Küçük görevler tamamlanır ve bunun sonucunda daha büyük bir iş tamamlanmış olur. İş akışları, bir işin yapılması için gereken küçük görevlerin sıralandığı bir akıştır. Tıpkı otomasyon reçetelerinde olduğu gibi kural seti otomatik olarak gerçekleştirilecektir. Ve aynı zamanda entegrasyonları da kapsadığı için otomasyonlar ve entegrasyonların birleştirildiği bir yöntem olduğu söylenebilir.
Otomasyonların ve entegrasyonların birleşimi olsa da farklı olarak monday Workflow çalışma alanı içerisinde bulunan tüm parçaları bir araya getirerek birden fazla panonun birlikte çalışmasına olanak sağlar. Bu aynı zamanda farklı ekiplerin, projelerin ve hatta iş akışlarının bir arada çalışabileceği anlamına gelir.
Örnek vermek gerekirse bir işe alım senaryosunu düşünebiliriz. Yeni bir personel işe alındığında eğitimler, çeşitli hesapların açılması, bilgisayar ve diğer fiziksel varlıkların verilmesi gibi çeşitli görevlerin tamamlanması gerekir. Yeni bilgisayar IT departmanı tarafından verilirken hesapların açılması IK departmanı tarafından yapılabilir.
Workflow işe alımın tamamlanmasıyla tetik alarak farklı departmanların panolarında görevler açabilir, otomatik e postalar gönderebilir ve hatta kişiyi hesaba davet edebilir. Tüm bunları yapmak için tek bir workflow yeterlidir.
Workflow nasıl oluşturulur?
Yeni bir workflow oluşturmak için “Workflow center” kullanılır. Burası aynı zamanda oluşturulan workflow’ların bulunduğu yerdir. Aktif ya da pasif olmaları, en son ne zaman çalıştıkları, başarı oranı gibi bilgiler de bu alanda sunulur.
Bir workflow oluşturmak için bloklar kullanılır. Bloklar uç uca eklenerek workflow’u oluşturur. Eklenen birinci blok workflow’u çalıştıracak olan bloktur. Tetik de denilebilir.
Ardından eklenecek blok bir iş ya da koşul olabilir. Örneğin bir öğenin durumu tamamlandı olarak güncellendiğinde durumu değiştiren kişiye bildirim göndermek istiyor ya da bir başka durumu tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol etmek istiyor olabiliriz.
Bir koşul (If / Else) ya da durum koşulu (Multi-branching conditions) olduğunda workflow akışı birden fazla kanala bölünecektir. Mesele bir durum tamamlandıysa (if) bildirim gönderilirken başka bir durumda ise (else) durumu güncelle diyebilir, her durum için ayrı bir işlem belirleyebiliriz.
Gecikme (delay) ya da etkinliği bekle (Wait for event) seçildiğinde workflow’un sıradaki adımına geçmek için belirli bir zamanın ya da olayın beklenmesi sağlanabilir.
Kullanım Senaryoları
Workflow kullanılarak pek çok senaryo oluşturulabilir. Daha önce bahsedilen işe alım senaryosu gibi hatta çok daha kompleks akışlar oluşturulabilir.
Çok sayıda ve farklı türlerde projeler yürüten bir PYO ya da farklı müşteriler için üretim yapan bir ar-ge merkezini ala alalım. Farklı proje yöneticileri tarafından farklı süreçler yürütülüyor olabilir. Yeni bir proje söz konusu olduğunda yalnızca ilgili ekibin bilgilendirilmesi ekip içinde kafa karışıklıklarının önüne geçmek ve süreçleri hızlandırmak için oldukça önemlidir.
Workflow, yeni projenin kategorilendirilmesi, ilgili ekip portfolyosunda yerini alması ve ön tanımlı ise görevlerin oluşturması, ekibin bildirimlerle yeni projeden haberdar edilmesi gibi işlemleri saniyeler içinde ve otomatik olarak gerçekleştirir.
Kalabalık ekiplerle çalışmak görev takibi için oldukça zorlayıcı olabilir. Workflow sorumlusu atanmamış görevlere otomatik sorumlular atamak için kullanılabilir.
Birden fazla kişinin sorumluluğunda olan görevler için bildirimleri alacak kişi çok önemli olabilir. Bir görevin tamamlanması ya da tamamlanmaması durumunda tüm sorumlular yerine yalnızca durumu değiştiren kişiye bildirim gönderilebilir. Böyle bir ayrıştırma bildirim trafiği azaltacağı için ve takip önemli ölçüde kolaylaştırabilir.
Çok sayıda ticket alan ve bir o kadar çok sayıda ticketı çözüme kavuşturan bir çağrı merkezi olduğunuzu düşünelim. Çözümün ardından gönderilecek değerlendirme anketleri performans ölçümü için oldukça önemlidir. Workflow gönderilen anketi ilgili ticketa adresleyebilir. Ve doğru raporların alınabilmesini sağlar.
Kısaca workflow tek başına otomasyonlara ve entegrasyonlara göre daha kompleks senaryoların yapılmasını sağlar ve farklı panoların iletişim kurmalarıyla ekipler arası iş akışını otomatikleştirir.
