MIT tarafından yapılan bir ankete göre, küresel pandeminin bir sonucu olarak ABD işgücünün üçte biri uzaktan çalışmaya yöneldi. Büyüyen uzaktan çalışma eğilimi, işverenleri üretkenlikteki azalma ve bunun işletmeleri üzerindeki potansiyel etkisi konusunda endişelendirerek çalışan takip yazılımı talebini artırdı. Uygulama ve URL süresini kaydeden, ekran görüntüsü alan ve verimlilik sıralamasını hesaplayan izleme çözümleri yeni bir trend haline geldi.
Amerikalılar, kişisel veri güvenliği konusunda artan bir endişe gösteriyorlar ve veri toplamada faydadan daha fazla risk görüyorlar, ki bu dijital izleme araçlarına yönelik olumsuz bir bakışa sebep oluyor. Peki, şirketler teknolojiyle şanslarını mı zorluyorlar yoksa bu, pandemi sona erdikten sonra uzaktan çalışmayı norm haline getirecek olumlu bir eğilim mi? Bu izleme araçları bir güvensizlik kültürü oluşturma yolunda mı ilerliyor yoksa üretkenliği izlemeye yeni bir yaklaşım mı sunuyor? Hadi bu soruları cevaplamaya çalışalım.
Tüm bunların kaynağı ne?
Koronavirüs salgını, binlerce şirketin çalışma şeklini daha önce görülmemiş bir şekilde değiştirdi. İşletmeler, evden tam zamanlı çalışmaya geçmek zorunda kaldılar ve bu da şirketlerin çalışanlarını uzaktan nasıl takip edebilecekleri de dahil olmak üzere birçok sorunun ortaya çıkmasına neden oldu. Google Trends’e göre, Amerika’daki “çalışan takibi” anahtar kelimesinin aranma oranı 2020’de 2019’a göre %18 arttı.
Çalışan izleme yazılımı satan şirketler, yalnızca Yeni Zelanda müşterilerinde üç kat olan bir satış büyümesi olduğunu bildirdi. Market Research Future sitesine göre, işyeri izleme endüstrisinin 2023 yılına kadar, 2019’da üretilenden iki kat fazla olarak, 3.84 milyar dolarlık bir pazar haline geleceği tahmin ediliyor.
“Artık şirketler neler olup bittiğini bilmiyorlar ve bu yeni normalde yollarını bulabilmek için politikalar, prosedürler ve araçlar arıyorlar ve işte burada çalışan takip yazılımı yardımcı olabilir.” – RNZ
Ancak, çalışan izleme çözümlerini uygulayan birçok şirket, hangi çalışan verilerinin toplandığını, nasıl kullanıldığını ve işlendiğini açıklayan ilgili gizlilik politikalarını henüz geliştirmemiştir. Çalışanların %44’ü, kendileri hakkında toplanan verilerle ilgili herhangi bir bilgi almadıklarını bildirdi, bu da bu araçları, gizliliği ihlal eden gözetim araçlarından başka bir şey yapmıyor. Ama gerçekten öyle mi? İşlevselliklerine daha yakından bakalım ve öğrenelim.
Çalışan Takip Yazılımı mı Gözetim Aracı mı?
Bu yazılım genellikle nispeten zararsız görünmektedir: “otomatik zaman takip yazılımı”, “işyeri analitik yazılımı”, “etkinlik takip yazılımı”. Genellikle bir bilgisayara veya akıllı telefona kurulur, cihaz verilerine erişebilir ve işlemlerini izleyebilir. Bakalım bu tür yazılımların en popüler özellikleri neler?
26 popüler çalışan izleme aracı içeren araştırmaya göreve kullanım sayısına göre sıralanmış aşağıdaki özelliklerin listesini oluşturduk.
Bu özellikleri daha ayrıntılı inceleyelim.
Yazılım Takip
26 etkinlik takip aracından 25’inde bulunan yazılım takibi, genellikle ekran görüntüsü yakalama, uygulama etkinliği takibi, fare tıklamaları ve tuş vuruşlarını günlüğe kaydetmeyi içerir. Bu araçların çoğu, bireysel verimlilik puanlarını hesaplamak için bu verileri kullanır. NY Times’ın teknoloji muhabiri Adam Satariano, bu araçlardan birini editörüyle test etti ve 3 haftalık deneyimini makalesinde paylaştı.
Ekran ve İnternet Takip
Ekran ve internet takip, çalışan etkinlik takip yazılımının %88’inin sunduğu ikinci popüler özelliklerdir. Genellikle URL ve belge başlığı takibini, rastgele veya belirli aralıklarla alınan otomatik ekran görüntülerini içerirler. Muhtemelen Time Doctor‘da gözlemlediğimiz en kötü ekran görüntüsü yönetimi vakası: Çalışanlar ekran görüntülerini sildiğinde yazılım, kişisel bir e-postanın ekran görüntüsünü silmiş olsalar bile ilgili zamanı zaman çizelgelerinden kaldırıyor, bu da 2018’de Upwork gözetim uygulamaları hakkında gerçekleşen olayı hatırlatıyor.
Tuş Vuruşu Günlüğü
Keylogging, uygulamalarda, web tarayıcılarında, sohbetlerde ve e-postalarda yazılan herhangi bir tuş vuruşunun yakalandığı bir uygulamadır. Kendi başına olarak, keylogging kötü niyetli olarak kabul ediliyor çünkü hacker’lara şifreler gibi kişisel hesaplara ve gizli bilgilere erişim sağlayabilecek diğer hassas bilgileri kaydediyor. Etkinlik takip araçlarında, tuş vuruşu günlüğü, verimlilik puanlarının hesaplanmasından çalışanların anlık mesajlarının kaydedilmesine kadar birçok alanda kullanılır ve bu da onları bunları gizliliği ihlal eden araçlara dönüştürebilir.,
Work Examiner, özel şifreleri yakalama yeteneğini vurgulayan Keylogging özelliğine sahiptir.
Zaman Takibi
Çoğu çalışan takip aracı, otomatik zaman izleme özelliği sunar; bu, yazılımın çalışanların başlangıç ve bitiş zamanlarını, çalışma zamanlarını, boşta kalma sürelerini, uygulamalarda geçirdikleri zamanı, e-postaları, sosyal medyayı kaydettiği ve bu verileri yöneticiyle paylaştığı anlamına gelir. Örneğin, DeskTime çalışanların üretkenliğini, kullandıkları uygulama türlerine ve ziyaret ettikleri URL’lere göre hesaplamak için zaman takip verilerini kullanıyor. Diğer bir deyişle, etkinlik takip sistemlerine göre, çalışanlar ancak “üretken” uygulamalarda vakit geçirip, fareyi tıklatıp klavyeyi dinlenmeden kullandığında “üretken” olabiliyorlar, aksi takdirde düşük performans gösteriyorlar.
E-posta ve IM Takip
Araştırmamıza göre, araçların %65’i e-posta ve anlık mesajlaşma takibini destekliyor, yani özel konuşmalarda yer alan tuş vuruşu kaydı veya OCR uygulamaları da kaydediliyor. Örneğin, Work Examiner yazılımı, Facebook, Skype, MSN ve diğer mesajlaşma programlarında çalışanların konuşmalarını kaydeden anlık mesajlaşma yakalama özelliklerine sahip. Bundan daha fazlası, Teramind, yöneticilerin özel görüşmelerdeki anahtar kelimeler için uyarılar ayarlamasını da destekliyor.
Teramind, sohbetlerde ve anlık mesajlaşma platformlarında çalışanların konuşmalarını yakalayan anlık mesajlaşma özelliğine sahiptir.
Görünür ve Görünmez Çalışan Takibi
En popüler çalışan takip çözümleri, faaliyet izlemeye şeffaf bir yaklaşım benimsiyor: Çalışanları eylemlerinin izlendiği konusunda bilgilendiriyor, bildirimler, performans raporları gönderiyor ve sınırlı yazılım ayarlarına erişim sağlıyor. Yine de, pek çok daha az popüler olan etkinlik takip çözümleri, görünmez yüklemeler ve gizli izleme özellikleri sunarak, her çalışan tıklamasını onların bilgisi ve izni olmadan yakalıyor. Örneğin, iMonitorSoft gizli bir moda sahip: yazılım herhangi bir açılır pencere, bildirim, kısayol kullanmıyor veya çalışanların bilgisayarında görülebilir herhangi bir iz bırakmıyor.
Şirketler Çalışanlarını İzlemeli mi?
Ev ofislerine küresel bir geçişle birlikte işverenler, ekiplerinin evden verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak için etkinlik takip araçlarına yöneldi. Bir twitter anketinin sonuçları, seçmenlerin çoğunun çalışan takip yazılımına karşı olumsuz bir tavır sergilediğini, 10 kişiden sadece 2’sinin daha önce bu tür bir yazılım kullanmadığını ortaya koydu.
Ayrıca diğer sosyal medya platformlarındaki izleyicilerimizden, çalışan izleme yazılımlarıyla ilgili deneyimleri hakkında daha fazla ayrıntı paylaşmalarını istedik. Aşağıda, bu tür yazılımlar hakkında işveren ve çalışan bakış açıları sunuyoruz.
İşveren Perspektifi
İşveren görüşlerini toplamak için İK uzmanlarına başvurduk. Resume.io‘dan İnsan Kaynakları Direktörü Rolf Bax, ekibine bir etkinlik takip çözümü sunma deneyimini paylaştı.
“Pandemi başladıktan kısa bir süre sonra, eskiden karma şekilde uzaktan çalışan yerel ekibimizi tamamen uzaktan çalışan bir ekip haline getirdik ve daha önce hiç uzaktan çalışmamış olan çalışanların geçiş sırasında görevde kalmalarını sağlamak için bir etkinlik takip yazılımı kullanmanın mantıklı olduğunu düşündük.
Yazılım, insanların üretkenliğinin ürettiklerine değil, tıklama sayısına, farklı programlara ve çalışma saatlerinde açtıkları sayfalara göre izlendiği zararlı bir ortam yarattı. Çalışanların puanlarını karşılaştıran, departmanlardaki yöneticiler de dahil olmak üzere herkesin erişebildiği günlük raporlar gönderiyordu ve sonunda toplantılarımızdan birinde bir başkaldırıyla karşı karşıya kaldım.
Herkes oybirliğiyle bu sistemden hoşlanmadıklarını ortaya koydu ve bana bu sistemin eskiden rahat ve güven veren bir ve onları performanslarını iyileştirmeye teşvik eden çalışma ortamını, adil olmayan ve amaca ters bir rekabete dönüştürdüğünü söyledi.
Tabii ki de yazılımdan kurtulduk ve bu uygulamaların genellikle yarardan çok zarar verdiği konusunda hem fikirdik.” – Resume.io’dan İnsan Kaynakları Direktörü Rolf Bax
Birçok çalışan takip aracı, “ticari fikri mülkiyet haklarını koruma”, “yetkisiz izinleri izleme”, “şüpheli veya kötü niyetli çalışan faaliyetlerini takip etme” ve gelişmiş performans ve üretkenlik sağlama becerilerinin reklamını yapsa da, Rolf’un durumu bu pazarlama vaatlerinin tek istisnası değil. Çalışan konumundaki insanların düşüncelerini de inceleyelim.
Çalışan Perspektifi
The Start Up, takipçilerinin etkinlik takip araçlarıyla deneyimlerini paylaştıkları bir anket düzenledi. Bu ankete katılanlardan Aaron Simmons nasıl takip yazılımını kullanmakta zorlandığını anlattı.
“Yan iş olarak yabancı çocuklara İngilizce dersi verdiğimde, bir etkinlik takip yazılımını ilk ve son kez kullandım.
İlk başta pek düşünmedim ve bir şirkette çalışırken vermeniz gereken tavizlerden sadece biri olduğunu düşündüm. Çok önemli olmayacağını ve muhtemelen farkına bile varmayacağımı düşündüm ama çok yanılmışım.
Patronumun hafta sonunda boşta kaldığım veya odak dışı göründüğüm zamanlar hakkında bana mesaj atması son derece rahatsız ediciydi. Sürekli tek yönlü bir aynadan beni izliyormuş gibi hissettim. Bununla uğraşmaya çalıştım, buna katlanmaya çalıştım ama patronum bilgisayarımın ekran görüntülerinde veya tıkladığım web sitelerinde gördüğü bir şey hakkında konuşmak için bana geldiği her seferinde rahatsızlık büyüdü ve büyüdü ve işten ayrılmak zorunda kaldım çünkü beni çok kısıtlanmış ve izlenmiş hissettiriyordu.
O zamandan beri takip yazılımı kullanmamı isteyenlere karşı temkinli davrandım. Böyle bir takip yazılımına uymamı isteyen herhangi bir potansiyel işverene karşı anında bir güvensizlik havası doğuyor.
Sonuç olarak: Takip yazılımının, iş gününüz boyunca verileri takip ederek işverenlerin hangi konuların gelişim gerektiğini görmelerine yardımcı olduğunu anlıyorum, ancak bana göre, başımda dikilen silahlı bir bekçi varmış hissi veriyor. Rahatsız edici bir davetsiz misafir. “
Aaron Simmons, Test Prep Genie‘nin Kurucusu ve Editörü
Son Nokta
Araştırmamız, işyeri faaliyetlerini takip fikrinin çoğu çalışan için korkutucu olduğunu ortaya çıkardı. Bir güvensizlik kültürü yaratıyor ve problem çözme performansını ve iş tatminini düşürüyor. Bunun da ötesinde, etkinlik takip yazılımı, kişisel veriler ve işverenler için yasal risk oluşturan çeşitli veri türlerini topluyor.
monday.com olarak veri güvenliği ve zaman yönetimi deneyimini ciddiye alıyoruz. Çalışanların üretkenliğini etik bir şekilde izlemeniz gerekiyorsa, monday.com ile herhangi bir kişisel veriyi toplamadan çalışanlarınızın performansını takip edebilirsiniz. Görevler oluşturun, ekip üyelerine atayın, zamanlayıcılar ve otomasyonlar ile çalışma saatlerini haftalık çizelgelere kaydedin. monday.com ile tüm verileri görselleştirerek veri ve çalışan takibini kolaylık bir şekilde tek tıkla yapabilirsiniz. Uygulamalar arasında gidip gelerek zaman harcamayı geride bırakın ve her şeyi tek platformdan yönetin. Hemen 14 günlük ücretsiz demomuza kaydolun veya daha fazla bilgi almak için web sitemizi ziyaret edin.
