Çevik proje yönetim metotlarında amaç değişen taleplere hızlı karşılıklar verek paydaşlar arasındaki işbirliğini ve memnuniyeti arttırmaktır. Bu amaca göre sprint planlama, çevik proje yönetimin temel unsurlarından biridir ve ürün sahibinden gelen isteklerin sprint adı verilen 1 – 4 haftalık kısa periyotlar için proje ekibine dağıtılmasını ve planlanmasını kapsar.
Bir sprint süresinde ekibin mümkün olan en verimli şekilde çalışabilmesi için görevlerin öncelik durumlarının ve görev dağılımının tartışıldığı toplantılar yapılır. Toplantılardaki amaç süreci şeffaflaştırıp ekip arasındaki işbirliğini arttırmaktır.
Hedef Belirleme:
Ulaşılacak hedefler motivasyonu yükseltir ve verimliliği arttırır. Bu nedenle proje özelinde, çeyreklik periyotlarda ya da yıllık olarak hedefler belirlemek önemlidir. Belirlenen hedeflerin “SMART” yani belirli (Specific), ölçülebilir (Measurable), ulaşılabilir (Achievable), gerçekçi (Realistic) ve zamana bağlı (Time-Bound) olmaları gerekir. Böyle bir hedefe örnek olarak “Son çeyrekte başlayacak indirim kampanyamızla çeyrek sonunda kalem satışlarımızı %15 arttıracağız.” hedefi örnek verilebilir.
“Çeyrek Hedefleri 🎯” (Quarterly Goals 🎯) panosunda yılın çeyrekleri için koyduğumuz hedefler yar alır. Panoda belirlenen hedefin çeyrek başlangıcındaki, hedeflenen ve çeyrek sonundaki durumu yer alır. Çeyrek sonunda o çeyreğe ait hedeflerin gerçekleşme oranları hesaplanır.
Görsel 1: “Quarterly Goals 🎯” (Çeyrek Hedefleri) Panosu
“Ürün Yol Haritası✏️” (Product Roadmap✏️) panosunda “Çeyrek Hedefleri 🎯” panosunda bulunana hedeflerle ilişkilendirilmiş görevler yer almaktadır. Görevler ilgili çeyreğe planlanmış ya da henüz planlanmış (aday) olarak tutulabilir.
Görevlerin önceliklendirilmesi planlama için önemlidir. Öncelik belirleme işlemi için “RICE Skoru”, “Eisenhower Matrisi” ya da tamamen kullanıcı tarafından seçilen değerler gözetilerek yapılacak hesaplamalarla belirlenebilir. Bunun yanında bazı görevlerin başlaması için bazı görevlerin tamamlanmış ya da başlamış olması gerekebilir.
Görsel 2: “Product Roadmap✏️” (Ürün Yol Haritası✏️) Panosu
Bazen proje paydaşlarından yeni talepler gelebilir ve bu taleplere hızlı karşılıklar verebilmek çevik proje yönetim metodolojisinin en önemli kalemlerinden biridir. “Özellik İstekleri 🕹” (Feature Requests 🕹) panosu paydaşlardan gelen bu yeni istekleri yönetmek amacıyla kullanılabilir. Yeni isterler ilgili anlaşmayla ya da ürün yol haritasında ilgili ögeyle ilişkilendirilebilir, değerlendirilebilir ve önceliklendirilebilir.
Görsel 3: “Feature Requests 🕹” (Özellik İstekleri 🕹) Panosu
Sprint Yönetimi:
monday.com dev ürünü ve hazır şablonları ile proje yaşam döngüsünün her adımına yardımcı olur. Süreçleri kolaylaştırır ve hızlandırır.
Çevik proje yönetiminde çok sayıda bağlantılı görevin bir araya gelerek oluşturduğu işin bütününe epik, destan ya da büyük hikaye adı verilir. Sprintler oluştukça epik anlam kazanacak ve oluşacaktır. Bu nedenle görevlerle ve ürün yol haritasıyla bağlantılı olmalıdır. Epikler de özellikler gibi önceliklendirilir ve değerlendirilir. Özelliklerden farklı olarak ise bir epik içerisinde yapılan tüm işler paydaşlara sunulmayabilir. Bir diğer fark ise epiklerin belirli bir zaman aralığı içine planlanmış olmalarıdır.
Görsel 4: “Epics 🪐” (Epikler 🪐) Panosu
“Sprintler” (Sprints) panosunda ise tüm sprintler bir arada ve her biri hedefi ile birlikte yer alır. Sprintler için belirlenen zaman dilimi bu panoda yer alacak ve görevlerle ilişkilendirilerek SP hesaplamalarına izin verecektir.
Görsel 5: “Sprints” (Sprintler) Panosu
Görevler panosu içerisinde bulunan her bir “Sprint” grupları, görevlerin atandığı ayrı bir zaman dilimini temsil ederken “Backlog” grubu, henüz atanmamış görevleri temsil eder. Her görev bir epikle ve yol haritasıyla bağlantılıdır. Bağlantılı görevler bir epik içerisinde önem derecelerine göre önceliklendirilir ve değerlendirilir.
Panonun mevcut görünümünün dışında Kanban kartı görünümü de eklenebilir ve Kanban ekiplerinin çalışması için daha uygun bir ortam oluşturulabilir. İstenirse görevler sprint yerine epik bazlı gruplanabilir.
Bu aşamada sprint bazlı alınabilen “Burndown Chart” gibi raporlar alınarak sprintin durumu aktif olarak takip edilebilir ve Burndown Chart yanı sıra farklı grafikler ve araçlar kullanılarak anlık raporlar alınabilir.
Görsel 6: Task (Görevler) Panosu
“Hata Kuyruğu 🐞” (Bugs Queue 🐞) panosunda görevlerle ilişkili hatalar yer alır. Hatalar ekiplerden ve ilgili kişilerden form yardımıyla toplanabilir. Öncelik ve kaynak belirlenebilir, hata çözüm süresi metrikleri toplanabilir.
Görsel 7: Bugs Queue 🐞 (Hata Kuyruğu 🐞) Panosu
Son olarak çevik proje yönetim sisteminin bir önemli yapı taşı da sprint tamamlandığında ekip üyelerinin geri bildirimlerinin toplandığı retrospektif toplantılarıdır. Bir sonraki sprintin en iyi şekilde planlanabilmesi adına ekip üyelerinin toplantıya katılımı ve belirtilen fikirler önemlidir. Panoda her bir geri bildirimin türü ve daha öncesinde tekrarlanıp tekrarlanmadığı gibi alanlar bulunur. Ekip üyelerinden oy toplanan bu gösterime ek olarak monday.com çeşitli gösterim araçları kullanarak geri bildirimleri görselleştirebilir.
Görsel 8:Retrospectives 🤔 (Retrospektifler 🤔 ) Panosu
Sonuç olarak monday.com tarafından sunulan mondayDev çevik proje yönetiminin hedef belirleme aşamasından, tamamlanan sprintlerin değerlendirilme aşamasına kadar her adımını kapsar. Var olan panoların yanı sıra ihtiyaç halinde ve o ihtiyaca özel oluşturulabilen panolarıyla esnek bir çalışma alanı sağlar.
