Gantt şemaları, bir proje yöneticisinin vazgeçilmez bir parçasıdır.
Her kişinin üzerinde çalıştığı görevleri, tarihler ve süreçleri ve gerçekleşen geçişler veya gecikmeleri yani projeniz hakkında bilmeniz gereken her şeyi gösterirler.
Aslında Gantt şemasına biraz daha gösterişli bir çubuk grafik denilebilir ve büyük proje planlarını gerçekleştirmeye çalışan ekiplerin hayatını kolaylaştırır. Fakat doğru araçlar olmadan bir Gantt şeması oluşturmak işleri kolaylaştırmak yerine daha da zorlaştırabilir.
Bu yazıda sizlere, Excel üzerinde bir Gantt şemasının nasıl oluşturulduğunu ve bir Gantt şeması oluşturmanın en kolay yolunu açıklayacağız.
Gantt şeması: Kısa bir tarihçe
1896’da Karol Adamiecki, birbirine bağlı süreçleri göstermenin yeni bir yolunu keşfetti. Keşfettiği bu görsel proje yönetimi şemasını, bir harmonogram veya harmonograf olarak adlandırdı – şu anda yaygın olarak Gantt şeması olarak bilinen şeyin öncüsü.
Öyleyse neden Adamiecki tablosu olarak adlandırılmıyor?
Ne yazık ki Adamiecki için, orijinal çalışması pek uluslararası bilinirlik kazanmadı çünkü bunu İngilizce olmayan iki dilde, Lehçe ve Rusça yayınladı. 1931’de daha ayrıntılı bir rapor yayınladığında, Henry Gantt’ın çizelgesi çoktan birkaç yıldır ortalıkta dolaşıyordu.
Başlangıçta elle yapıldığından, projede gerçekleşen her değişiklikle baştan manuel olarak çizilmesi çok zamanlı ve verimsizdi.
Gantt şeması Amerika Birleşik Devletleri tarafından Birinci Dünya Savaşı sırasında kullanıldı, ancak 1980’lerde kişisel bilgisayarlar yaygın hale gelene kadar şirketlerde iş süreçleri için kullanılmıyordu.
1990’larda internetin yayılması, Gantt şemalarının daha fazla gelişmesine yol açtı ve milenyumun sonunda Gantt şeması, piyasada en çok kullanılan proje yönetimi araçlarından biriydi.
Elle çizilen Gantt şemalarının günleri geride kaldı. Her küçük değişiklik için artık yeni bir Gantt şeması oluşturmak gerekmiyor. Bunun yerine, proje yönetimi yazılımı, şirketlerin ekiplerin proje ilerlemesini hızlı ve verimli bir şekilde izlemesini sağlıyor.
Modern Gantt şemaları (monday.com sitemizdeki gibi) kullanıcıların panolar oluşturmasına, görevler eklemesine, ekip üyeleri atamasına ve A’dan Z’ye tüm proje ilerlemesini kolayca görselleştirmesine olanak tanıyor.
Excel’de bir Gantt şeması nasıl oluşturulur?
Aslında Excel’de Gantt şeması oluşturma özelliği bulunmuyor. Bunun yerine, bir yığılmış çubuk grafik oluşturmanız ve Gantt şeması gibi görünmesi için düzenlemeniz gerekiyor.
Bilgisayarda Excel üzerinde Gantt şeması nasıl oluşturulur
➥1. Proje takviminizin bir Excel tablosunu oluşturun.
Her şeyi göreve göre ayırın ve her birini sütunlara yazın. Görev süresinin yanı sıra bir başlangıç ve bitiş tarihi ekleyebilirsiniz.
2. Excel tablonuzu yığılmış bir çubuk grafiğe dönüştürün
Boş bir hücre seçin, ardından “Ekle” sekmesine tıklayın. Grafikler bölümünden “Yığılmış Çubuk”u seçin. “%100 Yığılmış Çubuk”u seçmeyin, bu seçenek Gantt şemanızın formatını bozacaktır.
3. Yığılmış çubuk grafiğinizi biçimlendirin.
Ardından, ilerleyişinizin 1. görev ile başlaması için görev sırasını tersine çevirmeniz gerekiyor. Gantt şemanızın dikey kısmındaki tüm görevleri seçin, “Çubuk Grafik” simgesine tıklayın ve “Ekseni biçimlendir”i seçin. Ardından “Kategorileri ters sırada” adlı bir onay kutusu göreceksiniz. Buna tıklayın.
Ve artık bir Gantt şemanız var.
Mac’te Excel Gantt şeması nasıl oluşturulur
Mac kullanarak mı bir Excel Gantt şeması oluşturuyorsunuz? Mac bilgisayarda Gantt şeması oluşturmak, normal bir bilgisayarda oluşturmaktan biraz daha kolaydır.
Sadece şu adımları izleyin:
1.Excel tablonuzu oluşturun.
Bir görev listesi yapın ve bunu bir Excel tablosuna yerleştirin.
2. Excel tablonuzu yığılmış bir çubuk grafiğe dönüştürün.
“Ekle” seçeneğinden “Çubuk Grafik Ekle”ye tıklayın ve ardından “Yığınlanmış Çubuk Grafik”i seçin.
3. Excel Gantt şemanızı biçimlendirin
Verilerinize tıklayın, “Biçim” sekmesine gidin, ardından “Şekil Dolgusu” üzerinden “Dolgu Yok”u seçin. Gantt şemanızı ters görev sırasında almak için kontrol tuşunu basılı tutun ve dikey ekseninizi seçin. Ardından, “Ekseni Biçimlendir”e tıklayın ve “Eksen Konumu” bölümünün altındaki “Kategorileri ters sırala”yı seçin.
İşte bu kadar. Temel yapılandırmayı tamamladıktan sonra, renk kodlaması (örneğin çubuk renklerini değiştirebilirsiniz) gibi küçük özelleştirmeler yapabilir ve yeni Gantt şemanızı ileride kullanmak üzere şablon olarak kaydedebilirsiniz.
Excel’de bir Gantt şeması şablonu var mı?
Hem evet hem hayır. Aslında Excel’de bir Gantt şeması şablonu var, fakat her bilgisayarda mevcut değil. Örneğin bir Mac kullanıyorsanız, şemalarınızı kendiniz oluşturmak zorundasınız.
Microsoft Excel’in Gantt Proje Planı şablonunu Microsoft Office web sitesinde bulabilirsiniz.
Aslında Gantt şeması oluşturmak için en iyi seçeneğiniz, monday.com gibi bir Çalışma İşletim Sistemi olacaktır.
Gantt şeması oluşturmanın en kolay yolu nedir?
Bolca zamanınız varsa, Excel’de bir Gantt şeması oluşturabilirsiniz. Ama vakit nakittir, değil mi?
Bu nedenle, bir Çalışma İşletim Sistemi kullanarak bir Gantt şeması oluşturmak size bolca zaman kazandırır (ve iş işletim sistemleri söz konusu olduğunda, monday.com’dan daha iyisini bulamazsınız).
monday.com‘da kendi Gantt grafiğinizi oluşturmanın ne kadar kolay olduğunu bilmek ister misiniz?
Tüm yapmanız gereken şudur:
- Bir pano oluşturun ve görevlerinizi ekleyin.
- Panonuza bir “Görev Zaman Çizelgesi” sütunu ekleyin.
- “Görünümler”e gidin ve Zaman Çizelgesi veya Gantt görünümünü seçin.
Sadece üç basit adımda özelleştirebileceğiniz bir Gantt şemanız var. En fazla birkaç dakika sürer. Görevlerinizin tamamlanma yüzdesini bile görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca, çok daha estetik göründüğünden bahsetmiş miydik?
Zaman kazanmak ve daha dinamik (ve daha güzel) bir Gantt şemasına sahip olmak istiyorsanız, monday.com Çalışma İşletim Sistemini deneyin.
Öyleyse, Excel çubuk grafikleri oluşturarak zaman kaybetmemek ve proje yönetiminizi geliştirmek mi istiyorsunuz? monday.com’u kullanarak Gantt şemaları oluşturmanın ne kadar kolay olduğunu görün. monday.com’u ücretsiz deneyin.
