Çalışanlarınız genellikle farklı uygulamalarda aynı verileri görüntüler. Pazarlama ekibiniz potansiyel müşterileri bir pazarlama otomasyon platformunda görebilirken, satış temsilcileriniz onları bir CRM’de, İK ekibiniz çalışan bilgilerini bir insan kaynakları yönetimi sisteminde ve BT ekibiniz bunlar bir BT yönetim sisteminde görüntüleyebilir. Bu liste gittikçe uzayabilir.
Tüm uygulamalarda gerekli verilerin olması kesinlikle önemlidir, ancak her uygulamaya verileri yeniden girme süreci potansiyel bir soruna yol açabilir: veri tutarsızlıkları.
Aynı bilgiler farklı uygulama ve sistemlerde aynı değilse, işlevler arasında yanlış hizalama ve uyuşmazlık sorunları ortaya çıkar. Bireysel ekipler yanlış bilgilerden dolayı doğru kararlar veremez hale gelirler. Ve iş açısından kritik olan raporlar yanlış bilgilerle doludur. Bu sonuçlar göz önüne alındığında, düşük veri kalitesinin kuruluşlara her yıl milyonlarca dolara mal olması şaşırtıcı değildir.
Veri senkronizasyonu, hatasız bir kaynak sistemle çalıştığınızı varsayarsak, uygulamalarınızdaki verilerin tutarlı ve doğru olmasını sağlamakla birlikte, bu sorunu düzgün bir şekilde ele alır.
Veri senkronizasyonu nedir?
İki veya daha fazla sistem arasında verileri sürekli olarak güncelleme sürecidir. Bu, gerçek zamanlı veya toplu olarak yapılabilir.
Senkronizasyon süreciniz iki farklı şekilde çalışabilir:
- Tek yönlü veri senkronizasyonu: Bu senkronizasyon türünde kaynak sistemde yapılan değişiklikler, alt sistemlere de yansır. Fakat alt sistemlerdeki değişiklikler, kaynak sisteme yansımaz.
- İki yönlü veri senkronizasyonu: Bu senkronizasyon türünde kaynak sistemde veya alt sistemlerde yapılan değişiklikler iki yönlü olarak her sisteme yansır.
Yaygın Veri Senkronizasyonu Çeşitleri
1. Çalışan verilerini senkronize etme
İşletmenize yeni bir çalışan aldığınızda, ilk adım genellikle çalışanın adı ve soyadı, e-posta adresi, iş unvanı ve işe alma yöneticisi gibi bilgileri bir insan kaynakları yönetimi sistemine eklemektir.
Çalışan bilgilerine girmeniz gereken bir CRM sistemi kullandığınızı varsayalım. Veri kaynağında (yani insan kaynakları yönetimi sisteminde) bir değişiklik yapıldığında, ilgili bilgilerin CRM’de de güncellendiği tek yönlü bir senkronizasyon oluşturabilirsiniz. Veya, iki yönlü bir senkronizasyon ile hem ana kaynakta hem de CRM üzerinde değişiklik yapıldığında her iki tarafın da güncellenmesini sağlayabilirsiniz.
2. Olay verilerini senkronize etme
İki şirket birbiriyle yakından ilişkili bir ürüne sahip olduğunda, sorunları büyük olasılıkla kendi olay yönetimi platformları üzerinden takip etmek isteyeceklerdi. Bu şekilde, her kuruluştaki ekipler herhangi bir sorunu takip edebilir ve gerekli olduğunda herhangi bir sorunu çözmek için çalışabilir.
Her şirketin BT yönetim aracının diğeriyle uyumlu olmasını sağlayan bir senkronizasyon oluşturabilirsiniz. Daha spesifik olarak, bir şirketin kendi aracında bir olay oluşturduğunda diğer şirketin aracının da bir olay oluşturan iki yönlü bir eşitleme oluşturabilirsiniz. Bu, iki ekibin sorunu daha hızlı çözmek için koordine olup sorun üzerinde birlikte çalışmalarına olanak tanır.
3. Müşteri verilerini senkronize etme
Yeni bir müşteri ve bilgileri CRM sisteminize eklendiğinizde, bu verilerin muhtemelen çeşitli uygulamalara da aktarılması gerekecektir. Bunlara müşteri başarısı uygulamaları, raporlama ve analiz araçları, pazarlama platformları, finans sistemleri vb. dahildir.
Genellikle şirkete ve duruma bağlı olsa da, müşteri verileri genellikle iki yönlü bir senkronizasyon için daha uygundur. Peki neden? Çünkü bir CRM dışında kullanılan uygulamalar, görünürlük gerektiren sorunlar ortaya çıkarabilir.
Örneğin, finans departmanında bir çalışan, bir müşteriye fatura kesmekte sorun yaşayabilir. İki yönlü bir senkronizasyon kullanarak, ERP (Kurumsal kaynak planlaması) sistemlerinde sorunu vurgulayan bir servis talebi oluşturabilirler ve servis talebinin CRM sistemine yansıtılmasını sağlayabilirler. Bu sayede, satış temsilcisi faturalandırma sorununun farkına varabilir ve hızlı bir şekilde harekete geçebilir.
Verileri senkronize etmenin faydaları
Veri siloları ortadan kalkar
Her şey tek bir yerde merkezileştirildiğinde, çalışanlar ihtiyaç duydukları verilere çalıştıkları uygulamalardan erişebilir ve bu verilere erişim talep etme gibi sıkıcı süreçten kaçınabilir. Daha da önemlisi, eksik veya yanlış bilgiden kaynaklanan hata sayısı sıfıra düşer.
Veriler otomatik olarak girilir
Verileri manuel olarak girme süreci, çalışanlar için sıkıcı ve uzun bir süreç olması dışında yanlış veya eksik bilgi girişi gibi sebeplerden veri kalitesini etkileyen hatalara da yol açabilir. Buna karşılık, çalışanlar, onları diğer önemli işlerini bir yana bırakıp tekrar tekrar yeni veri girişiyle ilgilenmek zorunda kalırlar.
Veri senkronizasyonu, çalışanların uygulamalar arasında yeniden veri girmek zorunluluğunu ortadan kaldırır ve bunu yaparken yukarıda vurgulanan olumsuz sonuçlardan kaçınmalarını sağlar.
Veriler gerçek zamanlı olarak senkronize edilebilir
Verileri toplu halde senkronize etmek belirli durumlar için yeterli olsa da, gerçek zamanlı senkronizasyon, iş süreçlerinin başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlar. Satış ve finans ekiplerinin anlaşmaları yönetiminde daha etkin bir şekilde işbirliği yapmasını sağlar ve sorunları daha hızlı çözmek için ürün ve müşteri desteğini güçlendirir.
Uygulamalarınız genelinde bu işlemlerin bir kombinasyonundan yararlanarak, veri senkronizasyonlarınız çalışanlarınız ve işletmeniz için daha da fazla değer sağlayabilir.
Gerçek zamanlı verileri kolaylıkla senkronize etmek için Workato’yu kullanın
Entegrasyona dayalı otomasyonda lider olan Workato, ekibinizin BT departmanınızdan
sürekli destek almanıza gerek kalmadan veri eşitlemelerini uygulamasına olanak tanıyan düşük kodlu bir platform sunar. Bu sayede şirket çapında herkes otomasyonlar ve senkronizasyonlar kurabilir, verileriniz her zaman güncel kalır ve BT ekibiniz diğer kritik alanlara odaklanabilir.
Workato platformu, web kancaları veya polling metodu kullanan tetikleyiciler aracılığıyla da senkronizasyon gerçekleştirebilir. Web kancaları, tetikleyici olay gerçekleştiğinde senkronizasyonları neredeyse gerçek zamanlı olarak gerçekleştirmenize olanak tanırken, polling (yoklama) bunu önceden tanımlanmış zaman aralıklarında (örneğin her 5 dakikada bir) gerçekleştirmenize olanak tanır.
Workato ile uygulamalar arasında verilerinizi senkronize edeceğinizi bilemiyor musunuz? Bizimle iletişime geçin!
