monday.com toplantı yönetimi araçlarını, kişisel ajanda düzenlemeleri ya da ekip içi iletişim için kullanılır. Toplantıları önceliklendirmek, ekipler arasındaki koordinasyonu sağlamak, hatırlatıcılar kurmak ve hatta fiziki toplantı odalarını rezerve etmek gibi işlemlerde yardımcı olur.
- İş Takvimi (Work Calendar)
İş Takvimi (Work Calendar) şablonu ile görevlerinizi bir takvim üzerinde görüntüleyebilir ve önceliklerine yada teslim tarihlerine göre sınıflandırabilirsiniz.
Görsel 1-1: İş Takvimi (Work Calendar) şablonu Görsel 1-2: İş Takvimi (Work Calendar)panoları
Hazır şablonlar arasında yer alan “İş Takvimi (Work Calendar)” günlük işlerin ve toplantıların eklendiği “Takvim (Calendar)” panosu, haftalık yada aylık olarak işleri planlandığı “İş Takvimi (Work Calendar)” panosu ve görevlerin tek takvimde birleşerek öncelik durumlarına göre raporlamaların alınabildiği Takım Görevlerine Rapor Ekranı (Team Task Overview)” rapor ekranını içermektedir.
Görsel 2: Takvim (Calendar) Panosu
Bu panoda da bir takvim ve gantt grafiği görünümü yer alır.
Görsel 3: İş Takvimi (Work Calendar) Panosu
Görsel 4:Takım Görevleri Rapor Ekranı (Team Task Overview)
“Takım Görevleri Rapor Ekranı” tüm takımın takvimini tek bir noktada toplayan genel özet ekranı olarak çalışır. İçerisinde görev öncelik dağılımını görebileceğiniz bir pasta grafiği (pie chart), görevlerin durum dağılımlarını içeren pil göstergesi (battery widget) ve takvim aracı (calendar widget) bulunur.
- Entegrasyonlarla Toplantı Planlaması
monday.com Gmail, Outlook, Zoom, Teams gibi ürünlerle entegre olarak çalışabilir.
Görsel 5: Entegrasyon listesi
Bu ürünlerden bildirim alabilir ve bildirim gönderebilir. Entegrasyon sağlandığında farklı ürünlerdeki takvimleri tek pano üzerinde toplayabilir.
Görsel 6: Gmail otomasyon reçeteleri
Entegrasyon otomasyon merkezinde bulunan hazır reçeteler kullanılarak kolayca sağlanabilir. Hazır reçeteler ve işlevlerini örneklerle açıklayabiliriz.
Görsel 7-1: Gmail otomasyonları Görsel 7-2: Gmail otomasyonları
Görsel 7-1’de bulunan otomasyonuyla panoda oluşturduğumuz bir toplantı eş zamanlı olarak Google Calendar üzerinde de oluşur.
Görsel 7-2’de bulunan otomasyonuyla da Google Calendar üzerinde oluşturduğumuz bir toplantı eş zamanlı olarak panoda da oluşacaktır.
- Fiziksel Toplantı Odalarının Rezervasyonu
Bir ofis içinde müşterilerle yapılacak yüz yüze toplantılarda toplantı odalarının önceden rezerve edilmesi önemlidir. Belirli sayıda toplantı odasına sahip bir ofis için toplantı odalarının ne zaman müsait, ne zaman dolu olacağını görüntülemek rezervasyon işlemini çok daha pratik ve hatasız bir hale getirebilir.
Takvim Görünümü (Calendar View), planlanmış toplantıların tek bir sayfada ve takvim düzeninde görünmesini sağlar. Yeni planlanacak toplantılar için hangi odaların boş, hangilerinin dolu olduğunu takip etmemizi sağlar.
Görsel 8: Planlanan toplantıların pano üzerindeki görünümü
Görsel 9: Planlanan toplantıların Takvim Görünümü (Calendar View) üzerindeki görünümü
Birinci görselde oluşturulan toplantı planının pano yapısı üzerindeki görünümü yer alırken ikinci görselde Takvim Görünümü (Calendar View) üzerindeki görünümü yer alır. Bu pano üzerinde yer alan ‘Toplantı Gantt” görünümünde toplantı odalarının yanında kişisel toplantılarınızı takip edebileceğiniz bir gantt grafiği yer alır. “Çizelge” görünümü toplantı odalarının ve kişilerin yoğunluklarını raporlamak için kullanabileceğiniz bir ekrandır ve “Bitmemiş Toplantılar” görünümünde de tarihe göre sıralanabilen gelecek toplantılar yer alır.
Görsel 10: Takvim Görünümü (Calendar View) üzerinde bir toplantı oluşturulması
Doğrudan monday.com takvim aracı üzerinde toplantı oluşturulabilir, toplantı odası seçimi yapılabilir ve kişi atamalarıyla toplantıya girecek kişilere bildirim gönderebilir. Bunun yanında toplantının bağlantılı olduğu müşteri yada konu seçilebilir ve toplantının konusu, gerekli dökümanlar gibi notlar alınarak ilgili kişilere iletilebilir. Bu özellik sayesinde takvim aracı aynı oda için aynı saatte plan yapılmasının önüne geçip iletişimi de kolaylaştırır.
Özetle monday.com üzerinde toplantı takvimi oluşturmak için üç yol kullanılabilir. Ekip genelinde takip ve iletişim sağlanarak planlamalar yapılabilir ve karışıklıkların önüne geçilebilir.
