COVID-19 salgını vurduğunda, çoğu şirket ve çalışan uzaktan çalışma hayatına hazır değildi. Ancak küresel sağlık acil durumunun ortasında, hepimiz bu yeni normale uyum sağlamak zorunda kaldık.
Şimdi, pandemide olan bir dünyada yaşamak için yaklaşık bir yıldır, çoğumuz yeni rutinlere alıştık. Yakın zamanda yapılan bir PwC araştırması, şirketlerin %83’ünün uzaktan çalışmaya başarıyla geçtiklerini düşündüklerini ortaya çıkardı. Ve Buffer araştırması, çalışanların %99’unun kariyerlerinin geri kalanında en azından ara sıra evden çalışmak istediğini rtaya koydu.
Birçoğumuz tekrar “normal” yaşama dönmek için can atıyor olsak da, uzaktan çalışmaya büyük olasılıkla uzun süre devam edeceğiz: Upwork, şirketlerin %68’inin uzaktan çalışmanın zamanla daha kolay hale geldiğini düşündüğünü ve %26,7’sinin ekiplerinin sonraki sene de tamamen evden çalışacağını düşündüğünü ortaya koydu.
Evden çalışmak, günümüzün ve öngörülebilir geleceğin işyeri modelidir. Uzaktan çalışmaya proaktif, stratejik bir yaklaşım benimsemek şirketinizin yararınadır. Ancak korkmayın: Uzaktan çalışmak, zorluklarla birlikte gelse de, kuruluşunuzun şimdiye kadar yaptığı en iyi değişim olabilir.
Uzaktan çalışma nedir?
Basitçe ifade etmek gerekirse, uzaktan çalışma, işinizi tamamlamak ve iş arkadaşlarınız ve müşterilerle geleneksel ofis ortamının dışında bir yerde bağlantı kurmaktır. Uzaktan çalışmak – ister evden çalışma, ister kampüs dışında çalışma ya da uzaktan çalışma – hepsi aynı fikre dayanır: Sizin ofisiniz olmayan bir yerden oturum açıyorsunuz.
“Dağıtılmış ekip” başka bir uzaktan çalışma terimidir. Bu, farklı şehirler ve/veya ülkelerden aynı hedef için aynı ekipte çalışan meslektaşlarınız olduğu anlamına gelir. Bazı üyelerin tamamen uzaktan ve bazılarının ofisten çalıştığı karışık bir ekibiniz bile olabilir. Ekip üyeleri ofiste belirli günlerde evden, kafelerden veya Wi-Fi olan herhangi bir yerden çalışabilir.
Uzaktan çalışmak neden işletmeleri güçlendirir?
Birçoğumuz pandemiden önce uzaktan çalışma konusunda endişelere sahipti. İşlerimizin asla mobil hale gelemeyeceğini, takım elbise yerine eşofman giymeye asla alışamayacağımızı veya oda arkadaşlarımızın asla iyi iş arkadaşı olmayacaklarını düşünüyorduk. Ancak bu başlangıç kaygısı, kısa sürede yerini uzaktan çalışmanın bazı önemli avantajlarını takdir etmeye bıraktı.
İşte uzaktan çalışmanın üç avantajı:
1. Daha fazla esneklik
Buffer’ın Uzaktan Çalışma Durumu raporu, uzaktan çalışmanın en büyük faydasının esnek bir programa sahip olmak olduğunu gösterdi. Özellikle teknoloji meraklısı Y kuşağı, iş ararken esneklik ve uzaktan çalışma seçenekleri büyük artılar olarak görüyor.
Uzaktan çalışma, çalışanlara günlük rutinleri üzerinde kontrol sağlar. Evden çalışmak, çamaşırlarınızı yıkamak, köpeğinizi gezdirmek veya çocuklarınızı okuldan almak için toplantılar arasında mola verebileceğiniz anlamına gelir. Uzaktan çalışma, çalışma alanınızı ihtiyaçlarınıza göre uyarlamanıza da olanak tanır – bu, ister rahat kıyafetlerle çalışmak, başka türlü ofisteki diğer çalışanların dikkatini dağıtabilecek müzik çalmak, ister kediniz kucağınızda otururken e-postaları yanıtlamak olsun.
İşletmeler ayrıca telekomünikasyonun doğal esnekliğinden de yararlanır. Açık planlama, çalışanlarınızı en çok odaklanabildikleri saatlerde çalışmaya teşvik eder. Araştırmalar, çalışanların en üretken olduğunu zamanın Pazartesi ve Salı günleri sabahın erken saatleri olduğunu gösteriyor.
Evden çalışma, yıldız bir çalışanın ömür boyu kumsalda yaşama hayalini gerçekleştirmesi veya birinin eşinin şehir dışında iş bulması gibi durumlardan etkilenmeyeceğiniz anlamına bile gelebilir. Uzaktan çalışma sayesinde çalışanlarınız taşınmaları gerekse bile şirketinizden ayrılmak zorunda kalmaz.
2. Üretkenlikte artış
İster inanın ister inanmayın, araştırmalar uzaktan çalışanların ofisten çalışan meslektaşlarına göre daha üretken olduğunu gösteriyor. Bir Airtasker araştırması, uzaktan çalışanların günlük işe gidip gelmediği için haftada 8,5 saat boş zaman kazandığını ortaya koydu. Çalışma ayrıca, uzaktan çalışanların ofisten çalışan meslektaşlarına göre ayda 1,4 gün daha fazla çalıştığını ortaya çıkardı – bu da, tasarruf edilen işe gidip gelme süresi sayesinde daha uzun süre çalışmak için kullandıkları anlamına geliyor.
Uzaktan çalışma aynı zamanda ofis muhabbeti yapma veya iş arkadaşlarınız masanızın uğradığında yaptığınız işe ara verme gereksinimlerini de en aza indirir. Örneğin kahve tercihleri hakkında konuşmak zararsız görünse de, harcanan süre artmaya başlayabilir: bir UC Irvine çalışması, dikkat dağınıklığından sonra yeniden odaklanmanın ortalama 23 dakika 15 saniye sürdüğünü ortaya koydu.
Ek olarak, Robert Half tarafından yapılan bir araştırmaya göre, ankete katılanların %63’ü en üretken zamanlarının kapalı özel bir ofiste veya evde oldukları zamanlar olduğunu söyledi. Neden mi? Aynı çalışma, en büyük dikkat dağıtıcı unsurların konuşkan iş arkadaşları ve ofis gürültüsü olduğunu gösterdi.
3. Para tasarrufu
Uzaktan çalışan bir iş gücüne sahip olmak, hem işletmeler hem de çalışanları için cüzdan dostu bir modeldir.
Bir çalışan olarak artık işe gidip gelirken benzin, paket servis öğle yemekleri, iş kıyafetleri ve hatta çocuk bakıcısı için ödeme yapmanız gerekmeyecek. Bir FlexJobs araştırması, ortalama bir çalışanın evden çalışarak harcamalarını yılda yaklaşık %80 azaltabileceğini ortaya koydu.
İşletmeler de uzaktan çalışma ile tasarruf edebilir. Dağıtılmış bir iş gücüne sahip olmak, ofis ek yükü, bakım ve ekipman ücreti olmaması (veya büyük ölçüde azaltılması) anlamına gelir. Bunun yanı sıra esnek programlar, çalışanları elde tutma oranını artırır ve önemli miktarda tasarruf elde etmenizi sağlar. Bir araştırmaya göre işletmeler, çalışanların zamanın sadece %50’sini evden çalışmalarına izin vererek yılda 11.000 dolara kadar tasarruf edebiliyor.
Uzaktan çalışmanın en büyük zorlukları
Uzaktan çalışma birçok fayda sağlar, ancak potansiyel dezavantajlar da vardır. Neyse ki, hem şirketlerin hem de çalışanların bu yeni çalışma çağında uzaktan çalışmanın bu eksilerini azaltmanın ve kendilerini başarıya hazırlamanın birkaç yolu var.
➥ İletişim eksikliği
Uzaktan çalışmanın açık bir dezavantajı, diğer insanlarla fiziksel bağlantı eksikliğidir. Buffer’ın Uzaktan Çalışma Durumu raporu, uzaktaki çalışanların %36’sının yalnız kalmakla veya iş arkadaşlarıyla işbirliği yapmada zorluk yaşadığını ortaya koydu.
Video görüşmeleri ayarlamak, birisinin masasında konuşmak için durmaktan daha fazla çaba gerektirir, bu da verimsiz toplantıları azaltır – ancak bu iki ucu keskin bir kılıçtır. Aynı zamanda mutfakta daha az sohbet etmek, iş arkadaşlarınızla daha az bağ kurmak ve projeler üzerinde daha zor işbirliği yapmak anlamına gelir.
Pandemi sırasında evden çalışırken yaşanan yalnızlık duyguları yeni bir düzeye ulaştı. COVID öncesi evden çalışanlar, evdeki iş günlerini çalışma saatleri dışında daha hareketli bir sosyal yaşamla dengeleyebiliyorlardı. Ancak kısıtlamalar hala yürürlükte olduğundan, uzaktan çalışanlar her zamankinden daha az günlük insan teması yaşıyor. Uzak bir ortamda işbirliğine dayalı bir ekiple çalışmak benzersiz zorluklar sunsa da, umudu kaybetmeye gerek yok!
Nasıl iletişim sağlayabilirsiniz?
Dağıtılmış ekibinizin sevgiyi hissetmesini sağlamak biraz yaratıcılık gerektirebilir, ancak işte başlamanıza yardımcı olacak birkaç uzaktan ekip oluşturma etkinliği:
✓ Uzaktan kahve sohbetleri: İş arkadaşlarınızın bağlantıda kalmak için oturum açıp işle ilgili olmayan konular hakkında konuşabileceği 10 dakikalık hızlı günlük molalar planlamak için Slack veya Zoom’u kullanın. Herkesin her gün buluşabileceği iyi bir zaman bulmak çok zorsa, insanları iki haftada bir sohbet etmek üzere rastgele gruplamak için Slack uzantılarını kullanabilirsiniz.
✓ Check-in’ler: Uzaktan çalışanlarla check-in yapma konusunda biraz daha bilinçli olmanız gerekir. Liderlerin, iyi olduklarından emin olmak için ekip üyelerine sürekli olarak ulaşmak için hatırlatıcılar programlamasını yönetim kültürünüzün bir parçası haline getirin.
➥ Daha az iş – yaşam dengesi
Evet, evden çalışmak çalışan verimliliğini artırır. Ancak bazen, bu çok fazla iyi bir şey olabilir: Bir Airtasker anketi, üç uzak çalışandan neredeyse birinin, ofisten çalışanların yaklaşık dörtte birine kıyasla iş-yaşam dengesi konusunda zorlandığını ortaya koydu. Aynı yerde hem çalışıp hem de dinlendiğinizde, beyninizin gün bittiğinde “çalışma modunu” kapatması zor olabilir.
İş-yaşam dengesi nasıl geliştirilir
Birçoğumuz salgın sırasında yatak-masa-mutfak-yatak arasında gidip geldik, ancak uzun vadeli evden çalışma, ara sıra değişiklik yapmaktan daha fazlasını gerektirir. Çalışanlar yorgunluğu azaltmak için düzenli alışkanlıklar edinmelidir.
✓ Güne, uzaktan çalışmadan önce rutininize olabildiğince benzer bir sabah rutini ile başlayın. Kalkın, kahvaltı edin ve giyinin. Hatta “işe gidip gelme” yi simüle etmek için kısa bir yürüyüş bile yapabilirsiniz. Bu, beyninizin ev modundan çalışma moduna geçmesine yardımcı olur.
✓ Evinizde özel bir çalışma alanı oluşturun; yani, kanepenizde veya yatağınızda değil. İş için (ve başka hiçbir şey için) belirli bir yere sahip olmak, belirlenmiş bir ofis ortamının kopyasını oluşturabilir.
✓ Her gün kendinize çalışma saatleri belirleyin ve öğle yemeği molası vermeyi unutmayın. İş arkadaşlarınız olmadığında ekranın önünde sekiz saat oturmak kolay olabilir, ancak kendiniz için kasıtlı molalar ayarlamak ve her gün aynı saatte iş bilgisayarınızı kapatmak, tükenmişliği önlemek açısından kritik öneme sahiptir.
✓ İş e-postalarını asla yataktan kontrol etmeyin. Bu, “iş modu” ve “rahatlama modu” arasındaki çizgiyi daha da bulanıklaştıracaktır ve aslında bir ton sağlık problemini tetikleyebilir.
➥ Ofis ortamının kaybı
Evden çalışmak, özellikle küçük alanlarda yaşayan veya ev arkadaşı olanlar için belirlenmiş bir çalışma ortamı oluşturmaya gelince zorluklar yaratabilir. Büyüyen çamaşır yığınları ve sıkışık odaların arasında odaklanmakta zorlanabilirsiniz.
Çoğumuz, pandemi sırasında çocuklarımız veya evcil hayvanlarımızın ara sıra Zoom çağrılarımıza katılmalarından keyif aldık. Ancak bu dikkat dağıtıcı unsurları günlük olarak dengelemek, uzun vadeli evden çalışanlar için zor olabilir. Tipik bir ofis ortamı yaratmak etmek için ideal olarak güvenilir bir internet bağlantısına ve Zoom aramaları için gizlilik sunan bir yere ihtiyacınız olacak.
Şirketler uzaktaki çalışanları nasıl destekleyebilir?
Şirketler, çalışanların bu çalışma alanını oluşturmasını şu yollarla kolaylaştırabilir:
✓ Uzaktan çalışma ekipmanı ödeneği önermek. Buffer’ın Uzaktan Çalışma Durumu raporu, şirketlerin %75’inin personellerinin ev interneti için ödeme yapmadığını ve %71’inin ortak kullanılan sistemlerin üyeliği için ödeme yapmadığını ortaya koydu. Bu desteği aylık maaş olarak sağlamak, ekibinizin evden verimli bir şekilde çalışması için ihtiyaç duydukları ekipmana sahip olmasını sağlar.
✓ Belirli “çalışma saatlerini” teşvik etmek. Ekip üyelerinizden evde alanı paylaştıkları kişilerle konuşmalarını ve sessiz bir çalışma ortamının garanti edileceği zamanları belirlemelerini isteyin ve bu saatlere uyum sağlamaya çalışın. Bu şekilde, dikkat dağıtıcı şeyler minimum olur.
✓ İyi bir kulaklığa yatırım yapmak. İş saatleri boyunca “ev seslerini” engellemeyi kolaylaştırmak için ekibinizdeki herkese bir çift gürültü engelleyen kulaklık almayı düşünün. Bu, herkesin odaklanmasına ve üretkenliğini artırmasına yardımcı olabilir.
Zendesk’in uzaktan çalışma başarısının sırları
Ekibinizi uzaktan çalışmada başarıya hazırlamaya yardımcı olmak için Zendesk Yetenek ve Organizasyon Geliştirme Başkan Yardımcısı Fidelma Butler ve Organizasyonel Gelişim Direktörü Irene Chang’ın verdiği en önemli ipuçlarına bir göz atın.
Sürekli gelişme kültürü edinerek başlayın
Gelecekte ne olacağıni thamin etmek zor olsa da her türlü değişime arşı hazırlıklı olmak önemlidir. Gelecekte karışınıza çıkabilecek potansiyel değişimler için sürekli değişen bir yapı edinmeniz gereklidir. Zendesk, kısmen önceden demeler yaptıkları için uzaktan çalışmaya geçiş için iyi bir donanıma sahipti.
“Herhangi bir zamanda herhangi birine geri bildirim verme, katılımı nasıl daha sık ölçtüğümüzü düşünme ve çeviklik etrafında test etme ve beceriler oluşturma [COVID-19’dan önce] kavramlarını zaten tanıtmıştık. Sanırım bu yüzden diğer bazı kuruluşlardan biraz daha hızlı bir başlangıç yapabildik.” – Fidelma Butler
Yeni normali benimseyin
Değişimi kucaklayan bir şirket olarak Zendesk, COVID-19’un işyeri kültürünü değiştirmesini hevesle kabul ediyor. Şirket, dağıtılmış ekiplerinin fiziksel olarak ayrı kalırken birlikte nasıl başarılı bir şekilde çalışabileceğini yeniden tasarladı ve çalışanlarını uzaktan çalışmaya geçerken desteklemek için büyük adımlar attı.
“Nereden çalışıyor olursanız olun, kapsayıcı bir deneyimi nasıl yapacağımız konusunda gerçekten düşünceliyiz. Pandemi başladığında, tüm çalışanlarımıza sağlık sübvansiyonları sağlamaya karar verdik. Ayrıca, ebeveynler ve bakıcılar için İnternet yardımı ve desteği de içerecek şekilde çalışanlarımıza sunduklarımızı yeniden düşündük.” – Irene Chang
Zendesk için uzaktan çalışmaya geçmek aynı zamanda harika bir dengeliyici görevi de gördü: Zendesk’in fiziksel çalışma alanları daha önce yüz yüze ve uzaktan işbirliğinin bir karışımı için optimize edilmemişti, ancak şimdi tüm çalışanlar Zoom aracılığıyla toplantılara katılıyor, deneyim aynı.
Uzaktan çalışan ekipleriniz için CRM kullanın
Uzaktan çalışma kültürüyle nasıl başa çıkacağını öğrenen şirketler için her duruma uyan tek bir çözüm yoktur. Bir CRM aracı uzaktan çalışmaya geçişi kolaylaştırabilir. Ekibinizle açık iletişim kurmanıza yardımcı olur, böylece nereden giriş yapıyor olursa olsun herkes aynı sayfada kalır.
Değişime karşı önyargılı olmak ve eski düzene nasıl geri dönebileceğinizi düşünmek yerine, değişimden nasıl yararlanabileceğinizi düşünün. İstemeyen bir değişim olsa bile size hiç tahmin edemeyeceğiniz avantajlar sağlayabilir. Bunun en büyük örneği, 2020’de yaşanan dijital gelişim. Son 1 yıl içinde, normalde yaklaşık 5 yılda kullanıma girmesi öngörülen teknolojiler çoktan kullanılmaya başlandı. Uzaktan çalışmaya hala tamamıyla alışık olmasak da, pozitif bir yaklaşımla avantajlarından yaralanabiliriz.
