Deneyimli proje yöneticileri, etkili işbirliğinin her başarılı projenin merkezinde olduğunu bilir. Bu, özellikle çoğu muhtemelen uzaktan çalışan düzinelerce ekip üyesini içeren daha büyük projeler üzerinde çalışırken geçerlidir.
Tüm bu kaynakları koordine etmek ve müşterilerle ve kilit dış paydaşlarla etkili bir şekilde iletişim kurmak, proje yönetiminin büyük bir parçasıdır. Güzel haber ne mi?
Aralarından seçim yapabileceğiniz, ciddi anlamda yetenekli bazı ortak çalışma yazılımı seçeneklerine sahipsiniz. İşin zor kısmı aslında hangisinin sizin ve ekibiniz için en iyi olduğuna karar vermektir. İşte biz burada devreye giriyoruz.
Bu makale size ekip işbirliği yazılımı hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğretecek ve şu anda piyasada bulunan 15 öncü yazılım çözümüne derinlemesine bir bakış sağlayacaktır. Sonunda, bir sonraki projeniz için hangi ortak çalışma yazılımını kullanacağınızı tam olarak bileceksiniz. Hadi başlayalım!
Başlamadan önce: işbirliği yazılımı nedir?
İşbirliği yazılımı, ekiplerin işlerini daha verimli bir şekilde yapmak için daha etkili bir şekilde iletişim kurmalarına ve birlikte çalışmasına yardımcı olmak için tasarlanmış her türlü yazılım veya uygulamadır.
Elbette bu, ağı oldukça geniş bir alana yayar ve birçok farklı türde ekip işbirliği yazılımı vardır.
Ve aslında bu iyi bir şey. Sayısız farklı türde proje üzerinde çalışan, kelimenin tam anlamıyla binlerce farklı ekip var. Yani rekabet yoğun. Ancak bu aynı zamanda, işbirliği yazılımı dünyasının büyük bir alıcı pazarı olduğu anlamına gelir.
İşbirliği yazılımı nasıl çalışır?
Belirli bir ortak çalışma yazılım platformunun yolu, nihayetinde aracın kendisine bağlıdır.
Bununla birlikte, çevrimiçi bir ortak çalışma aracında bulacağınız (ve ihtiyaç duyacağınız) birkaç ortak özellik vardır:
1. Anında mesajlaşma
Ekibinizdeki herhangi birine anında mesaj gönderebilmek, günümüz ekiplerinde bir beklenti haline geldi. E-posta iletişimleri bile tarihli kabul edilir. İşbirliği araçları genellikle size grup ve bire bir mesajlaşmanın yanı sıra belirli kanal veya etiket tabanlı mesajlaşma sağlar.
Örneğin, monday.com, mesajlaşmanın yanı sıra, e-postaları ve dahili ağ gereksinimini azaltmak için bağlam içi bildirimler sunar:
2. Video konferans
İster sanal bir toplantı planlıyor olun, ister bir ekip üyesiyle anında sohbet etmeniz gerekiyor olsun, video konferans olmazsa olmazdır.
3. Belge paylaşımı
Bazı platformlar belge yüklemelerine izin verir ve birçoğu size Google Dokümanlar gibi bulut tabanlı dosyalara bağlantı ekleme olanağı verir.
4. Proje planlama ve takip araçları
Bazı platformlar tamamen iletişime odaklanırken diğerleri planlamaya odaklanır. Aşağıdakileri içeren farklı görünümler gibi proje planlama ve takip araçlarıyla muhtemelen her ikisinin bir birleşimini isteyeceksiniz:
- Kanban panoları
- Gantt grafikleri
- Zaman çizelgeleri
- Takvimler
- Tablolar
- Ekipleri, müşterileri, paydaşları ve yöneticileri ile daha iyi iletişim
- Tek bir doğruluk kaynağı, tüm belgeler ve ilgili notlar
- Hassas verileri riske atmadan dış paydaşlarla bilgi paylaşma yeteneği
- Zamanında ve bütçesinde tamamlanan projeler
- Ekibinizin doğru yolda olup olmadığına dair üst düzey bir görünüm
- İş üretiminin tutarlılığı
- 70’in üzerinde entegrasyon, halihazırda kullandığınız araçlarla işbirliği yapmanıza olanak tanır
- Kanban, Gantt grafikleri, panolar, takvimler ve daha fazlasını içeren sekiz proje görünümü
- Kendi otomasyon ve bildirim kurallarınızı tasarlama yeteneği
- Zaman izleme ve dosya paylaşım yetenekleri
- Kaynak yönetimi işlevi
- Kullanıcıya özel kısıtlamalarla panoları misafirler ve paydaşlarla paylaşma yeteneği
- İOS ve Android cihazlar için uygulamalar, nerede olursanız olun işbirliğine olanak tanır
- Anında mesajlaşma – özel veya gruplar
- Video konferans
- Dokümanlar gibi Google ürünleriyle entegrasyonlar
- iOS ve Android
- E-posta hapishanesinden çıkın
- İş akışı otomasyon yetenekleri
- Kurumsal düzeyde güvenlik
- Birden çok farklı pano görünümü
- iOS ve Android uygulamaları
- Otomasyon yetenekleri
- Müşteriye yönelik kurallar
- Portföy proje yönetimi araçları
- Kaynak planlama
- Slack, Gmail ve Dropbox gibi ürünlerle entegrasyon
- Önceden oluşturulmuş şablonlar
- Özel tasarlanmış alanlar
- Anlık mesajlaşma
- Video konferans
- Belgeleri ve konuşmaları aramak ve almak için güçlü yetenek
- 30 günlük ücretsiz deneme
- Özel ve grup sohbetleri
- Uzun mesajlar yazmak yerine sesli notlar gönderme
- Yapılacaklar listeleri ve hatırlatıcılar
- Bilgisayarınızdan veya Google Drive’dan dosya paylaşımı
- Programlanabilir yetkilendirme ve kimlik doğrulama
- Bir şirket dizini oluşturmak için iletişim bilgilerini saklama alanı
- Minimum teknik kodlama bilgisiyle uygulamalar oluşturun
- Etkinlik planlama ve içerik takvimleri gibi önceden oluşturulmuş şablonlar
- Slack ve Drive gibi araçlarla ve Facebook ve Twitter gibi sosyal medya platformlarıyla bütünleşir
- Sütunları metin, para birimleri, resimler, bağlantılar, tarihler ve eklerle özelleştirin
- Birden çok proje görünümü: ızgara, Kanban, Takvim, Galeri
- Gantt grafik oluşturucu, SendGrid API ve web sitesi sayfası tasarımcısı gibi 50’den fazla önceden oluşturulmuş Airtable tabanlı uygulama
- İş akışlarını iyileştirmek ve diğer PM araçlarınızla entegre olmak için otomasyonlar oluşturmak kolaydır
- Mobil ve masaüstü uygulamaları
- Kurumsal düzeyde konferans
- Çağrı başına 1000’e kadar video katılımcısı
- HD video ve ses
- Modern bir video konferans deneyimi için anketler, el kaldırma, filtreler ve tepkiler gibi ileri görüşlü özellikler
- Gmail, Outlook ve iCal gibi takvim araçlarıyla bütünleşir
- Yalnızca sesle katılma yeteneği
- Özelleştirilebilir arka planlar
- Anlık mesajlaşma bağımsız olarak veya bir video konferans içinde kullanılabilir
- Chrome ve Safari için uzantılar ve Gmail için eklentiler
- Zoom ayrıca, BYO taşıyıcı seçenekleriyle satış ve destek ekipleri için kurumsal düzeyde bir VoIP arama çözümü sunar
- Takvim tabanlı çalışma alanı
- Web platformu artı masaüstü ve mobil uygulamalar mevcuttur
- Basit tarayıcı uzantıları, yalnızca tek bir tıklama ile harcanan zamanı izlemenize olanak tanır
- Arka planda izleme, herhangi bir uygulamada 10 saniyeden fazla zaman harcadığınızda otomatik olarak günlüğe kaydetmenize olanak tanır
- Hatırlatıcılar ve otomatik takip ayarlama yeteneği
- Kullanmak istediğiniz takvim aracıyla bütünleşir
- 100’den fazla uygulama entegrasyonu mevcut
- E-posta gelen kutunuza planlanmış raporlar
- Her şeyi yakalayan bildirim merkezi
- Bireysel veya grup bazlı mesajlaşma
- Üzerinde çalıştığınız her proje için ayrı panolar
- Belge ve dosya paylaşımı
- Otomatik check-in mesajlarını planlama
- Takvim aracınızla entegre olan bir planlayıcı oluşturma
- Ekip üyelerinin diğerlerinin ne zaman çevrimiçi olduğunu bilmeleri için çalışma saatlerinizi ayarlama yeteneği
- Basit, anlaşılması kolay arayüz
- Şirket logonuzun bulunduğu özel markalı çalışma alanları
- Evernote’un belge tarama özellikleriyle önemli belgeleri yedekleyin
- Güçlü entegrasyon seti
- Web Clipper, web sayfalarını doğrudan bir nota kaydetmenize olanak tanır
- Kalın ve italik, renk, madde işareti noktaları, tablolar ve resimler gibi zengin metin düzenleme özellikleri
- Tüm cihazlarda otomatik senkronizasyon
- Evernote’u dokunmaya duyarlı bir cihazda kullanıyorsanız, notları elinizle karalayabilirsiniz
- Evernote’un arama işlevi, el yazısı notlarınızı bile okuyabilir ve sonuçları çıkarabilir
- Not şablonları oluşturun ve kaydedin veya önceden tasarlanmış çeşitli şablonlar arasından seçim yapın
- Ekip iş yükü yönetimi için kaynak planlama aracı
- İhtiyaçlarınıza göre özelleştirebileceğiniz, anlaşılması kolay raporlama panosu
- Tüm favori uygulamalarınızla bütünleşir ve bazı harika otomasyon özellikleri içerir
- Veri şifrelemeniz üzerinde tam kontrole sahip kurumsal düzeyde güvenlik
- Otomatik risk projeksiyonu
- Daha çok değil, daha akıllı çalışmanız için yapay zeka destekli içgörüler
- Kanban panoları ve Gantt çizelgeleri
- Müşteriye yönelik özel istek formları tasarlayın
- Zaman izleme işlevi, maliyetleri daha etkili bir şekilde kontrol etmenizi sağlar
- Kanban ve Scrum panoları
- Ürün geliştirme için yol haritaları
- Burnup ve Velocity çizelgeleri ve Sprint Raporları gibi çevik özellikli raporlar
- Her şeyi tek bir yere getirmek için kod işaretleme araçlarınızla entegre olur
- Basit sürükle ve bırak işlevi
- 3000’den fazla Jira uygulaması mevcut
- Kurumsal düzeyde güvenlik
- Otomasyon kuralları oluşturmak için sağlam API kümesi
- Ekip işbirliğini geliştirmek için kendi iş akışlarınızı oluşturma veya önceden tasarlanmış bir iş akışını kullanımı
- Yardım masası, hata izleme ve çağrı iş akışları dahil olmak üzere eksiksiz sorun izleme yetenekleri
- Web ve mobil uygulamalar
- Sınırsız veri depolama
- Proje ve görev yönetimi
- Bağlı CRM
- Gelişmiş güvenlik için ayrıntılı erişim
- Takvim ve toplantı planlayıcı
- Ekibinizin çalışma şekline göre kendi iş akışlarınızı oluşturun ve yapılandırın ve herkese zaman kazandırmak için bunları otomatikleştirin
- Kararlı platform -% 99,99 çalışma süresi
- Kişisel gösterge tabloları ve raporlama
- Kurulumu çok basittir
- Birçok kullanıcı için yeterli olması gereken ücretsiz plan mevcuttur
- Kullandığınız diğer araçların hemen hemen hepsinde bir Google Drive entegrasyonu vardır
- Harici paydaşlarla paylaşırken paylaşım izinlerinin ayarlanması kolaydır
- Google’ın diğer araçlarına geçerek tüm kelime düzenleme ve e-tablo araçlarınızı buluta taşıyın ve her şeyi tek bir yerde toplayın
- Hareket halindeyken işbirliği için mobil uygulamalar
- Çevresinde en çok puan alan bulut depolama aracı
- Her karta renk kodu ve resim ekleyebilirsiniz
- Ücretsiz sürüm oldukça iyi
- Akıllı iş akışı otomasyonu – Trello, ekibinizin düzenli olarak gerçekleştirdiği eylemlere göre hangi kuralları oluşturmanız gerektiğini bile söyler
- Kolay kurulum için önceden oluşturulmuş Takım Başucu Kitapları
- Tonlarca görsel özelleştirme seçeneği
- Slack ve Evernote gibi uygulamalarla bütünleşir
- Kontrol listeleri, notlar, etiketler, ekler ve son tarihler tüm bilgilerinizi tek bir yerde tutar
- Farklı yazılım platformlarını birbirine bağlamanıza ve bunlar arasında otomatikleştirmenize olanak tanıyan Bridge aracıyla güçlü otomasyon
- Anketler dahil içerik işbirliği ve yorumlar
- Üst yönetim için gösterge tabloları ve raporlama
- Kodsuz uygulama geliştirme platformu
- Dört farklı proje görünümü
- Formlarla müşteri bilgilerini kolayca toplayabilirsiniz
- Mobil uygulamalar
- Kapsamlı entegrasyonlar
(monday.com’da bunların hepsi ve ayrıca üç tane daha var).
5. Raporlama ve gösterge panoları
Projenin ilerleyişini hızlı bir şekilde kontrol edebilmek ve üst düzey yönetim ekipleri için haftalık veya aylık raporlar oluşturmak isteyeceksiniz, bu nedenle bu süreçleri basitleştirebilecek bir işbirliği aracı arayın.
6. Paylaşım izinleri
Harika ekip işbirliği araçları, paylaşım ve erişim izinlerini bireysel olarak ayarlamanıza olanak vererek, hassas verilerden ödün vermeden paydaşlar ve çalışanlar arasında iletişim sağlamanıza olanak tanır.
İşbirliği yazılımının faydaları nelerdir?
İşbirliği tüm şekil ve boyutlarda gelse de, her platformun elde etmeyi amaçladığı genel faydalar oldukça benzer olma eğilimindedir.
Tipik olarak, işbirliği yazılım araçları proje yöneticilerine şu avantajları sunar:
O halde proje işbirliği yazılımının neden bu kadar büyük bir alan olduğunu anlayabilirsiniz.
Peki, işbirliği yazılımı örnekleri nelerdir?
2021 için 15 ortak yazılım seçeneği
1. monday.com
monday.com, ekipleri projeleri planlamak ve uygulamak, daha akıllı iş akışları oluşturmak ve işbirliği içinde bağlantı kurmak için destekleyen tam teşekküllü bir Çalışma İşletim Sistemidir. Her şey ekip çalışmasını gerçekleştirmek ve manuel homurtuları geçmişte bırakmakla ilgili.
monday.com ile kullanıcılar, bireysel operasyonel gereksinimleriniz için çalışan özel iş uygulamaları (kodlama uzmanı olmaya gerek kalmadan) oluşturabilirler. Yazılımımız, günlük olarak kullandığınız tüm uygulamalarla entegre olur, birden çok proje görünümüne sahiptir ve kapsamlı bir raporlama yetenekleri paketi sunar.
Birincil özellikler ve avantajlar:
monday.com, tek kişilik gruplardan tam ölçekli kurumsal şirketlere kadar her büyüklükteki ekip için idealdir.
2. Slack
Slack’in ne olduğunu bilmiyorsanız, son birkaç yıldır bir kayanın altında yaşıyorsunuz demektir. Slack, ekiplerin alıştıkları şekilde anında bağlanmalarına olanak tanıyan bir işyeri iletişim aracıdır.
Bu hiçbir şekilde tam kapsamlı bir proje yönetimi yazılım paketi değildir, ancak şüphesiz iş yeri sohbeti için en yaygın kullanılan uygulama olup, her türlü işyeri iletişimini hızlandırır.
Özellikler ve avantajlar:
Birbirleriyle anında iletişim kurması ve dosyaları bağlamıyla paylaşması gereken işyerleri içi idealdir.
3. Asana
Asana, öncelikle Kanban panoları etrafında tasarlanmış bir proje yönetimi uygulamasıdır.
Diğer görünümler de (zaman çizelgesi, listeler) ve ayrıca otomasyon kuralları oluşturma, en sevdiğiniz uygulamalarla bütünleştirme ve Asana panolarınıza doğrudan bağlanan müşteriye dönük formlar oluşturma yeteneği de vardır.
Özellikler ve avantajlar:
Asana, kurumsal düzeyde güvenlik ve gizlilik, derin yönetici kontrolleri ve ölçeklenebilir fiyatlandırma sayesinde her boyuttan ekip için iyi bir işbirliği aracıdır.
4. Flock
Flock, iki özellik göz önünde bulundurularak tasarlanmış bir proje yönetim aracıdır: işyeri iletişimi ve çevrimiçi işbirliği.
30 günlük ücretsiz deneme ve tanıdık yeşil ve beyaz tasarım (Evernote, kimse var mı?) İle Flock’u kullanmaya başlamak çok kolay.
Özellikler ve avantajlar:
Flock, kişileri yönetmenin basit bir yolunu arayan satış ve pazarlama ekipleri, kolay işyeri iletişimine ihtiyaç duyan proje ekipleri ve işe alma ve işe alma süreçlerini iyileştirmek isteyen İK yöneticileri için iyi bir seçenektir.
5. Airtable
Airtable, düşük kodlu bir uygulama geliştirme platformu ve kurumsal işbirliği yazılımıdır.
Ekibiniz için en uygun şekilde verilerinizi görüntülemenize olanak tanıyan özelleştirilebilir sütun modülleri ile tanıdık bir elektronik tablo tarzı arayüz sunar.
Özellikler ve avantajlar:
Microsoft Excel’den daha fazlasını isteyen ancak eksiksiz bir işbirliği veya proje yönetimi aracı istemeyen ekipler için idealdir.
6. Zoom
Şüphesiz, Zoom, işyerinde video konferans için en popüler işbirliği platformudur. İster haftalık bir sanal ekip toplantısını koordine ediyor, ister uzaktan görüşmeler yapıyor veya satış demoları düzenliyor olun, Zoom sadece çalışır.
Özellikler ve avantajlar:
Zoom, düzenli toplantılar veya hızlı proje güncelleme görüşmeleri için sanal olarak bağlantı kurması ve işbirliği yapması gereken ekipler için iyi bir seçenektir.
7. Toggl Track
Uzaktan çalışanlarla çalışıyorsanız ve görevler için ne kadar zaman harcadıklarını izlemek için bir çözüme ihtiyacınız varsa, Toggl Track tam size göre.
Toggl aslında üç farklı ürün sunuyor: Sırasıyla zaman izleme, proje yönetimi ve İK ihtiyaçları için tasarlanmış Takip, Planlama ve Alım. Dağıtılmış ekipler ve uzaktan çalışma için, Toggl Track istediğiniz araçtır. Proje yöneticilerinin, doğru bir şekilde faturalandırılmalarını ve proje maliyetlerini ve kaynak tahsisini daha iyi yönetmelerini sağlar.
Özellikler ve avantajlar:
Projelere harcanan zamanı takip etmesi gereken uzaktan çalışanların yanı sıra müşterilerini faturalandırmanın şeffaf bir yolunu arayan saat başı ücret alan şirketler için kullanışlıdır.
8. Basecamp
Basecamp, ekip işbirliği yazılımı var olduğu sürece, görev süresinin bir aracından beklediğiniz proje yönetiminin tüm temel özelliklerini sunan, yaklaşık olarak uzun süredir piyasadadır.
Özellikler ve avantajlar:
Basecamp, görsellerle fazla karmaşıklaşmadan tüm proje bilgilerini depolamak için basit bir alana ihtiyaç duyan yaratıcı ekipler için idealdir.
9. Evernote
Basitçe açıklamak gerekirse, Evernote bir not alma uygulamasıdır. Arayüz basit ve şıktır ve ekiplere, toplantı notlarını ve fikirlerini anında, bir masaüstü veya mobil uygulamadan ya da tarayıcılarından not alma yeteneği sağlar.
Özellikler ve avantajlar:
Hareket halindeyken not alması gereken ve stok not alma uygulamalarında bulunan basit metin düzenlemeden daha fazlasına ihtiyaç duyan herkes için kullanışlıdır.
10. Wrike
Wrike, esneklik ve özelleştirmeye odaklanan bir proje yönetimi ve kurumsal işbirliği aracıdır. Bu, iş akışlarını, kontrol panellerini, istek formlarını ve temelde Wrike’da bulunan diğer tüm özellikleri içerir.
Özellikler ve avantajlar:
İşbirliği araçlarından yüksek düzeyde esnekliğe ihtiyaç duyan proje yöneticileri için iyi bir seçimdir.
11. Jira
Jira, SaaS devi Atlassian’ın sunduğu bir sorun ve proje izleme aracıdır. Öncelikle Çevik bir çerçeve üzerinde çalışan işbirliğine dayalı yazılım geliştirme ekipleri için tasarlanmıştır ve en kaliteli işbirliği ve iletişim yoluyla sürekli ürün yinelemelerine olanak tanır.
Özellikler ve avantajlar:
Çevik ekipler ve yazılım geliştirme ekipleri için idealdir
12. Podio
Podio, Citrix’in sunduğu bir iş yönetimi platformudur ve her şey ekip üyelerinin birlikte verimli bir şekilde çalışmasını sağlamakla ilgilidir. Entegre sohbet işlevleri, takvimler ve toplantı planlayıcıları ve kişiselleştirilmiş kontrol panelleriyle modern ekip işbirliği için özelleştirilebilir bir araçtır.
Özellikler ve avantajlar:
Tek bir yerde bir proje yönetim aracına ve CRM’ye ihtiyaç duyan ekipler için kullanışlıdır.
13. Google Drive
Google Drive, piyasadaki en büyük bulut depolama platformlarından biridir ve kullanıcıların neredeyse her tür dosyayı depolamasına ve bunların çoğunu Google’ın E-Tablolar, Dokümanlar ve Slaytlar gibi bulut tabanlı araçlardan oluşan paketini kullanarak açmalarına olanak tanır.
Özellikler ve avantajlar:
Belgeleri, dosyaları, sesleri ve videoyu depolaması ve paylaşması gereken her boyutta ekip için idealdir.
14. Trello
Trello, popüler Kanban panosu etrafında tasarlanmış bir proje yönetim aracıdır. Kullanımı basittir, dokunmaya duyarlı düzenleme için harika bir mobil uygulamaya sahiptir ve iş akışı otomasyonuna da izin verir.
Özellikler ve avantajlar:
Basit bir proje yönetimi aracına ihtiyaç duyan ve yalnızca Kanban görünümünde rahatça çalışabilen ekiplere uygundur.
15. Smartsheet
Smartsheet, tahmin ettiğiniz gibi elektronik tablolar etrafında tasarlanmış bir çalışma ve işbirliği aracıdır. Smartsheet, elektronik tabloları içe aktarmanıza veya sıfırdan oluşturmanıza ve ardından istediğiniz şekilde görselleştirmenize olanak tanır: Kart, Gantt, Takvim veya Grid.
Özellikler ve avantajlar:
Elektronik tablo alanında çalışmanın sınırlarından bıkmış ve daha karmaşık ve yapılandırılabilir bir işbirliği çözümüne ihtiyaç duyan ekipler için kullanışlıdır.
İşbirliği yazılımını şimdi kullanmaya başlayın
Etkili ekip işbirliğinin zor olduğu ve tüm ekibin odaklanmasını ve bir ekibi bir araya getirme yeteneğine sahip güçlü bir proje yöneticisi gerektirdiği gerçeğinden kaçış yok. Yine de en büyük ve hızlı kazanç, ekip iletişimini geliştirmek, iş akışlarını hızlandırmak ve tek bir doğruluk kaynağı sağlamak için bir işbirliği uygulaması uygulamaktır.
Piyasadaki en iyi ekip işbirliği yazılımını kullanmaya başlamaya hazır mısınız?
Bu listedeki iş birliği yazılımları farklı türde ekiplere ve onların spesifik ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde tasarlanmıştır. monday.com‘un farkı her türlü ekibe uyum sağlayabilmesidir. Esnek yapısı sayesinde İK ekiplerinden inşaata kadar çeşitli türde ekip rahatlıkla kullanabilir ve dilediğiniz gibi özelleştirebilirsiniz. Bunun yanı sıra, Zoom, Slack, Google Docs ve daha fazlası ile entegre olabilir.
Her şeyi tek bir platformdan yönetin ve iş birliğinizi artırın.
