Gelen kutusunu her daim düzen içinde tuttuğunu çok az söyleyebilir. Kendinizi gelen kutunuzu her zaman kontrol etmeye adanmış olsanız bile, tatilden döndüğünüzde veya yoğun bir proje sürecinden çıktığınızda, kendinizi adeta saldırıya uğramış bir gelen kutusuyla bulma ihtimaliniz çok yüksek.
Basitçe söylemek gerekirse, e-postaları geldikleri halde bırakmak zaman kaybına neden olur. Gelen kutunuzda kaybolan e-postaları yeniden okumak için her gün 27 dakikanızı harcıyorsunuz çünkü refleks olarak gördüklerinizi okumaya başlarsınız.
Dolu bir gelen kutusu daha da fazla dikkat dağıtıcı unsur içerir. Araştırmalara göre, çalışmanız kesintiye uğradığında işinize geri dönmeniz en az 23 dakika sürüyor. Ek olarak, dolup taşmış gelen kutuları, bilişsel enerjinizi tüketen görsel dağınıklık yaratıyor.
Gelen kutunuzu temizlemek için her e-postayı ayrı ayrı gözden geçirebilirsiniz. Fakat, her e-postaya yalnızca bir dakika ayırırsanız bile saatlerinizi alır. Alternatif seçenekler de benzer zorluklar taşır – tüm e-postaları tek bir klasöre taşıyabilir veya hepsini silebilir ve önemli bir epostayı kaçırma riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz.
Fakat kaynaklarımıza göre bireysel işlem gerektirme olasılığı çok daha düşük olan e-postaları tanımlayan altı yöntem bulunuyor. Bu aramaları kullanarak, yüzlerce e-postayı gelen kutunuzdan dakikalar içinde taşıyabilir ve bireysel inceleme gerektirmesi en muhtemel olanları belirleyebilirsiniz.
Bu yönetmelerden yararlanmadan önce, iki e-posta klasörü oluşturmanız gerekiyor. Öncelikle Outlook’ta “Arşiv” veya Gmail’de “Tüm Postalar” klasörleri oluşturun ve ardından hangi e-posta hizmetini kullanırsanız kullanın “Okumalar” klasörü oluşturun. Bunu yaptıktan sonra, aşağıdaki yöntemleri kullanarak gelen kutunuzu düzenleyebilirsiniz.
1. 7 günden eski tüm e-postaları Arşiv/Tüm Postalar’a taşıyın
2018’de yapılan ve 1.200 kullanıcının katıldığı bir araştırma, müşterilerin yalnızca yüzde 13’ünün ve takım arkadaşlarının yüzde 1’inden azının 2 gün sonra bir e-postaya yanıt beklediğini ortaya koydu. Bir hafta önce size e-posta gönderen birinin hala cevap bekliyor olma ihtimali çok düşük. Daha fazla e-postayı dahil etmek için bunu 5, hatta 3 gün olarak dilediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.
Bu arama dizilerini kullanarak bu e-postaları ayırın ve ardından bunları Arşiv / Tüm Postalar’a taşıyın:
- Gmail: in:inbox older_than:7d (gün sayısını istediğiniz gibi değiştirin)
- Outlook: received:<= 24/03/21 (tarihi istediğiniz gibi değiştirin)
- Gmail: cc:me older_than: 3d (gün sayısını istediğiniz gibi değiştirin)
- Outlook: cc:e-postanız, received:<= 24/03/21 (tarihi istediğiniz gibi değiştirin)
- Gmail: -adınız older_than: 3d
- Görünüm: NOT adınızı received:<= 24/03/21 (tarihi istediğiniz gibi değiştirin)
- Gmail: in:inbox label:^unsub
- Outlook: aboneliği kaldırın VEYA “çıkın”
- Gmail: from: calendar-notification@google.com
- Outlook: “GMT+03:00” (başka saat dilimiyle değiştirebilirsiniz). Ne yazık ki, bu e-postaları Outlook’ta ayırmanın basit bir yolu yok.
2. 3 günden daha eski cc olarak aldığınız tüm e-postaları Arşiv / Tüm Postalar’a taşıyın
cc olarak e-posta aldığınızda, henüz yapmadıysanız, yanıt vermeniz çoğunlukla gerekmez. Aşağıdaki arama dizilerini kullanarak bu e-postaları bulun ve ardından bunları Arşiv / Tüm Postalar’a taşıyın.
3. Adınız olmayan ve 3 günden eski e-postaları Arşiv / Tüm Postalar’a taşıyın
Adınızı içermeyen e-postalara çoğunlukla yanıt verme zorunluluğunuz yoktur. Bazı e-postalar (örneğin, bir ekibe gönderilen veya “Herkese Merhaba” ile başlayanlar) yanıt gerektirebilir, ancak eksik ad kriterlerini 3 günlük bir kriterle birleştirerek önemli bir şeyi kaçırma riskini azaltabilirsiniz.
4. Tüm haber bülteni ve düzenli e-postaları Okumalar klasörünüze taşıyın
Bülten e-postalarını okumanıza gerek yok. Bunları “Okumalar” klasörünüze taşıyın ve gelecekte otomatik olarak oraya yönlendirmek için kurallar / filtreler ayarlayın.
Bu e-postaları bulmanın kesin bir yolu bulunmuyor, ancak bu aramaları kullanarak çoğunu tespit edebilirsiniz:
5. Genel posta listesi terimlerini arayarak kalan düzenli e-postaları “Okumalar” a taşıyın
Önceki aramayı kullandıktan sonra, Gmail ve Outlook’ta aşağıdaki terimleri arayın: “gizlilik politikası” VEYA “şartlar ve koşullar” VEYA “tercihler” VEYA “tarayıcıda görüntüle” VEYA “web sayfası olarak görüntüle”.
6. Takvim davetlerine verilen yanıtların bildirimlerini silin
Birinin yaklaşan bir toplantıya katılabileceğini bildiren e-postalar anlık olarak yardımcı olabilirler, ancak davetin kendisinden toplantıya katılacakları görüntüleyebilecekken güncelleme e-postaların gelen kutunuzu tıkamasına izin vermenize gerek yoktur.
Bu e-postaları izole edin ve ardından silin:
Bu aramalar, gelen kutunuzda kalmasını istediğiniz birkaç e-postayı arşivleyebilir, ancak faydaları kayıplardan çok daha fazladır. Ayrıca, bu e-postaları, bu e-postaları, gelen kutunuzdaki kadar kolay bir şekilde klasörlerinizde bulabilirsiniz. Umarız önerdiğimiz bu 6 yöntem size yardımcı olur.
Kaynak: medium.com
