Yapılacaklar, proje takibi, çubuk grafikleri – bunlar Gantt şemasını oluşturan elementler. Peki bunlar ne ifade ediyor? Gantt şeması tam olarak nedir?
Gantt özünde, belirli bir zamana ait bir proje programını gösteren çubuk grafiktir.
Modern Gantt şemaları bağımlılıklara (bir görevin diğerlerine nasıl bağlantısı olduğu) sahip olma eğilimindedir. Birden çok ekip üyesi, renk kodlu görevler, takvimler ve daha fazlasını içerebilirler.
Peki Gantt şeması adını nereden alıyor ve nasıl ün kazandı?
Gantt şemaları: Kısa bir tarihçe
1896’da Karol Adamiecki, birbirine bağlı süreçleri göstermenin yeni bir yolunu keşfetti. Keşfettiği bu görsel proje yönetimi şemasını, bir harmonogram veya harmonograf olarak adlandırdı – şu anda yaygın olarak Gantt şeması olarak bilinen şeyin öncüsü.
Öyleyse neden buna Adamiecki tablosu olarak adlandırılmıyor?
Ne yazık ki Adamiecki için, orijinal çalışması pek uluslararası bilinirlik kazanmadı çünkü bunu İngilizce olmayan iki dilde, Lehçe ve Rusça yayınladı. 1931’de daha ayrıntılı bir rapor yayınladığında, Henry Gantt’ın çizelgesi çoktan birkaç yıldır ortalıkta dolaşıyordu.
Üzgünüz, Karol. Henry Gantt’a yol vermenin zamanı geldi.
Başlangıçta elle yapıldığından, projede gerçekleşen her değişiklikle baştan manuel olarak çizilmesi çok zamanlı ve verimsizdi.
Gantt şeması Amerika Birleşik Devletleri tarafından Birinci Dünya Savaşı sırasında kullanıldı, ancak 1980’lerde kişisel bilgisayarlar yaygın hale gelene kadar şirketlerde iş süreçleri için kullanılmıyordu.
1990’larda internetin yayılması, Gantt şemalarının daha fazla gelişmesine yol açtı ve milenyumun sonunda Gantt şeması, piyasada en çok kullanılan proje yönetimi araçlarından biriydi.
Oldukça iyi, değil mi?
Gantt şemaları ne için kullanılır?
Elle çizilen Gantt şemalarının günleri geride kaldı. Her küçük değişiklik için artık yeni bir Gantt şeması oluşturmak gerekmiyor.
Bunun yerine, proje yönetimi yazılımı, şirketlerin ekiplerin proje ilerlemesini hızlı ve verimli bir şekilde izlemesini sağlıyor.
Modern Gantt şemaları (monday.com sitemizdeki gibi) kullanıcıların panolar oluşturmasına, görevler eklemesine, ekip üyeleri atamasına ve A’dan Z’ye tüm proje ilerlemesini kolayca görselleştirmesine olanak tanıyor.
Güçlü Gantt şemaları, kullanıcıları görevler bir sonraki aşamaya geçmeye hazır olduğunda bilgilendiren ve bir proje takılı kaldığında uyarılar içeren yerleşik otomasyonlara sahiptir.
21. yüzyılda projeleri yönetmek için her gün bir tür Gantt şeması kullanmayan bir şirket bulmakta zorlanacaksınızdır. Eğitimden pazarlamaya ve bilişim teknolojisine kadar, Gantt şemaları proje yöneticileri ve ekipleri için temel görevi görür.
Bir Gantt şemasının ana bileşenleri nedir?
İki Gantt şeması aynı görünmese de, her grafik aynı temele dayanır – bir X ve Y ekseni:
İşte bu X ve Y’den sonraki aşamalarda Gantt şeması daha karmaşık ve daha güçlü hale gelir. Birkaç önemli bileşeni inceleyelim:
- Zaman: Her görevin tarihi ve süresi genellikle günler / haftalar / aylar olarak görüntülenir, ancak dakika / saat olarak da gösterilebilir. Geçerli gün / saat genellikle vurgulanır. Ek olarak, her dikdörtgenin uzunluğu bir görevin ne kadar sürmesi beklendiğini temsil eder.
- Görevler: Tamamlama aşamasına kadar yapılması gereken çeşitli bireysel faaliyetler (veya görevler) vardır. Her görev bağımsız bir şekilde gruplanabilir, ancak aynı zamanda daha büyük bir görev kümesinin parçası da olabilir (mesela gruplar ve alt gruplar).
- Sorumlu: Bu görevden sorumlu kişiyi temsil eder. Ek olarak, sorumlu tek kişi de olabilir, birden fazla kişi veya tüm bir ekip de olabilir.
- Durum: Her görev tamamlanana kadar çeşitli aşamalardan geçer. Durum, her görevin anlık olarak hangi aşamada bulunduğunu temsil eder. Ortak durumlar “sıradaki”, “planlanan”, “takılı kalan”, “gelecekteki adımlar”, “dönüm noktası” ve benzerlerini içerebilir.
- Dönüm Noktaları: Süresi olmayan ve genellikle bir projenin belirli bir bölümünün sonunu işaretleyen kapsayıcı görevlerdir. Bu, projenin tamamlanmaya ayarlandığı tarihtir (diğer bir deyişle bitiş tarihi). Örneğin, projeniz 5 aşamadan oluşuyorsa, her aşamaya bir dönüm noktası ekleyip aşama sonlandığında bunu tamamlanmış olarak işaretleyebilirsiniz.
- Bağımlılıklar: Gantt grafiklerinin son ana bileşeni, genellikle iki görevi birbirine bağlayan oklarla temsil edilen bağımlılıklardır. Birçok görev, başka bir görev tamamlanana kadar başlayamaz. *
- Kaydolduktan veya hesabınıza giriş yaptıktan sonra, yeni bir pano oluşturun ve tüm görevlerinizi ekleyin.
- Her göreve bir süre verilmesi için panonuza bir “görev zaman çizelgesi” sütunu ekleyin.
- Tüm bilgileri doldurduktan sonra, “görünümler” e gidin ve Zaman Çizelgesi veya Gantt görünümünü seçin.
Projelerin aynı anda üstlenilen birden fazla görevden oluşması alışılmadık bir durum değildir. Bununla birlikte, günümüzde Gantt çizelgeleri aynı anda tamamlanabilen görevleri görüntüleme yeteneğine sahiptir.
Bu nedenle monday.com’u görevlere değil insanlara odaklanan bir Gantt Şeması görünümüyle oluşturduk. Gantt Şemamız, uzman proje yöneticileri için güçlü özelliklere sahiptir, ancak yeni başlayan yöneticiler için de hemen kapacak kadar kolaydır.
monday.com’da nasıl Gantt şeması oluştururum?
Gantt şemaları, özellikle proje planlama ve yürütme olmak üzere birçok proje için tercih edilen yoldur, ve kendinizinkini oluşturmak gerçekten basittir. Ayrıca gerçek zamanlı kullanıcılardan harika geri bildirimlere de göz atabilirsiniz.
İşte bu kadar! Bu, tüm projenizin zaman çizelgesini görmenize ve herhangi bir görevin çakışıp çakışmadığını kontrol etmenize yardımcı olacaktır. Ardından, grafiğiniz kullanıma hazır olana kadar tarihleri kolayca değiştirebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular:
Bir yönetici olarak Gantt çizelgeleri hakkında ne bilmeliyim?
1. İnsanların uyum sağlayabildiğini unutmayın, bu yüzden siz de aynı şeyi yapmalısınız
Başarılı uzun vadeli projeler için büyük planlar yapmak bir zorunluluktur, ancak insanların öngörülemez olduğunu hatırlamak önemlidir.
Çoğu geleneksel Gantt şemasında, bu tür beklenmedik değişiklikler bir dizi proje bağımlılığını ortadan kaldırabilir, ancak Gantt şeması sisteminiz esnek olduğu sürece, tüm proje ve ekip planlarınızı kolayca düzenleyebilir ve ihtiyaç duyduğunuz şekilde ayarlayabilirsiniz.
2. Eğer kullanımı rahat değilse, insanlar bunu kullanmaz
Gantt şemalarının popülerliğinin artmasının bir nedeni var – çoğu insan konseptleri ve planları en iyi görseller aracılığıyla anlıyor.
Gantt şeması, Hoover Barajı’nın inşasına yardımcı olmak için 1910’larda makine mühendisi Henry Gantt tarafından ilk kez oluşturulduğunda devrim niteliğinde kabul edilmişti. İnsanların bir proje başladığında ve bittiğinde görselleştirmelerine yardımcı olma yeteneği ve uzun vadeli projelerin geniş kapsamı nedeniyle popülerliği arttı.
Ancak bir şey ne kadar işlevsel olursa olsun, bir takımı yönetiyorsanız ve sistemin başarısı insanların uyum sağlamasına bağlıysa, kullanımı rahat değilse işe yaramayacaktır.
3. İş yükü paralel olarak yönetilmelidir
Gantt şemalarının başlangıçta endüstriyel projeler için kullanıldığından bahsetmiştik, ancak işi ekibinize eşit bir şekilde dağıttığınızdan emin olmak için kaynak yönetimini dahil etmenin yolları da bulunuyor. Görsel ve esnek bir iş yükü işlevselliğiyle, uzun vadeli proje hedefleriniz hizasında ilerlerken görevleri düzenlemek ve yeniden atamak kolaydır.
Gantt şemalarını hangi durumlarda kullanmalıyım?
1. İş akışınızı düzenlerken
Çoğunluk, bir projenin kapsamını ve gereksinimlerini görsel olarak görebildiğinde anlamayı çok daha kolay buluyor ve Gantt şemaları, projenizin görsel bir temsilini sağlamanın mükemmel bir yoludur.
Projenizi düzenledikten sonra, hangi görevlerin diğerlerine bağlı olduğunu, hangi görevlerin öncelikli olması gerektiğini ve her bir ekip üyesinin ana odak alanının nerede olması gerektiğini projenizin her aşamasında açıkça görebileceksiniz.
2. Projenizin kritik yolunu belirleme
Kritik yol yöntemi, projenin başarılı olması için tamamlanması zorunlu olan en uzun görev dizisini belirlemek için proje yöneticileri tarafından kullanılan bir yaklaşımdır.
Gantt şemaları, hangi görevlerin ikincil, hangilerinin en kritik olduğunu ve hangi görevlerin projenin zamanında tamamlanması için en çok önem taşıdığını hızlı bir şekilde görselleştirmenize olanak tanıdığından, kritik yolu belirlemede bir proje yöneticilerinin en iyi arkadaşıdır.
Bir projenin kritik yolunu anlamak için bir Gantt şeması kullanmak, proje yöneticilerinin bir projenin ne kadar süreceğini daha kolay tahmin edebilecekleri ve bu nedenle, görevler tamamlandıkça proje ilerlemesini daha doğru bir şekilde raporlayabilecekleri anlamına gelir.
3. Görev sürelerinin belirlenmesi ve ayarlanması
Bir projenin kritik yolunu kavradıktan sonra, her bir görev için teslim tarihleri belirlemeniz gerekecektir.
Gantt şemasının görev bağımlılıklarını net bir şekilde gösterme becerisi sayesinde, tamamlanmamış tek bir görev nedeniyle tüm projenin zaman çizelgesinin aksamaması için teslim tarihlerini düzenlemek konusunda size yardımcı olurlar.
Proje zaman çizelgesinin ve gerekli teslim tarihlerinin net bir görüntüsüne sahip olmak, proje yöneticilerinin üstlerine ve paydaşlara doğru şekilde rapor vermesine yardımcı olur.
Gantt şemasına alternatifler var mı?
Gantt şeması proje yönetimi yazılımının en iyi seçeneği olsa da, şirketlerin tercih ettiği başka çözümler de bulunuyor. Aşağıdaki tüm örneklerin geleneksel Gantt şemasına benzer bileşenlere sahip olduğunu göz önünde bulundurun.
PERT
Bir PERT (Program Değerlendirme Gözden Geçirme Tekniği) aynı zamanda bir projenin görsel bir temsili olsa da, daha çok bir ağ diyagramı olarak temsil edilir. Çubuklar ve tarihler yerine, bir PERT grafiği düğümleri (genellikle daire ve dikdörtgenlerle gösterilir) bağlamak için çizgiler kullanır. PERT’ler, çoğunlukla üst düzey bir plan gerektiren daha büyük ölçekli projeler için kullanılır. Amacı, tamamlanma süresinden çok bağımlılıklara odaklanmaktır.
Kanban
Kanban panoları genellikle 3 veya 4 sütundan oluşur. Kartlar (görevler) her sütun başlığının altında bulunur. Görev durumunu göstermede kullanışlı olması açısında Kanban panolarının temel avantajlarından biri basitliğidir.
Not: monday.com’da bulunan Kanban panolarında yukarıda belirtilen “Yapılacaklar”, “Ütünde Çalışıyor” ve “Bitti” seçeneklerinden daha fazla (ve farklı) sütun vardır. Panolarımız tamamen kişiselleştirilebilir. İstediğiniz gibi düzenleyin!
Zaman çizelgeleri
Zaman çizelgeleri genellikle tek bir satırdan oluşur ve daha basit, üst düzey proje incelemeleri için kullanılır. Zaman çizelgeleri tarihleri ve eylemleri gösterebilir, ancak daha karmaşık bağımlılıklar eklemeye başladığınızda alt üst olma ihtimali yüksektir.
Not: Zaman çizelgeleri eksiksiz bir Gantt şemasının parçası olabilir – esnek, sezgisel ve insan odaklı.
Görev listeleri
Bir görev (veya “yapılacaklar”) listesi, proje yazılımı araçlarının en basit olanıdır. Görevler ekleyin. Tamamlandığında “tamamlandı” olarak işaretleyin. Bazen görev listenizdekilere sırayla tik atmak tatmin edici olsa da, temel bir görev listesi ayrıntılı bir Gantt şemasının gerçek gücünden yoksundur.
WBS ve Çevik yapı, Gantt şemalarına nasıl uyum sağlar?
İş ayrışımı yapısı veya WBS, büyük veya karmaşık hedefleri yönetilebilir hedeflere ayırmak için özel bir yöntemdir. WBS, tamamlanma süresini hesaba katmaz. Daha fazla ayrıntı için hızlı başlangıç kılavuzumuza göz atın.
WBS, genellikle sağlam bir Gantt şeması oluşturmanın temelidir. Hangi görevlerin (ve alt görevlerin) tamamlanacağını gösterir, ancak her görevin ne zaman başlayıp biteceğini göstermez.
Görevlerin ve bunların bağımlılıklarının (WBS) hiyerarşik bir temsiliyle başlayın ve zaman, sorumlular, durum, dönüm noktaları vb. gibi Gantt şeması bileşenlerini dahil etmeye başlayın.
Çevik yapı veya Çevik proje yönetimi, bir ekibin belli zaman aralığında (1-3 hafta) tamamlanması gereken küçük bir öğe kümesine aşırı odaklandığı kısa sprintlerden veya yinelemelerden oluşan bir proje yönetimi metodolojisidir.
Çevik süreci herhangi bir Gantt şemasına kolayca dahil edebilirsiniz. Hatta, Çevik Proje Yönetimini iş akışınıza uygulamak için gereken 11 adımı burada paylaştık.
Gantt şeması nasıl yapılır
Gantt şeması şablonlarını internette aratırsanız yaklaşık 2.940.000 sonuç karşınıza çıkacaktır.
Gantt grafik yazılımını internette aratırsanız 10 milyondan fazla sonuç karşınıza çıkacaktır.
Açıkça görülüyor ki, Gantt şeması şablonları ve yazılımı hakkında makale sıkıntısı kesinlikle yok. Ücretsiz (veya ücretli) bir Gantt şeması şablonu ve çözümleri bulmak için uzağa bakmanıza gerek yok.
İsterseniz, şablonları ve yazılımı atlayabilir ve Google sayfalarında veya Excel’de hızlı bir Gantt grafiği oluşturabilirsiniz.
Ancak tüm Gantt şeması şablonları ve yazılım çözümleri aynı şekilde oluşturulmamıştır.
Bunların hepsi temel, yani basittir.
Daha karmaşık Gantt şeması şablonu ve yazılım çözümleri, bilinen “Gantt şeması sorunlarının” çoğunu çözer:
• Farklı harita görünümleri – verileri görme şeklinizi değiştirin
• Özelleştirilebilir otomasyonlar ve entegrasyonlar – herkesi ilerleme hakkında bilgilendirin
• Verileri filtreleyin ve sıralayın veya araç çubuğuyla arama yapın – artık sonsuz aramalar geride kaldı
• Bağımlılıkları ortadan kaldırın – hangi ekip arkadaşlarının ne üzerinde çalıştığını görün ve uyumlu olan görevleri ekleyin
Eğer her boyuttaki ve sektördeki projeleri yönetebilecek görsel bir çözüm arıyorsanız Gantt şemamıza göz atın:
