Efor Yönetimi
- Efor yönetimi kişilerin günlük işlerde ya da proje görevleri bazında harcadıkları zamanın takibidir. Günün sonunda, bu eforların toplamları proje ve kişi bazında bir verimlilik çıktısı verebilir. Aynı zamanda, bu veriler sayesinde “forecasting” yani tahminleme yapabilir ve projelerinizi yönetilebilir.
Günlük Efor Yönetimi ve Verimlilik
monday.com kullanarak her kullanıcının günlük olarak yaptıkları işlerin kayıtlarının girilmesi için bir portal oluşturabilirsiniz. Bu sayede günlük, haftalık ve aylık raporlar alabilmenin yanı sıra, kişi bazında bir verimlilik hesabı yapılabilir.
monday içerisinde oluşturacağımız bu pano yapısı; kişi, gün ve numara kolonlarına dayanacaktır. monday’in otomasyonları sayesinde görevi açan kişi ve görevin açıldığı gün otomatik olarak atanacaktır. Sonrasında görevi açan kişinin bu göreve ne kadar süre harcadığını belirteceği numara alanı kullanılacaktır. Burada girilen eforların kategorisini belirtmek adına bir durum kolonu kullanmak da mümkün.
monday.com, kategorizasyon yapılırken etiketlerinizi arka planda “billable” ya da “non-billable” olarak bir alt kategoriye kırabilir ve alternatif bir verimlilik hesabı sağlayabilir.
Bu yapı sayesinde hem hangi kullanıcının hangi gün ne kadar efor harcadığını tutabilir, hem de harcanan eforların ne kadar verimli olduğunun takibi yapılabilir. Bir örnek ile açıklamak gerekirse; Mete Uçan kullanıcısı, 31 Aralık günü toplamda 8 saatlik efor girdisi yapmış ve bu eforların 4 saati “billable”, 4 saati ise “non-billable”. monday’in çıkartacağı rapor ekranları size bu kullanıcının günlük çalışma saatlerini doldurduğunu ve verimliliğinin %50 olduğunu gösterecektir.
Projelerde Efor yönetimi ve Kapasite Planlaması
Günlük efor yönetiminin yanı sıra, proje bazlı efor yönetimi yapmak da önemlidir. Projelerin her adımına planlanan ve gerçekleşen efor girdileri yapmak sonrasında tüm projeleriniz için oluşturduğunuz zaman çizelgesi ve yapılan efor girdileri doğrultusunda bir kapasite planlaması yapmak monday’de mümkün.
Proje yönetimi yazımıza buradan üstünden ulaşabilirsiniz.
Efor Girdileri: monday’de efor girdileri yapmak için ihtiyacımız olan kolon “numaralar” kolonudur. Bu kolon; monday’e nümerik bir veri girmemizi sağlar. Proje yöneticileri İki farklı numara kolonu kullanarak bir kolona; bir görev için planlanan saati yazabilir. Gerçekleşen efor kısmı ise; görevin sorumluları tarafından girilecektir. Bu sayede her görev için planlanan zaman ve gerçekleşen zaman karşılaştırması yapabileceğiz. Aynı zamanda proje özelinde kullanacağımız bir çubuk grafiği sayesinde bu bilgileri hem proje özelinde hem de sorumlu kişi özelinde görselleştirmemiz mümkün olacaktır.
Çubuk Grafiği: Bu grafik türü, monday’in sağladığı görselleştirme araçlarından sadece bir tanesi. Temel amacı ise monday panolarına girdiğiniz bilgilerin görsel bir raporunu sağlamak. X ve Y eksenlerinden oluşan bu grafiği, monday’e eklediğimiz veriler üzerinden bir seçim yaparak şekillendirmek mümkün. Bizim senaryomuz için ise; X eksenine görevden sorumlu kişiyi ve Y eksenine de efor türlerini seçerek görselleştirebiliriz (Y eksenine birden fazla numerik data eklememiz mümkün).
Kapasite Planlaması: Projelere yapmış olduğumuz eforlar doğrultusunda bir haftalık kapasite planı da oluşturmak mümkün. Bu yapmamızı sağlayan araç ise İş yükü aracı. Bu aracı kullanarak; haftalık bazda bir kapasite belirleyebilir ve girilen zaman çizelgeleri doğrultusunda eforların hangi haftada harcandığını ve kapasite aşımı olmuş mu görebilirken, aynı zamanda gelecekti görevleriniz için kullanıcıların müsaitlik durumlarını takip edebilirsiniz.
