgili kişilerin atanması, ilgili dosyaların yüklenmesi ve tüm bu görevlerde ilgili ekip üyeleriyle iletişim halinde olunması en temel ihtiyaçlar arasında yer alacaktır.
Çok yönlü bir görev yönetim sistemi, birden fazla listeyi kolayca takip etmenize ve yönetmenize yardımcı olabilir.
monday.com ekiplerin çalışmalarını tek bir yerden yönetmelerine ve takip etmelerine yardımcı olan görsel bir proje yönetimi platformudur.
monday.com ile yapılacaklar listesi nasıl oluşturulur?
monday.com’da yapılacaklar listesini şu şekilde oluşturabilirsiniz:
1. Adım: Bir pano oluşturun
Bir pano, görevlerinizi, bu durumda yapılacaklar listenizi organize etmek için merkezi bir alandır.
2. Adım: Kullanıma hazır şablonlarımızdan birini seçin
Nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, yapılacaklar listesi için, “haftalık yapılacaklar listesi” şablonunun yanı sıra aralarından seçim yapabileceğiniz pek çok özelleştirilebilir seçenek bulunur.
3. Adım: Gruplarınızı oluşturun
Her pano, görevlerin veya projelerin farklı aşamalarını gösteren gruplardan oluşur.
Adım 4: Sütunlarınızı ekleyin.
Sütunlar, görevin sorumlusu, son teslim tarihi, durumu, tarihi, önem derecesi gibi seçenekleri içerebilir. Bunun yanı sıra bu sütunlara zaman takibi, belge ekleme, sayısal veriler gibi ilgili göreve yönelik pek çok bilgiyi ekleyebilirsiniz.
Adım 5: Görev listeniz hazır!
Görevlere kişileri atayın, bilgileri güncelleyin. Kullanıcı dostu arayüzü ve sezgisel olması sayesinde dakikalar içerisinde hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.
Yapılacaklar Listesini monday.com‘da takip etmenin avantajları:
Excel tablosu monday.com’a nasıl aktarılır
1. Adım: monday.com’da profil resminize tıklayın ve Verileri içe aktar’ı ve ardından Excel’i seçin.
2. Adım: Dosyanızı ekrana sürükleyip bırakın (veya “gözat” seçeneği üzerinden bilgisayarınızdan seçin). Tamamlandığını bildiren bir iletişim kutusu göreceksiniz.
3. Adım: E-tablonuzda, yeni panonuz için başlık görevi görecek satırı seçin. “Sonraki adım” seçeneğine tıklayın.
4. Adım: Dosyanızda, yeni panonuzdaki ilk sütun olacak sütunu seçin. Sağ alt köşedeki “Sonraki adım” seçeneğine tıklayın.
5. Adım: Gerekirse, her sütundaki açılır menüyü tıklayarak Sütun türünü değiştirebilirsiniz.
Başlangıçta sütunları durum, sayı, tarih, e-posta veya metin sütunu olarak içe aktarabilirsiniz. Bunu ancak verilerinizi içe aktardıktan sonra güncelleyebilirsiniz.
Son olarak “Pano Oluştur” seçeneğine tıklayın.
5 kolay adımda istediğiniz liste veya tabloyu monday.com‘a aktarabilir ve dilediğiniz şekilde kişiselleştirebilirsiniz. Aynı düzene sahip farklı tablolar kullanmak istiyorsanız, panoları çoğaltabilirsiniz. Ek olarak, satış süreçleri ve müşteri bilgileri gibi farklı listeleri birbirine bağlayarak yeni bir bilgi geldiğinde veya durum güncellemesi olduğunda, ilgili tüm panoları otomatik olarak güncelleyebilirsiniz. Entegrasyonlar sayesinde kullandığınız tüm araçları bağlayabilir ve tüm takip ve analizi tek bir platform üzerinden yapabilirsiniz.
monday.com ile görev takibini kolaylaştırın
Excel, fazla basit veya işbirliği gerektirmeyen, görev yönetimi için kullanışlı bir araçtır. Daha dinamik, sezgisel bir ürün olan sizler için daha uygun bir çözüm olabilir.
Projeniz veya ekibiniz ister büyük ister küçük olsun, monday.com görev yönetimi kolaylaştırır ve verimliliği artırır. monday.com’un genel bir özeti için bu videoya göz atabilirsiniz!
Firma ve ekipler arası tüm iş akışlarını yönetecek sezgisel ve kullanımı kolay bir araç arıyorsanız, monday.com‘a göz atmanızı mutlaka öneririz.
