Sürekli değişen bir dünyada yaşıyoruz. Popüler bir konu anında eski habere dönüşüyor. O kadar çok değişiklik var ki takip edemememiz şaşırtıcı değil. Ve bu iş dünyasında da geçerli. Değişiklikleri planlayan kuruluşlar, bunları gerçekleştirmede (ve kalıcı kılmada) daha başarılıdır, bu nedenle bir stratejiye yatırım yapmak önemlidir.
Değişim yönetimi, bir iş sonucuna ulaşmak için değişimin insan tarafını yönetmek için kullanılan süreç, iletişim teknikleri ve araçlardır. Özünde, değişim yönetimi, organizasyonunuzdaki kişilerin değişime uyum sağlamasına yardımcı olmak ve değişiklikleri kalıcı kılmakla ilgilidir.
Değişim yönetimi ne tür faydalar sağlar?
İşletmenizin uygulamak istediği herhangi bir değişiklik, bir değişim yönetimi sürecinden yararlanabilir. Çalışanların katılımı olmadan, en iyi değişiklikler bile başarısız olmaya mahkumdur. Bu yüzden başarılı olmak için işletmelerin değişimin iş akışı tarafı kadar insan tarafına da odaklanmaları gerekir. Bu iki tür değişim yönetimini göz önünde bulundurun:
Bireysel değişim yönetimi
Bu, değişimi bireysel bakış açısından inceleyen bir modeldir. Bunu yapmak çok önemlidir çünkü organizasyonel değişim yalnızca bireysel çalışanlar değişmeyi başardığında gerçekleşir. Örneğin, kimse doğru şekilde kullanmıyorsa muhteşem bir yeni teknoloji ürünü ya da kimse benimsemezse harika yeni girişimler ne kadar değerlidir? Bu modelde, değişimi bireysel düzeyde yönetmek, daha büyük organizasyon stratejileri için yapı taşlarını oluşturur.
Organizasyonel değişim yönetimi
Bu, liderlerin organizasyonel dönüşümü kolaylaştırmasına yardımcı olan bir süreçtir. Birleşme ve alımlar, organizasyonel raporlama yapıları ve departmanların yeniden yapılandırılması gibi büyük şeyler için yönetimi değiştirmek için üst düzey bir yaklaşım gerekir. Odak noktası bir bütün olarak iş olsa da, süreç çalışanların şirketlerinde değişiklikleri anlamalarına, bunlara bağlı kalmalarına ve kabul etmelerine yardımcı olmak için çalışır.
Zendesk üst düzey yöneticisi Dana Otto, “Liderler genellikle değişikliği kabul etmeyi değişikliği beğenmekle eş tutarlar, ancak bu hiç de doğru değildir,” diyor. “Bir değişikliği beğenmeden kabul edebilirsiniz. Yeni yolu denemeye istekli olduğunuz sürece, önemli olan budur. “
Değişim yönetimi sürecinde 6 temel adım
Değişim yönetimini doğru yapmak, sadece yeni bir yolu aydınlatmak değil, aynı zamanda çalışanlarınızı ve paydaşlarınızı dinlemekle de ilgilidir. Değişikliğinizi başarıya götürecek veya başarısızlığa uğratacak olanlar onlardır, bu nedenle planlamanıza onları dahil etmek yararlıdır. Değişimi yönetmek zaman alır ve süreç boyunca ekibinize bir aciliyet hissiyatı aşılamak çok önemlidir. İşte atılması gereken temel adımlar ve en iyi uygulamalar:
1. Değişikliği tanımlayın
İşletmeniz neyi değiştirmeye çalışıyor? İşler şu an nasıl ve başarı bunları nasıl değiştirebilir? Değişiklikten kimler etkilenecek ve ne kadar büyük bir değişim yapacaksınız? Kuruluşunuzda değişiklik yapmaya başlamadan önce, tam olarak neyi değiştirmek istediğinizi dikkatlice düşünmek ve dahil olan herkesin bu stratejiden haberdar olduğundan emin olmak değişiminiz için hayati eğer taşır.
2. Verileri toplayın
Değişim hedefinizi belirledikten sonra, verilerinizi derinlemesine inceleyin. Mevcut durumla ilgili bir kıyaslama yapın. Değişimden sonra işlerin iyileşip iyileşmediğini görebilmek için veri karşılaştırması yapın. Bu şekilde, verileri çalışanlarla paylaşabilir, böylece değişimin sonuçlarını ve tüm kuruluşu nasıl etkilediğini anlayabilirsiniz.
Diyelim ki temsilcileriniz müşterilere yardım ederken birden çok ekran arasında geçiş yapmak zorunda kalıyor ve bu da hatalara yol açıyor. Yöneticiniz, verilerinizi bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) aracında birleştirmek ve temsilcilerinizin ihtiyaç duyduğu bilgileri tek bir ekrana koymak için bir değişiklik planı uygulamak istiyor. Onlara değişim sürecinde liderlik ediyor, eğitim ve şeffaflık veriyorsunuz, ancak bazı temsilciler yine de “eski yöntem” den daha çok hoşlanıyor. Bir kıyaslama yaptığınız için, daha önce yapılan hataların sayısını paylaşabilir ve şu anda sadece yarısı kadar hatanın yapıldığını gösterebilirsiniz. Bu, ekibinizin sıkı çalışmalarının işletmeye getirdiği değeri ve değişimin yapmaya değer olduğunu anlamasına yardımcı olur.
3. Değişim temsilcilerinizi bulun
En iyi lider bile bir değişim sürecini tek başına gerçekleştiremez. Sponsorlarınızı ve paydaşlarınızı tanımlayın. Değişim planına kimlerin dahil olması gerekiyor? Değişim danışma kurulu için şirketinizin farklı departmanlarında çalışanları bir araya getirin, böylece size değerli bilgiler verebilirler. İnsanların nasıl hissettiğini ve potansiyel engelleri paylaşabilirler. Unutmayın, bu grup sadece liderleri değil, şirketinizdeki tüm seviyelerden kişileri içerebilir ve içermelidir. Bu ekiple değişim planınız üzerinde çalışın ve onları çalışanlara güncellemeleri iletmeye, uygulamaya yardımcı olmaya ve eğitim oturumları düzenlemeye teşvik edin.
4. Planınızın haritasını çıkarın
Artık ön hazırlıkları yaptığınıza göre, bir değişim yol haritası hazırlama zamanı. Sizi şu an bulunduğunuz yerden gelecekteki duruma götürmek için ne yapılması gerekiyor? Eksikler nerede? Kuruluşunuzun bu proje için dikkate alması gereken stratejiyi, kaynakları, araçları ve zaman çizelgelerini tanımlamak için paydaşlarınızla birlikte çalışın. Çalışanlarınızla süreçlerinizin hangi noktalarında iletişim kuracağınıza karar verin. Değişimin olumsuz algılanacağını veya negatif şekilde karşılaşacağını düşünseniz bile, bir karar verdikten sonra çalışanlarınızı haberdar ettiğinizden emin olun.
5. İletişim kurun
İletişimlerinizin empatik ve dürüst olduğundan emin olun ve iletişimin tek taraflı olmadığını unutmayın. İletişim planınız, çeşitli kanallar aracılığıyla çalışanlar ve paydaşlarla sürekli bir geri bildirim döngüsüne sahip olmalıdır. Bu, ekip toplantılarını, anketleri, e-posta güncellemelerini veya resmi iletişimleri içerebilir. Mümkün olduğunca açık olun, ancak bir karar vermeden önce olası bir değişiklik hakkında çok fazla bilgi paylaşmamaya dikkat edin. Yanlış bir bilgi çalışanlarınıza şüphe ve korku aşılayabilir veya şirket genelinde yayılan ve etkili değişimi raydan çıkaran söylentilere sebep olabilir.
Bir liderin ekibiyle olan her etkileşimi ya güven oluşturur ya da güvene zarar verir, bu nedenle değişim zamanlarında bunu hesaba kattığınızdan emin olun. İletişim stratejiniz, çalışanlardan örneğin anketler yoluyla geri bildirim istemeyi içermeli ve yanıt verdiğinizden emin olmalısınız. FarWell’de proje yönetimi, organizasyon stratejisi ve değişim çevikliğinin kıdemli danışmanı Rachel Breitbach, “Açık ve dürüst geri bildirimlerini sizinle paylaşıyorlar, bu yüzden bunun bir anlamı olduğunu bildiklerinden emin olun – yanıt vermeyecekseniz, onlara anket yapmayın” diyor.
6. Başarıyı kutlayın
Değişim uygulandıktan sonra, takımın sıkı çalışmasını kutlama zamanı! İşletmeniz için sonraki adımlara odaklanmak isterken bu adımı gözden kaçırmak kolaydır, ancak bu, ekibinizin morali için önemlidir. Kutlamaların büyük ve süslü olması gerekmez. Güzel bir öğle yemeği, açık bir teşekkür veya değişime katılanlara bir hediye kartı vermek, çalışanlarına yaptıkları iş için minnettar olduğunuz gösterecek ve iyi çalışmalarını sürdürmeleri için onlara ilham verecektir. Basit bir jest morali artırabilir ve bir organizasyon aracılığıyla pozitif enerjiyi yayabilir. Bu, değişimi benimsemek için gerekli davranışları güçlendirir.
Değişim zordur.
Çoğu zaman, işletmeniz için en büyük zorluk yeni bir teknoloji veya süreç değildir – zaman içinde oluşan şirket kültürü, eski protokoller, hiyerarşiler ve önyargı katmanlarını araştırmaktır. İnsanların değişimden geçmesine yardımcı olmak, bir liderin yapabileceği en önemli şeylerden biridir. Organizasyonel değişimin insani tarafını hesaba katmazsanız, başarıyı şansa bırakmış olursunuz.
