2024 yılı boyunca monday.com, Work Management ürünündeki önemli güncellemeleriyle iş süreçlerini daha verimli hale getirmeye devam etti. Bu yazımızda, yıl boyunca sunulan yeni özellikleri ve bu yeniliklerin iş yönetimi üzerindeki etkilerini detaylı bir şekilde inceledik.
Portfolyo Yönetimi
Bu çözüm ile proje ve portfolyo süreçlerinin merkezi bir yapıda ve verimli bir şekilde yönetilebilmesi amaçlanır. Bu yapı sayesinde, proje planındaki ilerleyişin ve aksaklıkların, genel takibin ve portfolyo seviyesindeki kaynak planlama süreçlerinin takibi kolaylaşır.Portfolyo yönetimi, kendine özgü otomasyon reçeteleriyle birlikte, ön tanımlı proje şablonlarının sisteme dahil edilmesine ve proje planındaki görevlerin ilerleme durumlarına göre genel ilerlemenin sonuçlandırılmasına olanak sağlar.
Portfolyo yönetimi, geniş kapsamlı ve fonksiyonel olması sebebiyle, proje ve portfolyo takip ihtiyacı duyulan birçok farklı süreç için kullanılabilir.
Açık/Kapalı Çalışma Alanı Oluşturma İzni
Bu özellik, yönetici rolündeki kullanıcıların, sistem içerisinde tutulan bilgilerin nasıl oluşturulduğunu ve paylaşıldığını daha iyi kontrol etmelerini sağlar. Yöneticiler, son kullanıcılara açık veya kapalı çalışma alanları oluşturma ve varsayılan çalışma alanı türünü tanımlama yetkisi verebilir. Ayrıca hesap genelindeki gizlilik fonksiyonlarını arttırır ve sistematik olarak standart yakalamayı kolaylaştırır.
Kullanım senaryosuna örnek olarak, İnsan Kaynakları süreçlerinde bulunan hassas bilgilerin görünürlüğünü kısıtlamak düşünülebilir.
monday Docs
monday Docs, sorumluların veya ekiplerin belirli bir konuyla ilgili tüm notları girebileceği merkezi, dinamik ve çoklu erişime açılabilen bir dijital dokümandır. monday Docs, aşağıda belirtildiği üzere, birçok fonksiyona sahiptir.
•Pano Entegrasyonları: Bu özellik, monday’de bulunan herhangi bi panoyu, monday Docs’a gömebilmenize olanak sağlar. monday Docs’da kurulan pano entegrasyonu sayesinde, doküman içerisinde yapılan değişiklikler, panoya da aynı şekilde yansımaktadır.
•Eş Zamanlı Çalışma ve Kullanıcı Etiketleme: monday Docs ile birçok kullanıcı eş zamanlı çalışmalar yürütebilmektedir. Bununda yanında, yapılan her değişiklik otomatik olarak kaydedilir. Bu sayede etkinlik günlüğünde yapılan değişikliklerin takibi kolaylaşır. Ayrıca monday Docs içerisinde kullanıcılar, istedikleri kullanıcılar veya ekipleri etiketleyerek çalışmalara dahil edebilir.
•Gömülü Öğeler: monday Docs’a gösterge panelleri, grafikler, görseller, videolar ve farklı bağlantı linkleri eklenebilmektedir. Bu sayede çok daha zengin içerikler üzerinde çalışmak mümkün hale gelir.
•monday Docs Şablon Kaydetme: Bu özellik sayesinde önceden hazırlanmış monday Docs dosyaları şablon olarak kaydedilebilmektedir. Kayıtlı monday Docs şablonları, istenilen monday panolarına açılan monday Docs kolonunda şablon olarak tanımlanır. Böylece panoda bulunan her öğeye özgü, şablondan otomatik olarak oluşan monday Docs dosyaları elde edilir.
•Dinamik Kolon Değerleri: monday Docs, önceden belirlenmiş panolarda bulunan bilgi alanlarını dinamik olarak kendi içinde gösterebilme fonksiyonuna sahiptir. Kullanım senaryosuna bağlı olarak, bu özellik ile doküman hazırlama süresinde kısalma ve veri akışının otomatik olarak sağlanması gibi kazanımlar elde edilebilir.
Otomasyon Merkezi
Otomasyonlar, monday.com’da bir görevi veya işlemi otomatik olarak sürece dahil etmenin kodsuz bir yoludur. Otomasyonlar, panolara özgü tanımlanmakla birlikte, her panonun kendisine ait, otomasyonların tutulduğu otomasyon merkezi bulunmaktadır. Otomasyon merkezi, otomasyon kullanımıyla ilgili aşağıda yer alan bilgileri içermektedir.
•Hesap Geneli Otomasyon Kullanımı: Otomasyon merkezinde bulunan bu menüde, hesap genelindeki otomasyon kullanımına ilişkin bilgiler yer almaktadır. Pakete bağlı eylem sayısı, kullanılan ve öngörülen eylem sayıları aylık kırılımda raporlanıyorken, kaç farklı kullanıcı tarafından otomasyon reçetesi oluşturulduğu, her bir otomasyonun kullanım yüzdeleri ve pano kırılımları da yer almaktadır.
•Genel ve Özel Çalışma Geçmişi: Otomasyon merkezinde, hem pano genelinde hem de öğe özelinde otomasyonları çalışma geçmişi takip edilebilmektedir. Çalışma geçmişi ile otomasyon reçetelerinin tetik aldığı senaryoların kontrolü sağlanırken, otomasyonların başarılı çalışıp çalışmadıkları da çalışma durumu üstünden kontrol edilebilmektedir. Ayrıca bu yapıda, bir otomasyonun hangi kullanıcı tarafından, ne zaman tetiklendiği ve o otomasyon reçetesinin ne kadar eylem tükettiği gibi bilgiler de yer almaktadır.
•Otomasyon Çoklama ve Sahiplik Devri: Otomasyon merkezinde önceden oluşturulmuş otomasyon reçeteleri çoklanabilmektedir. Bu fonksiyon ile birbirine benzer otomasyon reçetelerinin, daha kısa sürede oluşturulabilmesi söz konusudur. Ek olarak, her otomasyon reçetesinin bir sahibi vardır ve otomasyon sahipliği sistem tarafından otomasyonu oluşturan kullanıcıya atanır. Süreç içerisindeki değişikliklere paralel olarak, otomasyon sahipliği bir kullanıcıdan başka bir kullanıcıya devredilebilir.
Şablon Pano Yönetimi
Bu özellik, şablon olarak kaydedilen ve yeniden oluşturulma ihtiyacı bulunan panolar için kullanılmaktadır. Merkezi olarak oluşturulan ana şablon pano ile ona bağlı alt şablon panoları tanımlamaya ve bunların otomatik olarak oluşturulmasına yardımcı olur. Tüm bu ana ve alt şablon deseni, yeni açılan bir çalışma alanında oluşturulur ve şablon olarak kaydedilir. Bu yapı sayesinde, şablon panoda yapılan herhangi bir bilgi alanı değişikliği (ekleme, çıkarma, güncelleme), hem şablondan oluşturulmuş mevcut panolara hem de yeni oluşturulacak panolara aynı şekilde yansımaktadır.
