Şimdi anlatacağımız durumu aklınızda canlandırın. Bir şirkette etkinliklerden sorumlusunuz. Yöneticiniz “Önümüzdeki yılın yıllık müşteri etkinliği İstanbul’da yapılacak. Lütfen hemen planlamaya başlayın. Planınızın ayrıntılarını sunmak için birkaç ay içinde bağlantı kurmaya hazır olun.” diyor.
Yöneticinizin istekleri açık. İstanbul’da bir etkinlik. Önümüzdeki yıl. Etkinliklerden sorumlu kişi olarak, hiç zaman kaybetmeden plan yapmaya başlarsınız değil mi? Birkaç ay geçiyor ve planınızı üst yöneticilere sunuyorsunuz. İlk slayt göründüğünde birisi elini kaldırıyor, “Burada neden İstanbul yazıyor? Yıllık etkinliğimiz Ankara’da olacak.” diyor.
Ve sonrasında gelenler: Sessizlik. Utanç. Hüsran.
Ve boşa zaman.
Ve boşa harcanan para.
The Cost of Poor Communications (Zayıf İletişimin Maliyeti)’a göre – 100.000 çalışanı olan 400 şirkette yapılan bir anket – çalışanlarla ve çalışanlar arasındaki yetersiz iletişim nedeniyle şirket başına ortalama kayıp yılda 62.4 milyon dolar.
Yılda 62,4 milyon dolar.
Modern işyerinde iletişim engelleri adlı The Economist tarafından yapılan başka bir çalışmada, katılımcıların %44’ü iletişim engellerinin projeleri tamamlamada gecikmeye veya başarısızlığa yol açtığını söyledi. Ek olarak, %31’i düşük moralle sonuçlanan zayıf iletişim, %25’i kaçırılan performans hedeflerinde ve %18’i satış kaybıyla sonuçlandığını bildirdi.
Kısacası, iletişimsizliğin kurumlar, ekipler ve çalışanları üzerinde birçok olumsuz etkisi var.
Bu makale sizlere, iletişimsizliğin yaygın nedenlerinden bazılarını ve daha iyi iletişim için önerileri sunacak ve monday.com’un Çalışma İşletim Sistemini kullanmanın nasıl yardımcı olabileceğini açıklayacağız!
Yanlış iletişimin 6 yaygın nedeni
Yanlış iletişimin nedenleri çeşitli olabilse de (bazıları kişiye, ekibe veya kuruma özgü), takımların etkili iletişimle mücadele etmesinin en yaygın nedenlerinden 6’sı şunlardır:
1. Zayıf takım kimyası: Herhangi bir takımın başarılı olması için birlikte iyi çalışmanın yollarını bulmaları gerekir. Zayıf takım kimyası genellikle çatışmalara ve iletişimsizliğe neden olur. Bu sadece bireysel düzeyde (mutsuz çalışanlar) kötü değil, aynı zamanda projeye ve bir bütün olarak organizasyona da zarar verebilir.
Nasıl düzeltebilirsiniz? Ekip dinamikleri günlük toplantılar, haftalık proje çağrıları, bireysel kontroller ve ekip etkinlikleri aracılığıyla oluşturulabilir ve güçlendirilebilir. Bir ekip birbirini ne kadar iyi tanırsa, etkili bir şekilde iletişim kurma olasılığı da o kadar artar.
2. Varsayımlarda bulunma: Bir şeyi kanıta sahip olmadan, genellikle eksik (hatta bazen yanlış) bilgiye dayanarak, doğru kabul etmek. Ekip üyeleri, açıklama istemeden varsayımlarda bulunduklarında, giriş bölümündeki örnek gibi, işlerin kötü gitme olasılığı yüksektir.
Nasıl düzeltebilirsiniz? Anladığınızdan emin olana kadar takip sorusu sormak için fazladan zaman ayırın. Duyduklarınızı tekrarlayın, “Onaylamak için soruyorum. Söylemek istediğiniz … değil mi?” gibi sorular yöneltin.
3. Aktif dinleme pratiği yapmama: Bir konuşmayı yorum yapmak için doğru zamanı yakalamak için mi dinliyor musunuz? Buna “konuşmak için dinlemek” denir ve aktif dinlemenin tam tersidir. Aktif dinleme, tam konsantrasyon gerektirir, böylece siz, yani dinleyici, diğer kişinin söylediklerini anlayabilir ve etkili bir şekilde yanıt verebilirsiniz.
Nasıl düzeltebilirsiniz? Dikkat dağıtabilecek şeyleri kapatın. Bilgisayarınızı kapatın (video konferansta değilseniz!). Konuşmacı ile göz teması kurun. Tam bir anlayış sağlamak için söylediklerini tekrarlayın.
4. Yanlış kanalı seçme: E-posta. Slack. Telefon. Mesaj. Yüz yüze görüşme. Sanal (görüntülü) toplantı. LinkedIn mesajı. Uygulama içi mesaj. Çok fazla seçenek var. Hiçbir zaman mükemmel bir iletişim kanalı olmasa da, bazen biri diğerinden daha iyidir. Ve “yanlış” kanalı seçerseniz, mesajlar kaybolabilir, gecikebilir veya okunmadan bırakılabilir.
Nasıl düzeltebilirsiniz? “İletişim kanalı normları” oluşturmak için ekibinizle birlikte çalışın. Belirli türden konuşmalar için hangi kanalların kullanılacağına karar verin. Not: Bu genellikle kuruluş başına ve hatta ekip başına benzersiz olabilir.
5. Açık fikirli olmama: Kapalı fikirlilik bir iletişim katilidir. Güçlü inançlara sahip olmak bir şeydir; İnançlarınızdan farklı fikirlere açık olmamak tamamen farklı.
Nasıl düzeltebilirsiniz? Yeni fikirlere ve bakış açılarına açık bir ekip kültürü oluşturun ve teşvik edin.
6. Şeffaflık eksikliği: “Sadece gerekli olanı bilmek” temelinde faaliyet gösteren kuruluşlar ve ekipler, açık ve dürüst davranmayarak çalışanlarına kötü hizmet etmektedir. Açıklık ve şeffaflık eksikliği, moral ve üretkenlik üzerinde önemli olumsuz etkilere sahip olabilir ve çok büyük bir yanlış iletişimle sonuçlanabilir.
Nasıl düzeltebilirsiniz? Ekibinizin tüm üyelerinin çalışmalarını sergilemek için zaman ayırın. Bu, her bir görevi vurgulayarak kuruluşunuzda olup bitenlerin daha büyük bir resmini çizmenize yardımcı olacaktır.
Şeffaflık, yanlış iletişimin önlenmesine nasıl yardımcı olur?
Şeffaflık fikri, iletişimsizlikle ilgili olduğu için o kadar önemlidir ki, ona ayrı bir bölüm ayırdık! monday.com CEO’su Roy Mann’a göre,
“Şeffaflık, tüm bilgileri – sayıları, yol haritalarını, planları, zorlukları ve endişeleri – ekibinizdeki herkes için kolayca erişilebilir hale getirmek anlamına gelir.”
İş dünyasında şeffaflığın bizim için ne anlama geldiği ve neden en iyi sonuçları aldığı konusunda Mann, monday.com kültürünün merkezinde şeffaflığın yattığını vurguluyor.
Mann: “Şeffaflık yarattığınızda, ekibinizin tüm zekasını kullanabilir, daha hızlı ve daha akıllı hareket edebilir ve birlikte çok daha fazlasını başarabilirsiniz.”
Ve şeffaf organizasyonlar iletişimde doğaları gereği daha iyidir. monday.com‘da, kimin ne üzerinde çalıştığını paylaşarak, her görevin ve projenin herhangi bir zamanda nerede durduğunu göstererek ve değiştiklerinde bile hedefleri ve öncelikleri anlayarak günlük çalışmalarımızda şeffaflık getiriyoruz.
Şeffaflık, şirketteki herkesin bireysel görevlerin büyük resme nasıl katkıda bulunduğunu ve ekip olarak birlikte neyi başarmaya çalıştıklarını anlamasını sağlar.
monday.com: daha iyi iletişime cevabınız!
Yazılım her bir iletişim sorununu çözmese de, uygun şekilde kullanılırsa, iç iletişim sorunlarını %100 azaltacaktır.
monday.com’un Çalışma İşletim Sistemi, iletişimsizliğin daha seyrek olmasını sağlamanın yanıtıdır.
monday.com’un platformu, ekiplerin projeleri ve görevleri kolay anlaşılır bir şekilde görsel olarak düzenlemesine olanak tanır. Her görevin, net tamamlanma süreleri ile sorumlu, atanmış bir ekip üyesi vardır.
Platform içi mesajlaşma, iletişimin alakalı, zamanında ve bağlamsal olarak mantıklı olmasını sağlar!
Siz de monday.com’a şimdi kaydolarak yanlış iletişimden kurtulun ve verimliliğinizi arttırmaya başlayın.
