Herkes muhtemelen hayatında Kanban yönteminin bir varyasyonunu kullanmıştır. Okulda veya işte bir not defterinde “Yapılacaklar”, “Devam Eden” ve “Tamamlananlar” listeleri oluşturmak veya yapışkan notlar kullanarak ödevlerinizi takip etmek; bunların hepsi aslında Kanban yönteminin basit versiyonlarıdır.
Kanban panosu, bir projedeki tüm görevleri iş akışındaki geçerli aşamalarına göre listelemek için sütunlar ve kartları kullanır. Dolayısıyla, yapılacaklar listeleriniz gibi, bir Kanban panosu görevleri “Yapılacaklar”, “Devam Ediyor” ve “Tamamlandı” gibi başlıklar altında sınıflandırır. Fakat aynı zamanda çok daha fazlasını da yapar. Proje yöneticileri, Kanban metodunu kullanarak görevleri gerekli detaylarla birlikte ekleyebilir ve bunları zahmetsizce düzenleyip takip ederek proje yönetimlerini bir üst seviyeye taşıyabilir.
Bu yazıda, Kanban metodunun ne olduğunu, nasıl çalıştığını, hangi projeler için kullanılabileceğini ve monday.com‘u kullanarak bir proje panosunun nasıl oluşturulacağını inceleyeceğiz.
Kanban metodu nedir?
Kanban metodolojisi, bir projeyi, yönetimi kolaylaştıran ve eyleme geçirilebilir parçalara ayırmak için sütun ve kartlardan oluşan bir panonun kullanıldığı görsel bir stratejidir.
Bu yöntem, 1940’larda Japonya’daki bir Toyota fabrikasında ortaya çıkmıştır. Envanter ve görevler hakkında gerçek zamanlı güncellemeler sağlamak için fabrika katlarındaki çalışanların kartları sütunlar arasında taşıdığı şirketin “Tam Zamanında (Just in Time)” üretim sürecini uygulamak için kullanılmıştır. O zamandan beri birçok sektörde benimsenmiş ve mevcut çalışma alanlarında popüler bir proje yönetimi metodolojisine dönüşmüştür.
Kanban metodu, uyarlanabilirliği nedeniyle popülerdir. Kişisel görevler ve ayrıca karmaşık, çok ekipli, uzun vadeli projeler için mükemmeldir. Temel amacı üretkenlikten kayıp yaşamadan işleyiş sürecini hızlandırmak ve kolaylaştırmaktır.
Kanban metodu nasıl çalışır?
Bu metotta kullanıcılar bir proje panosuyla başlar. Bu pano, bir projenin her aşamasını veya iş akışındaki bir süreci gösteren sütunlara sahip olacaktır. Kanban panonuz, aşağıdaki gibi “Üzerinde Çalışılıyor”, “Tamamlandı” ve “Takılı Kaldı” olarak standart 3 liste/sütunla basit bir sürece sahip olabilir.
Ancak bu tek seçenek değil.
Farklı günler için farklı görevleriniz varsa, panonuzu haftanın günleri için 7 sütun olacak şekilde düzenleyebilirsiniz – ancak bu, geleneksel bir Kanban panosundan ziyade bir Scrum panosuna daha yakındır.
Doğru platform ile sütunlarınızı bir projenin talep ettiği herhangi bir varyasyona uyarlayabilirsiniz. İş akışını tanımlayabilir ve ihtiyaç duyduğunuz kadar çok sayıda sütun kullanabilirsiniz.
Şimdi kartlara bir göz atalım. Her kart bir görevi veya çalışma öğesini temsil eder. Kullandığınız yazılıma bağlı olarak, bir kart yalnızca başlığı ve son tarihi gösterebilir veya görevle ilgili tüm bilgileri tek bir yerde içerebilir.
monday.com gibi bir Çalışma İşletim Sisteminde görev kartınız, bir çalışanın açıklamalardan ve dosyalardan resimlere, kontrol listelerine ve yorumlara kadar görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duyabileceği her şeye sahiptir. Bir ekip üyesi bir görev üzerinde çalıştıktan ve bu görev incelenip onaylandıktan sonra, kart iş akışında bir sütundan diğerine ilerleyiş ve gereksinime göre hareket eder.
Bir örneğe bakalım. Bir içerik yazma iş akışında, “Yazı” sütununa “Makale A” adlı bir görev kartı eklenir ve bir yazara atanır. Yazar görevi tamamladığında, onu “Düzenleme” sütununa taşıyabilir ve ardından editörler bunu kontrol edip “Onaylandı” sütununa taşıyacaktır. “Makale A” onaylanmadan önce revizyon gerektiriyorsa, editör görev kartını “Yazı” sütununa geri taşıyabilir.
Bir Kanban panosunda, yeni öğeler veya görevler ilk sütuna eklenir ve ardından tamamlanana kadar süreç boyunca ilerleyerek sürekli bir iş akışı oluşturur.
İşlemi özelleştirmede herhangi bir sınır yoktur. Her kartın sütunlarda doğrusal olarak hareket etmesi gerekmez. Dolayısıyla, “Sütun C” den tamamlanmış görevlerin doğrudan “Tamamlandı” sütununa taşınmasını istiyorsanız, bu şekilde de ayarlayabilirsiniz.
Kanban’ın 4 temel ilkesi
Mevcut iş akışını görselleştirmek: Kanban metodu, yeni bir süreç için her şeyi elden geçirmek yerine mevcut iş akışlarına uyarlanabilir.
Kademeli değişiklikler yapmak: Ani ve kapsamlı değişiklikler şüphelere ve anlaşmazlıklara yol açabilir. Kanban, kullanıcıları devamlı ilerlemeye ve nihayetinde iş akışlarını geliştirecek küçük değişiklikler yapmaya teşvik eder.
Mevcut süreçlere ve sorumluluklara saygı göstermek: Scrum gibi diğer proje yönetimi yöntemlerinin aksine, yeni yöntemlere uyum sağlamak için mevcut süreçlerinizi ve rollerinizi baştan yapmanıza gerek yoktur. Kanban mevcut sürecinize saygı duyar ve proje ekibinin nerede değişiklik yapılması gerektiğine karar vermesine izin verir.
Şirket çapında liderliğe ilham vermek: Her ekip üyesi bir Kanban panosunda en azından bir görevden sorumludur. Bu bireysel sorumluluğu aşılar. Yöntemin “kademeli değişiklikler” felsefesi ekip üyelerine de uyarlanabilir ve onlara gelecekteki liderlere dönüşmek için küçük değişiklikler yapma konusunda ilham verebilir.
Kanban hangi projeler için kullanılabilir?
Yöntemi daha iyi anlamanıza yardımcı olmak için aşağıda bir Kanban panosu için 4 kullanım durumu verilmiştir:
1. Proje Yönetimi. Proje yöneticileri, Kanban’ı kullanarak basit bir günlük görev yönetimi panosu oluşturabilir veya tüm proje yönetimi stratejilerini yükseltebilir. Unutmayın, Kanban seçimi size bırakır. Kartınız ihtiyaç duyduğunuz kadar basit veya dinamik olabilir.
İşte uygulayabileceğiniz temel bir proje yönetimi iş akışı:
Temel Kanban araçları kişisel görev yönetimi için yeterliyken, ekip çapında proje yönetimi daha fazla özellik ve işlevsellik gerektirir, bu nedenle monday.com gibi bir platform daha uygundur.
2. Pazarlama kampanyası. Pazarlama kampanyalarının karmaşık talepleri olabilir çünkü mükemmelleştirecek çok fazla unsuru vardır. Kanban panosu, proje yöneticilerinin bu unsurları ekip üyelerine devretmesine ve herkesin yolunda gitmesini sağlamasına yardımcı olabilir.
Proje Yöneticileri ve ekip liderleri, tek bir bakışta kampanyaya genel bir bakış sağlayabilir ve ilerlemeyi takip edebilir.
3. Envanter yönetimi. Kanban panosu, envanter yönetimi için mükemmeldir.
Envanteri yönetmeye yönelik temel bir panoda, “Stok dolu” ile başlayıp “Stok Bitti” ye kadar mevcut kaynakları gösteren 5 sütun bulunur.
Ekibinizin odaklanmasını istediğiniz öncelikli sütunlara göre sütunları yeniden düzenleyebilirsiniz.
Yukarıdaki örnekte, odak “Sipariş süresi” (ilk sıradaki) sütunundadır, ancak “Azalıyor” (beşinci sıradaki) sütununun ikinci sırada olmasını istiyorsanız, bunu “Tamamen Stoklu” (ikinci sıradaki) sütunun önüne sürükleyip bırakabilirsiniz.
4. Potansiyel müşteri takibi. Satış ekipleri, potansiyel müşterilerini takip etmek için bir Kanban panosu kullanabilir. Her kart bir müşteriyi temsil edebilir. Her müşteri kartı, “Potansiyel”, “İletişime geçildi”, “Toplantı Ayarlandı” vb. işleyişlere göre satış döngüsünde hareket edecektir.
Bunlar, bir Kanban panosunu kullanabileceğiniz birçok yöntemden yalnızca dördüdür. monday.com gibi bir yazılımla, panodaki her öğeyi yönetmek istediğiniz projelere / göreve uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz.
Proje yönetimi için Kanban kullanmanın faydaları
Kanban proje yönetimi aşağıdaki faydalara sahiptir:
- Ekibinizin odaklanmasını sağlar: Kanban metodunda, her ekip üyesine üstlenecek bir veya daha fazla görev atanır. Sorumlulukları açıkça belirtilmiştir ve neye odaklanacaklarını bilirler. Bu, netlik sağlar ve gereksiz endişeleri ortadan kaldırır.
- Daha fazla şeffaflık sunar: Herkes görevine odaklanırken, iş akışının tamamını da görebilir. Bu şeffaflığın 2 ana faydası vardır – motivasyon ve hesap verebilirlik. Herkes görevlerinin genel projeye nasıl katkıda bulunduğunu görebildiğinden, tamamlamaya doğru ilerlemek için daha motive olurlar.
- Organizasyon becerilerini geliştirir: Proje yöneticileri bir Kanban panosu ile görevleri ve programları zahmetsizce düzenleyebilir. Görevleri eklemek ve düzenlemek, ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izleyebilirken çocuk oyuncağı haline gelir. Bireysel ekip üyelerinin organizasyon becerilerinin de, o gün veya hafta kaç görevi tamamlamaları gerektiğini bildikleri için gelişmesini sağlar. Bu, çalışmalarını daha iyi planlamalarına ve son teslim tarihlerini verimli bir şekilde karşılamalarına olanak tanır.
- İletişimi artırır: Herkes aynı sayfada olduğunda, proje güncellemeleri veya son tarihler gibi sıradan konularla ilgili sonsuz mesajlara, e-postalara ve çağrılara gerek yoktur. Sohbetler yenilik ve gelişime odaklanabilir.
- İşbirliğini geliştirir: Gelişmiş iletişim, ekip üyeleri birbirlerine daha iyi yardımcı olabildiğinden, işbirliğini otomatik olarak geliştirir.
Proje yönetimi için Kanban ne zaman kullanılır?
Kanban’ın proje yönetimi için mükemmel olduğu 3 önemli zaman vardır.
# 1. Kademeli değişiklikler içeren projeler
Tüm süreci elden geçirmeden proje yaklaşımlarını değiştirmek veya yeni projelere başlamak isteyen ekipler Kanban’dan yararlanabilir.
# 2. Tutarlı, tekrarlanan iş süreci
Her kartın bir sütundan diğerine geçtiği (sınırlı istisnalar dışında) tutarlı, tekrarlanabilir bir iş sürecine sahip ekipler Kanban metodunu kullanabilir. Kanban metodu, görevlerin bir işlemden diğerine aynı aşamalardan birden çok kez geçmek yerine sorunsuz bir akışla ilerlediği doğrusal görev tamamlama için idealdir.
# 3. Sınırlı görev bağımlılıkları
Her görevin nispeten bağımsız olduğu bir iş süreci, Kanban için en uygun olandır. Örneğin, her kartın farklı bir içerik parçasını temsil ettiği ve her görevin ayrı ayrı tamamlanabildiği bir iş akışı.
Kanban kullanmaktan ne zaman kaçınmalısınız?
Başka bir metod kullanmanın daha faydalı olabileceği 5 kilit zaman vardır.
# 1. Mevcut iş süreçlerinin elden geçirilmesi
Ekibiniz tüm proje iş akışını yeniden oluşturmak istiyorsa, Kanban doğru seçim değildir. Kanban artımlı değişikliklere odaklandığından, tam bir revizyon mümkün değildir.
# 2. Yinelemeli projeler
Kanban, bir veya daha fazla görevin birkaç kez tasarıma geri dönebileceği yinelemeli projeler (uygulama özelliği geliştirme gibi) için uygun değildir. Kanban proje yönetimi, bireysel döngülerden ziyade projelerin ve görevlerin sürekli teslimi için daha uygundur.
# 3. Karmaşık iş akışları
Yukarıdaki belirttiğimiz gibi, iş akışınız doğrusal değilse ve farklı görevlerin farklı şekilde tamamlanmasını gerektiriyorsa, Kanban yerine farklı metotlar denemelisiniz.
# 4. Paylaşılan görevler
Aynı kart veya göreve birden fazla görevli atayabilirsiniz, ancak Kanban sistemi büyük ölçüde herkesin kendi işini tamamlamasına dayanır. Dolayısıyla, birçok görevin bölümler arası işbirliğe ihtiyaç duyduğu veya çok sayıda paylaşılan görevin olduğu bir proje Kanban’a uygun değildir.
# 5. Bağımlı görevler
Kanban genellikle ayrık görevler etrafında tasarlanmıştır. Başkalarına bağlı etkinlikleriniz olduğunda, bunları Kanban görünümünde takip etmek ve yönetmek zorlaşır.
Kanban, proje yönetimi için nasıl kullanılır?
Kanban’ın projeleriniz için uygun yol olduğuna karar verdikten sonra, aşağıdaki basit adımları izleyerek bir Kanban panosu oluşturabilir ve yönetebilirsiniz:
1. Kanban yazılımınızı seçin
Öncelikle doğru yazılımı seçmelisiniz.
Hayır, bu en pahalı, en iyi görünüme sahip veya devasa bir özellikler listesine sahip olan anlamına gelmez. Tüm ihtiyaçlarınıza uyarlanabilen yazılımları kastediyoruz. Projeniz için bunlardan yalnızca 10 tanesine ihtiyacınız varsa, hiç bitmeyen özellikler listesine sahip bir araç seçmenin hiçbir faydası yoktur.
monday.com‘un öne çıktığı yer burasıdır. Sorumluluk sahibi olmanızı ve Kanban panolarınızı istediğiniz kadar basit veya karmaşık hale getirmenizi sağlar. 3 adımlı bir iş akışı veya 10+ adımlı dinamik bir süreç uygulamak için tüm özelliklere sahiptir.
2. Bir proje panosu oluşturun
monday.com‘da projeniz için bir Kanban panosu oluşturmak için çalışma alanınıza bir proje panosu eklemeniz gerekir. Bu pano, tüm görevlerinizi listelemek ve gruplamak için kullanılabilir. Son tarihler veya öncelikler veya diğer görev ayrıntıları için sütunlar ekleyebilirsiniz.
Tüm görevlerinizi ekledikten sonra, işleri devam ettirmek için Kanban görünümünü kullanabilirsiniz.
Bu, proje panonuzu otomatik olarak görevlerin ve işlemlerin listelere ve sütunlara bölündüğü bir Kanban panosuna dönüştürür. monday.com ile sütunlarınızı iş akışınıza en uygun şekilde özelleştirebilirsiniz.
3. İş akışınızdaki adımları tanımlayın ve ekleyin
Özel bir iş akışı uygulamak için önce iş akışınızdaki adımları tanımlayın. Bu adımlar yalnızca “Yapılacaklar”, “Üzerinde Çalışma” ve “Bitti” olabilir veya birçok adımdan oluşan karmaşık bir iş akışı olabilir – hepsi size bağlıdır. İş sürecinizi belirledikten sonra, her adım için bir sütun ekleyin.
4. Kart ekleyin
İlgili sütunlarına gerektiği kadar görev kartı ekleyin. Görev kartlarınızı tüm ilgili bilgilerle güncelleyin. monday.com‘da, temel teslim tarihlerinin ve unvanların ötesine geçebilirsiniz.
Ayrıntılı görev açıklamaları, kontrol listeleri, resimler ve dosyalar ekleyebilirsiniz. Her görev kartını birden çok ekip üyesine de atayabilirsiniz. İşbirliğini artırmak için, ekip üyelerinin bağlam içinde konuşabilmesi için görev kartlarına yorumlar ekleyebilirsiniz.
5. Görev yönetimi
Sütunlarınızı ve kartlarınızı ekledikten sonra, sıra bunları yönetmede. Bir görev tamamlandığında, iş akışında bir sonraki adıma taşınabilir. Kullanıcılar bunu gerekli sütuna sürükleyip bırakarak veya bir karta tıklayarak ve “Durum” alanını güncelleyerek yapabilir. Kartların doğrusal hareket etmesi gerekmez. Gerekirse önceki sütunlara geri gönderilebilirler.
Proje yöneticileri, bir Kanban panosunu kullanarak herhangi bir iş akışı sorununu hızlı bir şekilde belirleyebilir, çünkü bu aşamadaki veya sütundaki görev kartları birikir veya bir sütunda diğerlerinden daha uzun kalırlar.
6. Analiz etme
Proje Yöneticileri, geçmiş ve mevcut projeleri analiz etmek için Kanban panolarını kullanabilir. Kartların iş akışında ne kadar sürede hareket ettiğini izleyebilir veya belirli bir süre içinde kaç görevin tamamlandığını görebilirler. Proje Yöneticileri bu bilgileri sorunları tespit etmek ve gelecek olanlar için iyileştirmeler yapmak için kullanabilir.
Neden monday.com ideal Kanban yazılımınızdır?
# 1. Kolay kurulum: Aralarından seçim yapabileceğiniz 100’den fazla proje şablonu bulunur. İster yazılım geliştirme, iç tasarım, pazarlama veya inşaat projeleri üzerinde çalışıyor olun, monday.com dakikalar içinde bunlara başlamanıza yardımcı olabilir.
# 2. Ayrıntılı görev yönetimi: Kanban tamamen sorunsuz görev yönetimiyle ilgilidir ve bunun için ara yüz ve araçlara sahiptir. Ayrıntılı ve son derece özelleştirilebilir görev kartları ile, platformumu kullanan hiç kimse görev bilgilerini aramaya gerek kalmaz.
# 3. İşbirliği: Hiç ekibinizden biri size bir görev hakkında soru sorduğunda hangi görev veya ayrıntıdan bahsettikleri hakkında hiçbir fikrinizin olmadığını fark ettiğiniz oldu mu? Bu monday.com‘da asla gerçekleşmez çünkü her proje için görev kartı ve her tartışma panosu için görev içi yorumlara sahiptir. monday.com kullanarak, işle ilgili konuşmaların tek bir yerde ve bağlam içinde gerçekleşmesini sağlayabilirsiniz – bu da işbirliğini çok daha kolay hale getirir.
# 4. Otomasyon: Görevlerin çoğu aynı süreci izlediğinde, bunları elle taşımak için zaman harcamanıza gerek kalmaz. Bunun yerine, otomasyon kuralları ayarlayabilirsiniz, böylece belirli görevler belirli bir sütuna taşınır veya belirli bir ekip üyesi yeni bir kart eklendiğinde bilgilendirilir. monday.com‘da iş akışınızın neredeyse her bölümünü otomatikleştirebilirsiniz,
# 5. Görünümleri değiştir: Kanban, monday.com‘daki proje panoları için 8’in üzerinde görüntülemeden sadece biridir. Gantt şeması, zaman çizelgesi, takvim ve daha fazlasını kullanarak projenizde yeni perspektifler edinebilirsiniz. Kanban’ı başka bir görünümle birlikte kullandığınız yerde karma bir çerçeve ve bölünmüş görünüm de uygulayabilirsiniz.
# 6. Gösterge Panosu: Bir proje panosuyla proje ilerlemesini, iş yüklerini ve bütçeleri tek bir yerden izleyin. monday.com’un gösterge panosu, proje yöneticilerinin projenin her yönünü takip etmek ve anlamak için 23 farklı görsel pencere öğesi eklemesine olanak tanır. Widget’lar gerçek zamanlı olarak güncellenir, bu nedenle veri aktarımında gecikme olmaz.
# 7. Müşteri desteği: Hızlı müşteri desteği proje yönetimi için önemlidir. Bu nedenle, ödeme aşamalarına bakılmaksızın tüm müşterilerimize canlı sohbet aracılığıyla 7/24 destek sağlayabilirsiniz. Hepsinden öte, monday.com uygun fiyatlıdır etmeniz için 2 haftalık bir deneme süresi sunar.
Kanban proje yönetimi, görevleri ve genel ilerlemeyi izlemenin en verimli yollarından biridir. Projenize verimlilik ve görünürlük getirir. Yöntemin anlaşılması ve uygulanması, her ölçekteki ekipler ve farklı sektörler için kolaydır.
monday.com ile mükemmel Kanban panonuzu oluşturabilirsiniz, çünkü ihtiyacınız olan tüm özellikleri makul fiyatlarla size sunulmaktadır.
