Bir projede birden fazla değişken vardır ve tüm bunları aynı anda yönetmek, proje yönetiminin en zor yanlarından biridir. Farklı görevleri düzenlemek ve herkesin her zaman aynı sayfada olmasını sağlamak kolay olmasa da, etkin bir proje yönetimi için zaman çizelgesi oluşturmak projelerin şeffaf ve daha verimli olması açısından oldukça önemlidir.
Proje yönetiminde zaman çizelgesi, görevleri toplu olarak planlanmasına olanak tanır, böylece hangi görevin kim tarafından ne zaman yapılması gerektiğini kolayca takip edebilirsiniz. Projelerde iletişim kopukluğu, kaynak eksikliği gibi pek çok öngörülemeyen nedenden dolayı gecikmeler yaşanabilir. Ancak düzenli oluşturulmuş bir proje zaman çizelgesi ile, tüm bu gecikmelerin önüne geçmeniz mümkündür.
Proje zaman çizelgesi nedir?
Proje zaman çizelgesi, her projede olması gereken, görevlerin kronolojik sırasını içeren bir çizelgedir. Zaman çizelgesi, projenin görevleri, sorumlu kişileri, başlangıç ve bitiş tarihleri gibi detayları içerir. Bu görevler arasında bağımlılıklar oluşturabilir ve böylece proje genelinde ortaya çıkabilecek aksaklıkları önleyebilirsiniz.
Proje zaman çizelgesi, tek bir bakışta ilerlemenizi görebilmeniz için genellikle görsel olarak hazırlanır. Bu sayede sorumlu olduğunuz görevleri, bağımlılıkları, önemli teslim tarihleri ve bu anlamda projenin genel ilerleme durumunu kolaylıkla takip edebilir ve yönetebilirsiniz.
Projeniz için için bir zaman çizelgesi oluşturmak size takip ve yönetim sürecinde büyük oranda destek sağlayacaktır. Çizelgeyi oluştururken şu detaylar sizin için faydalı olabilir:
- Ekiplerin proje sürecinde ilerlemeyi kolayca takip edebilmeleri ve gerekli düzenlemeleri yapabilmeleri için basit bir görsel takvim oluşturun.
- Proje akışında çıkabilecek muhtemel soruların önceden belirleyin ve bunlarla ilgili önlem alınmasını kolaylaştıran gerçekçi bir proje görünümü oluşturun.
- Devam eden tüm görevleri önceliklendirin
- Ekip içindeki görev dağılımının doğru ve dengeli olduğundan emin olun
- Proje için ana hedefler nelerdir?
- Hangi iç ve dış paydaşlar projenin bir parçası? Rolleri nelerdir?
- Proje için zaman planı nedir?
- Projenin dönüm noktaları nelerdir?
- Başarılı iş akışları oluşturulabilmesi için 30’dan fazla özelleştirilebilir sütun seçeneği
- Bu makalede bahsettiğimiz zaman çizelgesi ve Gantt görünümleri dahil 8‘den fazla farklı pano görünüm seçeneği
- İnsan hatasını minimuma indirmeyi hedefleyen ve süreçleri hızlandıran otomasyon özelliği
- Microsoft Teams, Gmail, Salesforce, HubSpot ve daha fazlası dahil olmak üzere 40’tan fazla entegrasyon
- Ekibinize tüm projedeki güncellemeler hakkında bilgi akışını sağlayan kapsamlı iletişim araçları
- İnşaat yönetimi
- Ürün Yönetimi
- Satış Yönetimi
- Çevik(Agile) Proje Yönetimi
- Pazarlama Kampanyası Yönetimi
5 kolay adımla proje zaman çizelgesi oluşturun!
Proje zaman çizelgesi oluşturmanın en önemli adımı planlama aşamasıdır. Doğru planlama, bütçeyi, kaynakları, kapasiteyi ve başlangıç ve bitiş tarihlerini içerdiğinden tek bakışta tüm detayları görmenizi sağlayarak verimliliğin en üst düzeye çıkarılmasına yardımcı olur.
1. Bir Proje Kapsamı Oluşturun
Proje kapsamı yani özeti, bir projeye nasıl yaklaşacağınızı belirlemenizi sağlar. Projenin içerdiği hedefler, görevler, süreç, dahil olan kişiler ve kaynaklar hakkında ayrıntıları içerir. Bir yol haritası görevi görür ve projenin genel amacını ve hedeflerini belirler. Bir proje özetinin şu soruları cevaplaması gerekir:
2. Proje Görev Listesi Oluşturun
Projenin genel hatlarını belirledikten sonra yapılacakları görevlere ayırarak bir görev listesi hazırlayın.
Bunun için İş Kırılım Yapısını (WBS) kullanabilirsiniz. WBS(Work Breakdown Structure), yani iş kırılım yapısı genel bir ifadeyle projeyi daha etkili yönetilebilir hale getirmek için bölümlere ayırma yöntemidir. Projenin bilinmez noktalarını ortadan kaldırarak, daha ulaşılabilir ve anlamlı hale getirilmesi için iş kırılım yapısının oluşturulması gerekir. Özetle,proje boyunca yapılacak olan tüm işler iş kırılım yapısının içerisinde olmalıdır.
monday.com İş Kırılım Yapısının (WBS) şu şekilde görünür:
3. Görevlerin Tarihlerini Belirleyin
Projenizdeki her adımın kapsamlı bir listesini hazırladıktan sonra, her birinin ne kadar zaman alacağını da belirlemeniz gerekir. Bunu yaparken, ekibinize görevleri tamamlayabilmeleri için yeterli zaman vermelisiniz. Her görevin ne kadar zaman alacağını belirledikten sonra, bir proje yol haritası oluşturmak için her görevi uygun şekilde planlayıp sıralayabileceksiniz.
monday.com‘un proje zaman çizelgesi şablonunu kullanarak projeyi aşamalara ayırabilir ve her aşamaya içerdiği görevleri ekleyebilirsiniz. Görevlere kişi ve zaman sütunlarını ekleyerek kimin hangi görevden sorumlu olduğunu ve projenin başarılı şekilde ilerlemesi için tüm süreçleri net bir şekilde görebilirsiniz.
Proje ilerlerken, ekip üyelerinizin devam eden diğer projeleri ve öncelikleri olabileceğini göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun. Normal bir durumda bir tasarımcı bir hafta içinde bir video içeriği taslağı hazırlayabilir, ancak başka bir projeyle de ilgileniyorlarsa, istediğiniz içeriği oluşturmaları daha uzun sürecektir. Bu gibi faktörleri göz önünde bulundurmak daha doğru bir zaman çizelgesi oluşturmanızı sağlayacaktır.
4. Proje Zaman Çizelgesini Oluşturun
Proje zaman çizelgenizi Excel veya Powerpoint gibi araçlar kullanarak oluşturabileceğinizi düşünüyor olabilirsiniz. Fakat bu gibi araçlar, proje yönetimi için tasarlanmamıştır ve yönetimi zorlaştırabilir. Görevler tamamlandığında her seferinde manuel olarak güncellemeniz gerekir ve değişiklik yaptığınızda ekip üyeleriniz bundan haberdar olmayacaktır.
Bunun yerine, monday.com gibi proje zaman çizelgelerini oluşturmak ve yönetmek için tasarlanmış bir proje yönetim aracını tercih edebilirsiniz. Özel proje yönetimi araçları, çalışırken zaman çizelgenizi kolayca uyarlamanıza ve paydaşlarınızı değişiklikler ve ilerleme konusunda güncellemenize olanak tanır.
Yukarıdaki görselde de görebileceğiniz gibi, zaman çizelgesi görünümü, her bir görev ve her birinin ne kadar sürede tamamlandığına ilişkin geniş bir genel bakış sunar. İlerlemenizi gün, hafta, ay ve hatta yıl bazında bölerek detaylı olarak da inceleyebilirsiniz.
monday.com zaman çizelgesi hazırlamayı kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda ekipler arası işbirliğini ve iletişimi de kolaylaştırır. Yüksek güvenlik sertifikaları sayesinde kaynaklarınızı güvenle yükleyebilir ve gerekli kişilerle paylaşabilirsiniz.
5. Çizelgeyi Ekibinizle Paylaşın
Beklenmedik sebeplerden dolayı projenizde değişiklikler olabilir. Bu gibi durumlarda zaman çizelgenizi de düzenlemeniz gerekir. Çizelgeyi ekibinizle paylaşarak değişiklikleri takip etmelerini kolaylaştırabilirsiniz. Otomasyonlardan yararlanarak her değişiklik olduğunda ilgili tüm kişilere bildirim gönderebilirsiniz.
monday.com ile proje yönetiminizi bir üst seviyeye taşıyın
monday.com, kişisel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebilen bir Çalışma İşletim Sistemidir. Tek bir merkezi çalışma alanından projeleri yönetebilir, zaman çizelgesi hazırlayabilir, raporlar alabilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.
monday.com özelliklerinden bazıları şunlardır:
Dakikalar içinde proje zaman çizelgesini oluşturun
monday.com proje zaman çizelgeleri için en yaygın kullanım alanları:
monday.com proje zaman çizelgesi görünümü tüm projenizin basit ve düzenli görünmesini sağlar.
monday.com‘un proje yönetimi özellikleri verimliliği artırmanın yanı sıra çalışmalarınızda şeffaflık sağlar, böylece herkes her zaman güncel kalabilir. Dinamik bir platform ile hedefleri kolayca görselleştirebilir, entegrasyon ve otomasyonlar ile projelerinizin tüm aşamalarını takip edebilirsiniz.
