Rezervasyon yönetiminden müşteri ilişkilerine, iş yükü takibinden paydaş yönetimine kadar, monday.com’un sunduğu araçlar ve otomasyonlar, iş süreçlerini daha verimli hale getirerek işletmelere önemli avantajlar sağlayarak süreci şeffaflaştırır. Bu yazımızda gayrimenkul rezervasyon sürecinin nasıl yönetilebileceğine dair detaylı bilgi ve örnekler bulabilirsiniz.
Müşteri Yönetimi
monday.com panoları ile size ulaşarak rezervasyon talebinde bulunmuş müşterilerin bilgilerini saklayabilirsiniz. Her bir öğe bir rezervasyon bilgisini tutarken sütunlarda rezervasyon talep eden müşterilerin iletişim bilgileri, rezerve ettiği dairenin bilgileri, ekstra istekleri gibi veriler saklanabilir. Bu veriler gerektiğinde geçmişte rezervasyon yapmış bir müşteriyle iletişime geçilerek gelecekte rezervasyonunu tekrarlaması sağlamak ya da rezervasyon talebini sonradan iptal etmiş bir müşteriye yeni teklifler iletilmesini sağlamak gibi amaçlarla kullanılabilir.
- Pano yapıları: Tutulan kayıtlar müşteriler üzerinde nitelikli/niteliksiz gibi kriterlere ya da rezervasyon aşamalarına göre gruplanabilir.
Görsel 1: Leads Panosu
- Workforms: Bunun yanında monday.com Workforms özelliği kullanılarak müşterilerin sisteme kaydedilmesi kolaylaştırılabilir. Bir müşteri doldurduğu bir form aracılığıyla kendisiyle iletişime geçilmesini talep edebilir ya da rezervasyon talebinde bulunabilir.
Görsel 2: Aday Müşteri Formu
- Otomasyonlar: monday.com pano bağlantıları ve otomasyonlar ile panolar arası iletişim kurabilir. Statü değişimi gibi durumlar tetik olarak seçilerek rezervasyon kayıtları, müşteri bilgileri gibi item bazında tutulan önemli veriler farklı gruplara ve panolara taşınabilir. Bu sayede bilgi kayıpları, tekrar eden kayıtlar, yanlış aktarılan bilgiler gibi istenmeyen durumların önüne geçilebilir.
Görsel 3: Create&Connect Otomasyon Reçetesi
Rezervasyon Yönetimi
Rezervasyon yönetimindeki en önemli noktalardan biri bir dairenin aynı anda birden fazla müşteri için rezerve edilmesini önlemektir. monday.com sunduğu veri görselleştirme araçlarıyla takibi ve iş akışını kolaylaştırarak karışıklıkların ve tekrar eden rezervasyonların önüne geçebilir.
- Bildirim Otomasyonları: Takvim aracını destekleyen bildirim otomasyonları ile müşterinin ve çalışanlarımızın rezervasyon durumundan anlık olarak haberdar olmaları sağlanabilir. Ekip içi iletişim daha dinamik hale gelebilir.
Görsel 4: Bildirim Otomasyonu
- Takvim aracı: Bir müşteri satın almak üzere bir daireyi rezerve ettiğinde rezervasyon süresi sınırlıdır. Üç gün için rezervasyon yapılan bir senaryoda daire üç gün boyunca yalnızca bir müşteri için rezerve edilebilir ve süre dolmadan önce başka bir müşterinin aynı daireyi rezerve etmesi engellenmelidir. Bunun yanında bir haftanın sonunda müşteri satın alma işlemine devam etmek istemezse daire yeniden rezervasyona açılmalıdır. Takvim aracı odaların rezerve edildiği zamanları görselleştirerek takibi kolaylaştırabilir.
Görsel 5: Takvim Aracı (Calendar Widget)
- Zaman çizelgesi aracı: Zaman çizelgesi aracı, takvim aracıyla benzer şekilde rezerve edilen dairelerin rezerve oldukları zaman aralıklarını görselleştirmek için kullanılan bir araçtır.
Görsel 6: Zaman Çizelgesi Aracı (Timeline Widget)
- Kanban görünümü: rezervasyon işleminin satın alınan bir gayrimenkul için yapıldığı bir senaryoda kanban görünümü rezervasyon aşamalarını görselleştirerek karışıklıkların önüne geçilmesinde yardımcı olabilir. Rezerve edilen bir dairenin kartı farklı bir anala taşınarak farklı bir renk alacağı için ekip içerisinde herkes tarafından görülen bir pano oluşturulabilir.
Görsel 7: Kanban Görünümü
İş Yönetimi
monday.com rezervasyon ve rezervasyon sonrası işlemleri planlanmasında da kullanılabilir. Otomasyonlar kullanılarak görevlerin otomatik olarak oluşturulması, sorumluların atanması ve son tarihlerin belirlenmesi görev planlaması işlevlerine verilebilecek basit örneklerdir. Bunun yanında daha önce bahsettiğimiz bildirim otomasyonları yardımıyla görevler için hatırlatıcılar oluşturularak takibi sağlanabilir.
- Öğe ve alt öğe oluşturma otomasyonları: Bir dairenin durumu değiştiğinde o durumda yapılacak işlemler farklılık gösterebilir. Örneğin bir daire rezerve edildiğinde satış temsilcisine müşteriyle iletişime geçerek ‘Ön ödeme temin etme’ görevi açılırken, ön ödeme alındığında hukuk birimine ‘Sözleşme hazırlanma’ görevleri açılması gerekebilir. monday.com her durum için o aşamada açılması gereken görevi tanımlayabilir, her görev özelinde teslim tarihleri belirleyerek bildirim otomasyonları oluşturabilir.
Görsel 8: Alt Öğe (Görev) Oluşturma otomasyonu
- İş planının oluşturulması: Otomasyonlarla görevlerin belirli bir sırayı takip ederek başlaması yada tamamlanan bir görevin ardından sonraki görevin açılması sağlanarak ekip içerisinde iletişim kolaylaştırılabilir.
Görsel 9: Sıralı Alt Öğe (Görev) Oluşturma otomasyonu
Paydaş yönetimi
monday.com farklı hesap türlerini içermektedir. Kullanıcılar içeriye üye, görüntüleyici yada konuk olarak davet edilebilir. Konuk hesaplar şirket çalışanı değildir ve lisans tüketmezler. Paylaşılabilir panolara davet edilen konuk hesaplar müşterilerimiz yada dış hizmet aldığımız diğer çalışanlar olabilir. Panoya davet edilen müşteriler dairelerinin durumunu dinamik olarak takip edebilir, konuk olarak davet edilen bir çalışan görevlere atanabilir ve durum değişiklikleri yapmak, öğelere güncellemeler yazmak gibi pano üyelerinin yapabildiği işlemleri yapabilir.
- Dış paydaşların konuk olarak panoya davet edilmesi: Şirket politikasının satılan her dairenin temizlenerek müşteriye teslim edilmesi olduğunu düşünelim. Temizlik ekibi dışarıdan hizmet aldığımız bir ekip olduğu için sisteme üye olarak tanımlanamıyor ancak personellere temizlenmesi gereken daireler atanmalı ve personel temizliği tamamladığında durumu tamamlandı olarak değiştirilmelidir. monday.com paylaşılabilir panolar özelliği kullanılarak ilgili kişileri ilgili panolara devlet edebilir ve o kişilere bildirimler gönderebilir.
Görsel 10: Email bildirim otomasyonu
- İş yükü takibi: Bir temizlik personelinin aynı anda bir daireyi temizleyebildiğini, farklı daire tipleri için farklı temizlik süreleri ön görüldüğünü ve daireler için bir haftalık teslim süresi olduğunu düşünelim. İş yükü aracı kullanılarak personele atanan dairelerin planlanan temizlik süreleri ve haftalık çalışma kapasitesini dikkate alarak personel iş yükünü hesaplar. Hangi personele yetiştirebileceğinden fazla iş atandığını, hangilerine kapasitesinin altında atama yapıldığını görselleştirerek planlamada yardımcı olabilir.
Görsel 11: İş Yükü Aracı
