“Proje yönetimi tam olarak nedir?”
Bu çeşitli cevaplar alabilirsiniz. Ancak kuruluşunuz uzun vadede başarılı bir şekilde çalışacaksa, sizin, ekibinizin ve çalışanlarınızın kendi proje yönetiminin ne olduğuna birlikte karar vermesi çok önemlidir.
Proje yönetimi nasıl tanımlanır?
Proje yönetimi, önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak için küçük veya büyük ekiplerin mümkün olduğunca az sürtünmeyle bir projenin başından başarıyla tamamlanmasına kadar liderlik etme sürecidir.
Daha basit bir ifadeyle, proje yönetimi işleri halletme sanatıdır.
İşleri ne kadar hızlı, daha verimli ve daha ucuz bir şekilde hallederseniz, siz ve ekibiniz genellikle proje yönetiminde o kadar iyi olursunuz.
Her işletmenin proje yönetimi hakkında bilmesi gerekenler
İster küçük bir start-up şirketi, ister bilenen bir teknoloji kuruluşu veya kar amacı gütmeyen bir şirket olun, hepimiz daha fazlasını yapmak ve hedeflerimizi ileriye taşımak istiyoruz.
Bunu başarmak için üç kritik elemente ihtiyacınız var: doğru ekip üyeleri, doğru yazılım ve doğru süreçler. Bu üç elementle birlikte, işletmenizde başarılı bir proje yönetim sistemi oluşturabilir.
Merak etmeyin, karmaşık bir şey değil. Doğru teknolojiyi doğru şekilde kullanmak için doğru tavırlara sahip doğru insanları bulursanız, başarıya sahip olursunuz. Bu nedenle bugün, büyük ve küçük tüm kuruluşların proje yönetimi hakkında bilmesi gereken birkaç kritik noktaları paylaşmak istiyoruz.
1. İyi proje yönetimi insanlarla başlar
Kuruluşunuzun proje yönetimi tanımını ve sürecini ilk kez anladığınızda, yazılımla başlamak cazip gelecektir. Veya birlikte bir proje üzerinde çalışırken şirketinizin izleyeceği süreci planlamak iyi bir fikir gibi görünebilir.
Ve proje yönetimi yazılımı ve süreçleri proje yönetimi tanımınızın ve planınızın önemli yönleri olsa da, asla ekip üyelerinizden önce gelmemelidir.
İşte bu yüzden iyi proje yönetimi insanlarla başlar.
Aslında, takım arkadaşlarınızı ve iş arkadaşlarınızı daha mutlu etmek için çalışmaktan başka bir şey yapmazsanız, Oxford Üniversitesi üretkenlikte % 3’lük bir artış göreceğinizi tahmin ediyor. Görünen o ki, insanlar mutlu olmak için daha fazla paradan (ya da çerezlerden) ziyade gerçekten dürüst ve yetkin liderler olan yöneticiler istiyorlar.
Bu nedenle, bir proje yönetimi tanımı, uygulaması veya süreci sihirli bir şekilde herkesi daha üretken hale getirecek bir süreç düşünmeye başlamadan önce, insan unsurunu düşünün. Ekip çalışmanızda ve kişilerarası iletişiminizde değişiklikler yapın ve büyük olasılıkla üretkenlikte bir artış göreceksiniz.
En iyi insanlarla bile sabra ve zamana ihtiyacınız vardır.
En iyi kişilerle bile ve şirketinizin proje yönetimi tanımına bakılmaksızın, her zaman doğru olan bir şey vardır: İyi bir proje yönetimi zaman alır.
İyi bir proje yöneticisi olmak veya bir ekibin projelerini yönetmesine yardımcı olmak, yalnızca bir uygulamaya kaydolduktan veya bir ekip toplantısı yaptıktan sonra gerçekleşmez.
Yakın zamanda yapılan bir araştırma, işletmelerin %65’inin mevcut proje yönetimi süreçlerinin olgunluğundan memnun olmadığını gösteriyor. Aynı şekilde hissediyorsanız, yalnız değilsiniz.
Gerçek şu ki, bir işletme olarak proje yönetiminde başarılı olmanın tek yolu odaklanmak, kendini adamak, anlayışlı ve sabırlı olmaktır çünkü ekibinizin tüm üyeleri proje yönetimi sürecinizde yetkin olmak için ellerinden gelenin en iyisini yapar.
2. Proje yönetimi yazılımla geliştirilmelidir
Kendinize ve ekibinize derinlemesine baktıktan sonra, kuruluşunuzun proje yönetimi tanımı ve süreci için yapabileceğiniz bir sonraki en iyi şey, süreç için doğru aracı bulmaktır. Piyasadaki yüzlerce proje yönetimi yazılımı seçeneğiyle, bu adım biraz bunaltıcı olabilir.
Elbette proje yönetiminizi bir üst seviyeye taşımak istiyorsanız, projelerinizi yönetmek için monday.com’u seçmenizi tavsiye ederiz. Biraz önyargılı olabiliriz, ancak bu tavsiyemizi destekleyecek verilerimiz de var.
Kısa bir süre önce 10.000’den fazla monday kullanıcısına anket yaptığımızda, katılımcılarını %84’ü monday.com’u kullanmanın onları işte daha mutlu [ve bu sayede daha üretken] yaptığını söyledi.
Bu muhtemelen monday.com’un inanılmaz derecede kolay kullanımlı olmasından kaynaklanıyor.
Doğru aracı kullanıp kullanmadığınızı şu şekilde anlayabilirsiniz: Ekibiniz projelerine kıyasla araca daha fazla zaman harcıyorsa, bu bir problemdir. Eğer ekibiniz bir saatlk bir çalışmayı tamamlamak için proje yönetimi uygulamasında çalışmalarını izlemek için yarım saat harcamak zorunda kalıyorlarsa, ortada herhangi bir fayda yoktur. Tam tersi uygulama sizi negatif şekilde etkiliyordur.
Bu, birçok temel proje yönetimi ilkesinden yalnızca biridir: Yazılımı yönetin; yazılımın sizi yönetmesine izin vermeyin.
3. İyi proje yönetimi sağlam bir sürece dayanır
Doğru kişilere, doğru tutumlara ve doğru yazılıma sahipseniz, ekibinizin proje yönetimi süreçlerini ele alma zamanı gelmiştir.
Kuruluşunuzun proje yönetimi tanımının ve başarısının kritik bir göstergesi, sistemin stres altında kalıp kalmayacağıdır. Son teslim tarihleri yaklaşırken ve görevler birikirken, siz ve ekip üyeleriniz işleri verimli ve etkili bir şekilde yapmaya devam edebilecek misiniz? Ya da baskı altında ilerleyerek proje yönetimi sürecinizdeki kritik adımları atlayacak mısınız?
Bu nedenle, telaşlanmadan önce ekibinizle bir proje yönetimi sürecini ana hatlarıyla belirlemelisiniz.
Her ekip üyesinin hangi görevlere atandıkları, son tarihlerinin ne olduğu ve bunlar için neyin gerekli olduğunu nasıl bilecekleri konularına daha fazla netlik kazandırın. Herkesin görevlerini nasıl görüntüleyeceği, çalışmalarını nasıl güncelleyeceğini, başkaları tarafından tamamlanan görevleri nasıl gözden geçireceğini, görevleri nasıl onaylayacağını ve daha fazlasını öğrenmesi için proje yönetimi yazılımınız hakkında eğitim verin.
İster daha geleneksel bir proje yönetimi yaklaşımı ister bir Agile yöntemi izliyor olun, ekibinizin hangi toplantıların kritik olduğunu ve çalışmaları hakkında ne zaman/nasıl rapor vermelerinin beklendiğini bildiğinden emin olun.
Proje yönetiminde esneklik kritiktir
Çalışanlarınızla, yazılımınızla ve sürecinizle birlikte yapacağınız tüm sıkı çalışmaya ve hazırlığa rağmen, yüksek ihtimalle karşınıza öngörülemeyen sorunlar, değişiklikler ve zorluklar çıkacaktır.
Evet, başarılı proje yönetimi bir planla başlar, ancak planınız uygulamaya konduğunda gerekli değişiklikleri anında yapmaktan korkmayın. Unutmayın, proje yönetimi tanımı ve süreci dokunulmaz değildir – bunlar bir amaca yönelik araçtır. Çalışmıyorlarsa, onlardan kurtulun.
Küçük adımlarla başlayın ve gelişime odaklanın
Şirketinizde sağlam bir proje yönetimi tanımına veya planına sahip değilseniz, başlamak için şu andan daha iyi bir zaman olamaz.
Küçük adımlarla başlayın ve yukarı doğru ilerleyin.
Doğru kişilere, doğru yazılıma ve doğru süreçlere odaklandıkça, başarıya ulaşacaksınız ve yakında siz ve ekibiniz yapılacaklar listenizi daha önce hiç olmadığı gibi ezip geçeceksiniz.
