Envanter yönetimi, bir şirketin envanterini sipariş etme, depolama, kullanma ve satma sürecini ifade eder. Bu, ham maddeleri, bileşenleri ve bitmiş ürünleri ve bu öğelerin depolanmasını ve işlenmesini içerir. Her biri şirketin ihtiyaçlarına bağlı olarak avantajları olan farklı envanter yönetimi yöntemleri olabilir.
monday.com kullanarak elinizde bulundurduğunuz varlıklar için bir veri tabanı oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz veritabanında ise elinizde olan miktar ve elden çıkarttığınız miktarları tutabilirsiniz. monday.com’un formül yapısını kullanarak da mevcut durumda kaç adet varlığınız kaldığının takibini yapabilirsiniz. Bu yazımızda sizlere Satınalma talebi ile başlayan ve onaylanması durumunda depoda kalan varlıklarınızı monday.com panoları üstünde nasıl takip edebileceğinizden bahsedeceğiz.
Satın Alma Talepleri
Satın alma taleplerini monday formunu kullanarak alabiliriz. Daha önce de bahsettiğimiz gibi formdan gelen cevaplar monday.com panosuna bir satır olarak düşmektedir ve gelen satırı bir onay sürecine tabii tutmamız mümkündür. Onay süreçleri ile ilgili yazımıza buradan ulaşabilirsiniz.
Yukarıdaki yazımızda, elinizdeki malzemeleri bulundurabileceğiniz bir pano yapısı kurabileceğimizden bahsetmiştik. “Depo” adını verdiğimiz bu panonun satınalma talep panosu ile bağlı olması gerekmektedir. Bu bağlantıyı yapmamız, bize talep açacağımız ürünü “depo” panosundan seçme şansı verecektir.
Görselde de görüldüğü üzere, depodaki liste ve formda çıkan malzeme listesi aynıdır. Bu sayede talebi mevcut malzemeler üstünden yapabileceğiz. Ayrıca, ürün seçiminin ardından kaç adet ürünü talep ettiğiniz de formda bir soru olacaktır. Formu gönderdiğiniz takdirde, monday üstünde açılmış olan talep hem hangi üründen talep ettiğinizi , hem de kaç adet talep ettiğinizi göstermiş olacaktır. Böylece onay sürecini başlatabilirsiniz.
Formda gösterebilmek adına talep panosu ve depo panolarını birbirine bağlamıştık. Yapıyı bu şekilde kurmamız, talep tarafından depo tarafına ve tam tersi olacak şekilde bilgi almamıza olanak sağlayacaktır. Başka bir deyişle, onaylanmış olan taleplerinizin bilgilerini ilgili malzeme satırına taşıyabileceksiniz.
Monday’in formülleri sayesinde depo tarafına aktaracağımız bilginin, onaylanmış olan taleplere ait olduğunu basit bir “IF” koşulu ile kontrol edebiliriz. Yukarıdaki görselde, durumu “onaylandı” olan onaylanan miktarların karşılığı talep edilen miktar kadarken, en alttaki satır henüz onaylanmadığı için onaylanan miktarı 0 olarak görülmektedir.
Depo tarafına da sadece onaylanan miktarlar aktarılarak, mevcut durumdaki envanterin üstüne bir ekleme yapılacaktır.
Onaylanan miktarlar bağlantı kolonu sayesinde depo panosuna gelmekte ve başlangıç miktarının üstüne eklenerek en son durumda elimizde olan envanteri göstermektedir.
Sipariş Talepleri
Sipariş talepleri de, tıpkı satınalma taleplerinde olduğu gibi form yapısı ile alınabilir. Kurmuş olunan satınalma kurgusu gibi, siparişler için ayrı bir form ve pano oluşturmanız mümkün. Bu işlemlerin ardından sipariş panomuzun yine “depo” panosuna bağlı olması gerekecektir. Bunun sebebi ise yine istenen malzemeyi ve adetini belirtebilmek olacaktır.
Yeni açtığımız sipariş panosunda ayrı kişileri atayabilir ve ayrı bir onay kurgusu yürütebiliriz. Gelen sipariş talebinin ilgili kişiler tarafından onaylanması durumunda yine bu bilgiyi depo panosuna taşıyabileceğiz. Bu sayede monday’in formüllerinden de faydalanarak mevcut envanterden sipariş onayı alan miktarı çıkartabilecek ve yeni bir mevcut durumda elimizde kalan envanteri hesaplayabileceğiz.
Yukarıdaki görselde de görüldüğü üzere farklı iki panodan alınan bilgileri tek bir panoya taşıyarak, tek bir kolonda formülize edilebilir ve mevcut miktar bulunabilir.
