Kanban Nedir?
Kanban sistemi başlangıçta yalın üretim için ortaya atılmış oldukça basit bir planlama yöntemiydi. Üretimde kullanılan lotlara kanban kartları yapıştırılır ve lot numarasının hangi aşamada olduğu şeffaf şekilde tüm ekip tarafından görünür hale getirilirdi. Bu sayede iletişim sorunlarının çözülmesi ve karışıklıkların önüne geçmesi hedefleniyor, ayrıca üretimi planlamak ciddi anlamda kolaylaşıyordu.
Proje yönetim sistemlerinde kullanılan kanban yönetimi üretimden farklı olsa da ana mantık ve işleyişin aynı olduğunu söyleyebiliriz. Proje yönetiminde kanban ekipleri, görevlerini kartlara yazıp büyük bir beyaz tahtaya ya da dijital bir ortama taşır ve aşama değişikliğinde kartları alanlarla temsil edilen aşamalar arasında ilerletir. Bu sayede tıpkı üretimde olduğu gibi ekip üyeleri arasındaki iletişim kolaylaşır ve karışıklıklar oluşmadan önlenir.
monday.com’da Kanban Kullanımı
Fiziksel panolarda görevler yapışkanlı not kağıtlarına yazılır ve bir görev tamamladığında, iptal olduğunda ya da üzerinde çalışılmaya başlandığında o görevi temsil, eden kart aşamayı temsil eden alana yapıştırılırdı.
Kanban yönetimi çevik ekipler tarafından tercih ediliyor olsa da her monday ürününde bulunan her panoya kanban görünümü eklenebilir. Durumlardan alanlar oluşur ve görevler durumlarına uygun olarak panoya otomatik olarak eklenir. Bir panoya kanban görünümü eklemek için artı işaretine tıklamanız ve kanban görünümünü seçmeniz yeterlidir.
Kanban Pano Görünümü
Panoya kanban görünümü ekledikten sonra geriye görünümü ihtiyaçlarımız doğrultusunda düzenlemek kalıyor.
monday.com kanban panolarında alanları tanımlamak için durum kolonlarını kullanır. Alanların tanımları için genelde görevlerin tamamlanma durumu seçilse de ihtiyaç halinde farklı seçimler de yapılabilir. Mesela etkinliklerin ve tarihlerinin yer aldığı bir pano söz konusu ise alanlar geçmiş etkinlikler, bu haftaya planlananlar ve gelecek etkinlikler olarak ayrılabilir. Seçim yapmak için üst köşede bulunan ayarlar alanı kullanılır. Alanların sıralaması sürükleyip bırakarak kolayca düzenlenebilir.
Kanban alanları seçilen durum kolonunun renkleriyle renklenir. “Batarya göster (Show Battery)” seçerek alan renkleriyle oluşturulmuş ve ilgili panodaki tüm görevleri içeren mini bir batarya göstergesi eklenebilir. “Ayır (Divide by)” seçerek görevleri pano gruplarına göre ayrılabilir.
Bölünen gruplar proje aşamaları, sprintler yada görevlerin öncelikleri gibi aşamadan bağımsız göstergeler olabilir. Görev sayısı arttığında bu görünüm görevlerin gruplara ayrılması görünümü sadeleştirerek kullanımı kolaylaştırır. Ayrıca mini batarya göstergesi her grup için ayrı ayrı oluşturulacaktır.
Kanban kart görünümü
Panoda bulunan öğelerin kanban görünümündeki karşılığı kartlardır. Kolonlarda tutulan bilgiler kanban kartları üzerine yazılır. Kartlarda tıpkı kolonlar gibi istenilen şekilde özelleştirilebilir. Daha sade bir görünüm için bazı kolonları gizlemek işlerin takip edilebilirliğini arttırabilir. Her kolonun kart üzerinde görünmeyebileceği gibi kartın görünümü de düzenlenebilir.
Aşamanın üst köşesinde bulunana atı işaretiyle doğrudan kanban panosuna yeni öğeler eklenebilir, hatta pano görünümüne gitmeden yeni alt öğeler ve güncellemeler oluşturulabilir. Kalem sembolü kullanılarak kart içerisinde bulunan bilgiler düzenlenebilir. Mesela bir görev için planlanan gün arttırılabilir ya da azaltılabilir. Kart doğrudan sürüklenerek yada “Move to (Taşı)” seçeneği kullanılarak alanlar arasında hareket ettirilebilir. Kopyalanabilir, silinebilir ya da arşivlenebilir.
Bazı görevler aynı anda yürütülebilir. Ancak bu görevler aynı ekip tarafından yapılıyorsa aynı anda başlayan görevler ekip içinde kafa karışıklığına, hataların artmasına ve verimliliğin düşmesine neden olabilir. Bu durumlar için aşamalara limitler koymak iyi bir çözüm olabilir.
Kısacası monday.com kanban görünümü kullanılarak çevik ekiplerin çalışmalarını kolaylaştırmak mümkündür. Pano ve kartlar tamamen özelleştirilebilir, daha sade ya da daha ayrıntılı bir görünüm üzerinde çalışılabilir ve limitlenerek ekiplerin verimlilikleri arttırılabilir.
