Proje yönetimi, başarılı bir proje teslimat süreci için çok önemlidir. Projenizi yolunda tutmak istiyorsanız, ilgili görevleri, zaman çizelgelerini ve kilometre taşlarını dikkatlice izlemeniz gerekir.
Bu makalede, proje takibinin ne olduğunu, bir proje izleyicisinde ihtiyacınız olan özellikleri ve ilerlemenizi izlemek ve ekibinizi aynı sayfada tutmak için monday.com proje takipçi şablonunu nasıl kullanabileceğinizi açıklayacağız.
Proje takibi nedir?
Proje takibi, bir projenin yaşam döngüsü boyunca ilerlemesini izleme ve kaydetme sürecidir. İkili bir amaca hizmet eder – projelerinizin yolunda gitmesini sağlar ve ayrıca her proje paydaşının görevler, zaman çizelgeleri, kaynaklar ve bütçe gibi çeşitli proje bileşenlerinin durumu hakkında bilgi sahibi olmasını sağlar.
Proje takibi ile şunları yapabilirsiniz;
- Proje zaman çizelgelerini ve kilometre taşlarını izleyebilir, darboğazları ve gecikmeleri hızla ele alabilirsiniz.
- Proje harcamalarını ve kaynaklarını takip edin, böylece çok fazla harcama yapmaz veya ekip üyelerine aşırı yük eklemezsiniz.
- Proje amaç ve hedeflerine yönelik ilerlemenizi ölçebilirsiniz.
- Gerektiğinde her zaman doğru kişilere ve malzemelere sahip olduğunuzdan emin olursunuz.
- Projenizi yoldan çıkarabilecek şeyleri gerçekleşmeden önce tespit ederek riske maruz kalmayı azaltabilirsiniz.
Genel olarak, bir projeyi takip etmek için monday.com Work OS gibi bir proje yönetim yazılımına ihtiyacınız olacaktır.
Projenin kapsamına bağlı olarak, Gantt şemaları, Temel Performans Göstergeleri (KPI’lar) veya paydaşlar ve ekip arkadaşlarıyla düzenli kontrol toplantıları gibi belirli teknikleri de kullanmanız gerekebilir. Bu araçlar, projenizin başlangıçta kararlaştırdığınız hedeflere ulaşma yolunda ilerlemesini ve ayrıca genel kurumsal hedeflerinizle uyumlu kalmasını sağlamaya yardımcı olur.
Proje takipçisi/takip şablonu nedir?
Proje takip şablonları, ilerlemeniz, görevleriniz ve kaynaklarınız gibi projelerinizin tüm farklı yönlerini izlemek için kullanılan bir araçtır. Esasen, projenizle ilgili tüm bilgileri tek bir yerde bir araya getiren ve bilinçli kararlar almanızı kolaylaştıran bir tür merkezdir.
Bir elektronik tabloda, bir yazılım uygulamasıyla, hatta beyaz tahtada post-it’lerle bir proje izleyici oluşturabilirsiniz. Bununla birlikte, en iyi proje izleyicileri işbirliği seçenekleri, görsel bir gösterge tablosu ve proje bilgilerinizi proje üzerinde çalışmak için kullandığınız diğer araçlarla entegre etmenin bir yolunu içerecektir.
Proje ilerlemesi nasıl takip edilir?
Proje ilerlemesini takip etmek, proje yönetimi şablonumuz ile oldukça basittir. Ancak, projenizin ilerleyişini etkili bir şekilde takip etmek için atmanız gereken birkaç adım vardır:
1. Net hedefler tanımlayın
Net proje hedefleri ve kilometre taşlarıyla başlamadığınız sürece, doğru yönde ilerleyip ilerlemediğinizi bilemezsiniz. Proje takipçinizi oluşturmadan önce akılcı hedef belirleme teknikleri kullanmanızı tavsiye ederiz; yani spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı proje hedefleri tanımlamanız gerekir.
2. Bir proje planı oluşturun
Bir sonraki adım, projenizdeki tüm çıktıları ortaya koyan bir proje planı oluşturmak ve ardından bu çıktıları görevlere ayırmaktır. Görevleri ekip üyelerine atayın, böylece işe başlamadan önce kimin ne için sorumlu olduğunu bilirsiniz.
3. Proje taban çizginizi belirleyin
Şimdi, proje taban çizginizi tanımlamaya hazırsınız – projenin neye benzemesini beklediğiniz, bütçe, kilometre taşları ve son tarihler. Bu, projenizi takip etmek için kullanacağınız sürümdür, böylece işlerin nerede geciktiğini veya hayatın nerede olduğunu ve projenin zaman içinde değiştiğini görebilirsiniz.
4. Proje takip şablonunuzu oluşturun
Bu adımları uyguladıktan sonra proje takipçinizi oluşturmaya hazırsınız demektir. İşte bu noktada proje takip şablonumuz devreye giriyor. Sıfırdan bir proje takip aracı oluşturmak yerine, proje planlama, proje zaman çizelgeleri, görev yönetimi, entegrasyonlar ve otomasyonlar ile sizin için oluşturulmuş harika bir proje takip aracının tüm bileşenlerine sahip olacaksınız.
5. Proje takipçinizi güncel tutun
Tüm proje ekibinin kendilerine verilen görevlerin durumunu düzenli olarak güncellediğinden emin olmanız gerekir. Monday.com Work OS bunu kolaylaştıran entegrasyonlara ve otomasyonlara sahiptir – örneğin, proje izleyicinizi bir proje görevi (veya görev listesi) tamamlandığında Slack kanalınızda otomatik bir güncelleme alacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
6. İlerlemenizi düzenli olarak gözden geçirin
Proje takipçinizden en iyi şekilde yararlanmak için, işlerin nasıl gittiğini görmek, paydaşları bilgilendirmek ve herhangi bir gecikme veya sorunu ele almak için düzenli incelemeler planlamalısınız. Bu sadece işlerin ilerlemesine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda bir sonraki projenizi daha da iyi hale getirmenin yollarını belirlemenizi sağlar.
Proje takipçisi nasıl oluşturulur?
Bir proje takipçisi oluşturmanın birçok farklı yolu vardır – Microsoft Excel veya Google E-Tablolar gibi bir platformda bir elektronik tablo açabilir veya işleri biraz daha seviyeli hale getirmek isterseniz ücretsiz proje takipçisi şablonumuzu kullanabilirsiniz. O zaman bir proje takipçisi oluşturma süreci, şablonu seçmek ve monday.com’da açmak kadar basit olacaktır!
Bir proje izleyicinin temel özellikleri
İşte proje takip şablonumuzda bulacağınız temel özellikler:
- Kritik yolunuzu planlayın
Gantt Görünümü ve Kritik Yol özelliklerimizle temel bir Gantt şeması şablonunun ötesine geçerek projenizi başlangıçtan başarıya götürmek için hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini görün. Her şeyin zamanında yapıldığından emin olmak için son teslim tarihlerini takip edin ve projeleriniz için bağımlılıklar belirleyin.
- Excel’den içe aktarma
Elektronik tabloları 8’den fazla Görünümden birinde görüntüleyebileceğiniz akıllı panolara hızla dönüştürün. Doğru verilerle ekibinizle gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın. Proje izleyicimizi Excel’e aktarmaya devam edebilirsiniz.
- Gösterge tabloları oluşturun
Ayrı şablonlara olan ihtiyacı ortadan kaldırırken ilerlemeyi izlemek için pano verilerinizi kullanarak hızla özel proje yönetimi panoları oluşturun. En önemli verilerinizi otomatik olarak hesaplamak için formül sütunundaki verileri kullanın.
- Durum ve otomasyonları özelleştirin
Herkesin işlerini önceliklendirmesini ve proje durumunu güncellemesini kolaylaştırın. Statik bir proje yönetimi Excel şablonunun aksine, herkesi aynı sayfada tutmak için otomasyonları ve özel renk kodlamasını ve metin durumlarını kullanın.
Daha fazla proje izleme şablonu özelliği
Şablonumuz son teslim tarihlerini, paydaşları, bütçeleri ve daha fazlasını tek bir yerde bir araya getirmenize yardımcı olacaktır. Projenizin her yönünü planlayın, yönetin ve takip edin, böylece hiçbir şey gözden kaçmaz:
Proje durum raporu – Şablon, gerçek zamanlı ve anlaşılması daha kolay ilerleme raporları oluşturmak için tüm durumlarınızdaki bilgileri almanızı sağlar.
Zaman Çizelgesi Sütunu – Her aşamadaki öğeleri alın ve bir zaman çerçevesi atayın – ardından her olayın ne zaman gerçekleşeceğini yakınlaştırılmış bir şekilde anlamak için bunu bir görünüme dönüştürün.
Bütçenizi tahmin edin – Şablonumuzda iş akışına yerleştirilmiş bir maliyet sütunu vardır, böylece rakamları kolayca takıp oynatabilir ve projeniz boyunca harcamaları takip edebilirsiniz.
Proje yönetimi takipçimizi kullanmaya nasıl başlayabilirsiniz?
Proje yönetimi takip şablonumuzu kullanmaya hazır mısınız? Kısaca monday.com’u açın, sol bölmeyi açın ve çalıştığınız Çalışma Alanının adının hemen altındaki + düğmesine tıklayın. Ardından, şablon merkezini ziyaret etmek için “Şablonlardan seç” seçeneğine tıklayın.
monday.com’u ücretsiz deneyin: https://lnkd.in/df5rRhD6
Danışmanlık hizmeti almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz! ➡️ info@omnifactors.com
