Portfolyo yönetimi; birden fazla projeyi ortak bir alanda takip etmemizi ve raporlamamıza olanak sağlayan bir yapıdır.
monday.com üzerinde de bu yapıyı kurmanın yolları mevcuttur. Gelen talep ve talebin onay süreci ile başlayan bu yapı monday.com üstünde kaydedilen proje şablonları otomatik bir şekilde çoğaltılarak kurgulanabilir. Her proje için takip edilecek aşamaları ve adımları tek bir ekran üstünde toplayarak, yeni proje kartları açılabilir ve talep ekranına doğrudan bağlanarak takibi sağlanabilir.
monday.com Work Forms proje taleplerini almak için kullanılabilir. monday.com panosuna ait kolonlarınızı doğrudan forma ekleyebilir ve form ekranına ait adresi paylaşabilirsiniz. Böylece taleplerin kimden geldiğini ve ilgili bilgileri monday.com üstünden takip edebilir ve onaya sunabilirisiniz.
Oluşturulmuş form üzerine zorunlu alanlar ekleyebilirsiniz ve böylece gelen talebi eksiksiz bir şekilde takip edebilirsiniz.
Doldurulan form direkt olarak monday.com ekranınıza cevapları ile beraber düşecektir. Aşağıdaki görselden doldurulmuş olan bir formun çıktısını görebilirsiniz.
monday.com bir talep geldiğinde direkt olarak ilgili kişilere bir bildirim gönderebilir ve onaylandığı takdirde sıradaki onaylayıcıya “Onayınız Beklenmektedir.” maili gönderebilir.
Email entegrasyonları ilgili bildirimi göndermek için kullanılabilecektir. monday.com sisteminiz ile merkezi bir email’i entegre edebilir ve göndermek istediğiniz maille ait içeriği Outlook ya da Gmail üstünden gönderilecek şekilde kurgulayabilirsiniz.
Şablon panolar kullanılarak onay sürecinin bir sonucu olarak, proje kartları otomasyonlar ile açılabilir.
monday workdocs sayesinde, oluşturulan her proje kartı için ayrı bir kapsam planı oluşturulabilir ve dokümante edilebilir. Tıpkı proje kartlarında yapıldığı gibi ilgili dokümantasyon bir şablon olarak kaydedilerek her proje için ayrı bir kapsam oluşturmamıza olanak sağlayacaktır.
Bu özelliği kullanarak doküman üzerinde başlıklar açabilir ve kullancıları etiketleyerek bildirim almalarını sağlayabilirsiniz.
Dashboard yapıları sayesinde tüm projelerinizi tek bir alanda raporlayabilirsiniz. Rapor ekranlarınızda farklı araçlar kullanarak raporlarınızı çeşitlendirilebilirsiniz.
“Numaralar” aracı kullanarak nümerik verilerinizi raporlayabilirsiniz. Toplam bütçe, toplam görev sayısı, ortalama harcanan zaman gibi çıktıları bu aracı kullanarak rapor ekranlarınızda görüntüleyebilirsiniz.
Pil aracını kullanarak tüm projeler içerisinde oluşturmuş olduğunuz tüm görevlere ait tamamlanma yüzdesini takip edebilirsiniz.
Risk Yönetimi konusu da proje yönetiminde olmasını beklediğimiz bir yapıdır. monday.com sınırları içerisinde yukarıda bahsedilmiş olan, hem tekil hem de portfolyo yönetimi içerisinde kurgulanabilmektedir.
Tüm riskleri toplayabileceğimiz yeni bir pano oluşturmak ve ardından ilgili satıra açılan riski bu panoya adreslemek mümkündür. Bu pano içerisine “Olasılık” ve “Etki” alanları açılarak, formül alanları sayesinde bir risk puanı da hesaplanabilir. Risklerin çözümlenmesi durumunda ise bir statü kolonu ile risklerin bertaraf edildiği gösterilebilmektedir.
Yukarıda görselde gösterilen buton ile ilgili görev için bir risk kaydı açılır ve yönetilebilir. Bu yapının takibi içinse “Tüm Riskler” panosuna gidilmesine gerek yoktur.
Öğe kartı bu yapıyı kolayca takip etmemizi sağlayacaktır. Öğe kartları her satır için bulunur ve ilgili satıra ait bilgileri görüntülememize olanak sağlar. Bu görünümün içerisinde ayrıca “güncelleme” alanı da bulunmaktadır.
Görseldeki alana tıklandığı zaman aşağıdaki gibi ekranın sağ tarafında aşağıdaki görsel çıkacaktır. Bu alan öğe kartıdır. Görselde de görüldüğü gibi açılmış “Odağı Tanımla” görevi için açılmış olan riskler bu ekran üstünde listelenmiş ve takip edilebilir haldedir.
Öğe kartı görünümüne eklenebilecek farklı görünümler de mevcuttur. Bu görünümlere aşağıdaki gibi ulaşılabilir.
Yukarıda gösterilen alanlardan Öğe Kartı seçilmesi durumunda, açılan görünüm içerisine yeni widget ekleme seçeneğimiz de olacaktır. Bu sayede aynı ekran içerisine birden fazla görünüm eklemek de mümkün olacaktır.
Girdisi yapılan riskler ayrı bir panoda tutulduğu için “Bağlı Panolar” widget’ı seçilerek ilgili satıra ait risklerin takibi sağlanabilmektedir. Bu özellik sayesinde riskler de proje kartları içerisinden takip edilebilecektir.
