Görev yönetiminin tüm iş akışlarını kapsayan bir yapısı olması sebebiyle, farklı iş akışlarını farklı çalışma alanlarında takip edebiliyoruz, çalışma alanlarının içerisine oluşturulan pano yapıları sayesinde iş akışlarını departman bazlı oluşturabiliyoruz. Görevlere öncelikler belirleyip kişi atamaları yapabiliyor, görevlerin alt kalemleri var ise alt öğelerde alt görevlerin takiplerini yapabiliyor, zaman aralıkları belirleyebiliyor, görevlerin durumlarını güncelleyebiliyor ve tüm bunları departman bazlı ve genel bir dashboard yapısında raporlayabiliyor, KPI’larımızı belirleyebiliyoruz. Görev yönetimini proje yönetiminden ayıran en önemli özellik ise daha rutin eylemler üzerine kurulu olmasıdır. Tüm bunların yanı sıra görev yönetimi yaparken revizyon yönetimi, departmanlar arası görev akışı ve kaynak planlaması yapılarının da kurgulanması söz konusudur.
Talep Yönetimi
monday.com WorkForms ile, monday.com panolarınız ve iş akışlarınızla otomatik olarak senkronize olurken verileri toplamak, izlemek ve analiz etmek için özel formlar oluşturabilir ve kullanabilir. (Anketler, görev talepleri, finans talepleri, proje talepleri, bt talepleri vb. ) Departmanlar arası görev akışını gelen talepler doğrultusunda ilgili departmanlara görev olarak atanabilir, Formlar paylaşılabilir bir bağlantı ile web sayfasına yerleştirerek veya çeşitli sosyal kanallar aracılığıyla paylaşarak başkalarıyla paylaşabilir.
Departmanlar Arası Görev Akışı
Ekiplerin etkili bir şekilde işbirliği yapabilmesi ve koordinasyon sağlayabilmesi kritik öneme sahiptir. Örneğin, tüm departmanların birbirleriyle koordine olduğu bir iş akışını düşünelim. monday.com’un en sevilen özelliklerinden biri olan otomasyon kurguları ile departmanlar arası görev atamalarını kolayca gerçekleştirebiliriz. Bu otomasyonlar sayesinde, bir departman görevini tamamladığında, ilgili görev otomatik olarak diğer departman panosuna taşınabilir.
Görev atamalarını departmanlar arasında akıcı bir şekilde yönetmek için, task tiplerine özgü kural setleri oluşturabiliriz. Bu kurallar, ilgili departmanın görevi tamamlamasına bağlı olarak otomatik taşıma işlemlerini gerçekleştirir ve departmanlar arası işbirliğini güçlendirirken görev yönetimini de daha verimli hale getirir.
•Kanban; Kanban, görevleri önceliklendirerek ve mevcut kapasiteye göre talepleri dengeleyerek işi yönetmeyi amaçlayan kullanışlı bir proje yönetimi tekniğidir. Sorunlu noktalarımızı bir bakışta görmemize ve kaynaklarımızı en iyi şekilde kullandığınızdan emin olmamıza yardımcı olur. En eski ve en popüler tekniklerden biri olan Kanban, basit yapısı ve esnekliği sayesinde çok çeşitli endüstrilerde kullanılabiliyor!
•Otomasyonlar; monday.com’a bir görevi veya işlemi otomatik olarak tamamlamasını söylemenin kodsuz bir yoludur. Otomasyonlar ile; Durum Güncellemeleri, E-Posta Bildirimleri, Bağımlılıklar, Teslim Tarihi Uyarıları, Görev Atama Zaman Takibi, İlerleme Güncellemeleri, Otomatik İş Akışları ve vb pek çok durum bir kural seti olarak belirlenebilir.
•Görünümler; İlerlemeyi takip etmek için zaman çizelgesi, takvim, grafikler ve diğer görünümleri kullanılabilir.
•Dashboard’lar; monday.com, özel gösterge panoları oluşturmak ve ilerlemeyi, zaman çizelgelerini ve bütçeleri bir bakışta takip etmek için araçlar sağlar. Raporları üst düzey bir genel bakıştan en ince ayrıntısına kadar çalıştırır.
Revizyon Yönetimi
Görevlerin departmanlar içerisinde oluşturulması ile birlikte ilerleyen süreçte görevleri tamamlaması ile birlikte ilgili diğer departmanda görev olarak oluşturulması ve o departmanın görevi tamamlaması halinde departmanların birbirinden revize isteme durumlarında ise yine monday.com’un otomasyonlarını kullanarak revize istenen departmana/departmanlara görevlerin otomasyonlar ile tekrar görev olarak panolarına düşmesi sağlatılabilir ve bunu da normal akış grubunda değil revize beklenen işler grubu içerisinde değerlendirebilmekteyiz.
•Belge; Dosyaları kolayca düzenleyerek ve paylaşarak, varlıkları daha hızlı tamamlayın ve sorunsuz, verimli iş akışları oluşturabilir.
Versiyon Yönetimi; Bir dosya için birden fazla sürüm eklenerek tek bir yerden yönetilebilir ve organize edilebilir.
•monday WorkDoc; Projelerin ve görevlerin ilerlemesini sağlamak için paylaşılan bir workdoc’ta haftalık işlerin bir kontrol listesini hazırlanabilir.
•İş Birliği; Farklı bir uygulamaya gerek kalmadan tüm iletişimler merkezileştirilebilir.
Kaynak Yönetimi
Departmanlara görev ataması yaparken akışta bulunan departman bazında kırılan task tiplerine ve planlanan eforlar saatlerine göre efor saatlerini oluşturabiliriz. Ana departmandan departmanlara adreslenen görevlerde eforların otomatik olarak atanmasının haricinde ana departmanın ilgili departmandan/departmanlardan revize istemesi durumunda ana departmanın departmanlara belirlediği efora göre görevler tekrar adreslenebilmektedir. Departman panolarında aktif olan tüm görevlerin eforlarını ise Workload widget kullanarak üzerinden takip ederek sorumlu kişilerin iş yüklerinin ve müsaitlik durumlarının takibini sağlatılabilmekteyiz.
•İş Yükü; Belirli kaynak ve zaman aralıklarına göre efor ve kapasite ölçümlenebilir. Bunu görselleştirmek ve raporlamak için Workload(İş Yükü) Widget’ı kullanılabilir.
•Zaman Aralıkları; İş yükünüzü yönetmenin en görsel yolu. Projelerin veya görevlerin nasıl hizalandığını, kimin meşgul olduğunu ve kimin olmadığını takip edilebilir.Bunu görselleştirmek ve raporlamak için Gantt Chart kullanılabilir.
