Her boyuttaki projenin birçok aşamayı ve hatta daha fazla görev ve belge içerdiği bir sır değildir. Eğer bunlardan tek biri bile gecikirse, kaçırılan teslim tarihleri ve mutsuz müşteriler gibi bir dizi aksiliklere yol açabilir.
Peki kaynaklarınızı ve projelerinizi etkin bir şekilde nasıl yönetebilirsiniz? Cevap basit: bir proje takvimi ile.
Proje takvimi nedir?
Bir proje takvimi, projenin gerektirdiği tüm bireysel görevleri, ihtiyaç duyulan kaynakları ve gerekli tüm başlangıç ve bitiş tarihlerini özetleyen bir planlama aracıdır.
Bir proje takvimi, bir projenin zaman çizelgesiyle ilgili her şeyi belgeler:
- Görevler: bir projeyi başarılı bir şekilde teslim etmek için tamamlanması gereken görevlerin ve alt görevlerin ayrıntılı bir etkinlik listesi.
- Son tarihler: görevler için belirli son tarihler. Tüm projeyi programa uygun tutarlar.
- Kilometre Taşları: bir proje planındaki önemli noktalar. Bunlar, proje ilerlemesini takip etmek veya önemli olayları vurgulamak için kullanılabilir.
- Teslimatlar: müşteriye teslim edilen ürünler veya hizmetler.
- Kaynaklar: ilgili kişiler, ekipman, proje yönetimi araçları gibi bir proje için gerekli varlıklar.
- Gereksinimler: sertifikalar veya güvenlik izinleri gibi bir projeyi tamamlamak için gerekli standartlar.
- Bütçeler: işçilik, malzeme temini vb. dahil olmak üzere bir projenin toplam maliyetini tahmin etmek için kullanılır.
- Paydaşlar: projede yer alan birincil kişiler, yani ekip üyeleri, müşteriler ve yatırımcılar.
- Bir test modeli oluşturma
- Bir UI/UX tasarımı oluşturma
- Arka ucu oluşturma
- Grafikleri tasarlama
- Kullanılabilirlik testleri yapma
- App Store’a Gönderme
- Ürün numunelerinin lansmanı
- Patent onaylarının alınması
- Test aşamasına ulaşmak
- Bir yatırımcıdan fon almak
Platforma bağlı olarak, bir takvim projenin diğer önemli yönlerini gösterebilir:
monday.com gibi proje yönetimi yazılımı, takvim yönetiminin her bölümünü tek bir yerden planlamanıza ve yönetmenize yardımcı olur. Tüm öğeler gerçek zamanlı olarak senkronize ederek doğru görünürlük sağlar.
İşte bir monday.com proje takvimi örneği:
Proje takvimi neden önemlidir?
Bir proje takviminin işleri nasıl doğru yolda tutabileceğine (ve iş kırılım yapısı felaketlerini nasıl engelleyebileceğine) daha yakından bakalım.
1) Programa uymanızı sağlar
Kuruluşların yalnızca %35’i projeleri çoğunlukla veya her zaman zamanında tamamlıyor. Bir takvimi, görev listesi için zaman çizelgelerinin ve bunları tamamlamak için gereken kaynakların eksiksiz bir dökümünü sağlar ve ekipleri destekler.
Bunu düzenlemenin bir yolu Gantt şemasıdır.
İşte bir monday.com Gantt şeması örneği:
Gantt şeması, projelerinizin ve görev yönetiminin baştan sona üst düzey bir görünümünü sağlar. Görevler atayabilir, gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir ve proje planını gerektiği gibi ayarlayabilirsiniz.
Diğer bir yöntem Kanban metodudur. Kanban panoları, bir projenin iş akışını görselleştiren ve eyleme dönüştürülebilir parçalara bölen sütunlar ve kartlar aracılığıyla proje görevlerini ve zaman çizelgelerini de destekleyebilir.
Her sütun, iş akışındaki bir süreci belirtir ve içindeki kartlar için bağlam sağlar.
İşte bir monday.com Kanban panosu örneği:
2) Bütçenin altında kalmayı kolaylaştırır
Projeler; planlanmamış değişiklikler, kapsam kayması ve gecikmeler gibi herhangi bir nedenle bütçeyi hızla aşabilir. Kuruluşların yalnızca %43’ü projeleri çoğunlukla veya her zaman bütçesinde teslim eder.
Bir proje takvimi, bir projeyi teslim etmek için ihtiyaç duyduğunuz zaman ve kaynakları belirlemenize yardımcı olur, böylece buna göre plan yapabilirsiniz.
3) Darboğazları belirleyebilir ve buna göre hazırlık yapabilirsiniz
Bir proje takvimi, darboğazları belirlemenize yardımcı olabilir. Görevlerin geciktiğini görürseniz, sorunları erkenden belirleyebilir ve zaman çizelgelerini veya kaynakları ayarlayabilirsiniz.
Proje yönetimi yazılımı ile son tarihler belirleyebilir ve herhangi bir gecikme olursa bildirim alabilirsiniz. Olası sorunları erken yakalayarak, daha fazla gecikmeye yol açmadan önce bunları çözebilirsiniz.
Bir proje takvimini nasıl oluşturursunuz?
Bir proje takvimi oluşturmak, özellikle daha büyük projeler için her zaman kolay değildir. Bazı temel adımlarla başlayabilirsiniz.
1. Proje kapsamını tanımlayın
Bir proje kapsamı, bir müşterinin tam olarak ne alacağını (ve ne almayacaklarını) detaylandırır. Proje teslimatlarını, görevleri, teknik gereksinimleri ve kabul kriterlerini bu adımda tanımlamanız gerekiyor.
Bir proje kapsamının amacı, ekipteki herkesin projenin neyi gerektirdiğini net bir şekilde anlamasını sağlamaktır. Bir proje kapsamı ayrıca müşteri için net beklentiler belirler ve yapabilecekleri talep türlerini sınırlar.
Örneğin, bir müşteri için bir mobil uygulama geliştirdiğinizi varsayalım. Android mi yoksa iOS cihazlar için mi oluşturulacağını ve hangi yazılım sürümleriyle uyumlu olacağını düşünmeniz gerekecek. Bir proje kapsamı buna benzer soruları yanıtlar.
2. Proje görevlerini listeleyin
Bir proje programı genellikle bir iş kırılım yapısı (büyük bir projeyi küçük ve yönetilebilir adımlara bölme sistemi) ile birlikte kullanılır.
Yine bir mobil uygulama geliştirme örneğini kullanalım. Bu projeyi aşağıdaki görevlere ayırabilirsiniz:
Görevlerinizi tek bir yerden takip etmek ve düzenlemek için monday.com gibi bir proje yönetim platformu kullanın.
3. Görev bağımlılıklarını tanımlayın
Görev bağımlılıkları, bir görev diğerine bağlı olduğunda ortaya çıkar.
Yaygın bir görev bağımlılığı, baştan sona, yani bir görevin başka bir görevin başlayabilmesi için tamamlanması gerektiği anlamına gelir. Örneğin, işçiler içine bir motor yerleştirilmeden önce bir arabanın çerçevesini oluştururlar.
Görev bağımlılıklarını belirlemek, proje zamanlamanızı oluşturmak için çok önemlidir. Ayrıca, kritik yolu, yani baştan sona tüm görevler dizisi hesaplamanızı sağlar.
monday.com‘da görev bağımlılıklarını şu şekilde ayarlayabilirsiniz:
Bağımlılıkları ayarlamak, görevler arasındaki ilişkiyi görüntülemenize olanak tanır. Ardından, tüm proje görevlerinin ve zaman çizelgelerinin kuş bakışı görünümü için bir Gantt şemasına geçebilirsiniz.
Buradan, proje ilerledikçe gerçek zamanlı güncellemeler alırsınız.
4. Proje kilometre taşlarını belirleyin
Bir proje kilometre taşı, bir projenin zaman çizelgesi boyunca önemli bir kontrol noktasıdır. Bu kilometre taşlarını takip etmek, ilerlemeyi izlemenin harika bir yoludur.
Proje kilometre taşlarının örnekleri şunları içerebilir:
Proje takviminize bakın ve bir proje kilometre taşı ekleyebileceğiniz önemli anları belirleyin. Ekipteki herkesin görebilmesi için tüm ekip üyeleriyle paylaşarak bunların önemini belirtin.
5. Görevleri atayın
Proje zamanlamanızı oluşturmanın bir sonraki adımı, görevler atamak ve ekibinizin sorumluluklarını bilmesini sağlamaktır.
monday.com‘da görev atama şu şekilde görünür:
Ayrıca birden fazla kişiyi veya hatta tüm ekipleri seçebilirsiniz. Kim seçilirse seçilsin, bir görev atadığınızda bir bildirim alacak.
6. Proje takvimini takip edin, değerlendirin ve düzenleyin
Mükemmel bir dünyada, projeleriniz herhangi bir aksama olmadan sorunsuz çalışır. Ne yazık ki, işler her zaman plana göre gitmez, bu nedenle proje takvimini izlemek önemlidir.
monday.com gösterge panelleri, gerçekleşen her şeyin üst düzey bir görünümünü sunar.
Bu sayede proje takvimini takip edebilir ve olası darboğazları belirleyebilirsiniz. Herhangi bir görevin geciktiğini belirlerseniz, programı değerlendirebilir ve düzenleme yapabilirsiniz.
Elde ettiğiniz tüm bilgiler başka projelere de uygulanabileceğinden ayrıntılı bir proje günlüğü tutmak, gelecek projeler için faydalı olacaktır.
monday.com’da ideal programınızı oluşturun
Planlama, bir proje yönetiminin zor yönlerinden biridir. Proje takvimi, görevleri ve ilerlemeyi takip etmenize olanak tanır. Ancak bunları takvimler veya elektronik tablolarla oluşturmak tam olarak pratik değildir; bireysel aşamaları yönetmeyi zorlaştırırlar ve güncellenmediğinde yanlış iletişime yol açabilirler.
monday.com, proje çizelgeleri oluşturmayı kolaylaştıran oldukça esnek bir Çalışma İşletim Sistemidir. Tek bir merkezi çalışma alanından görevler ekleyebilir, zaman çizelgelerini izleyebilir, gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir ve dosyaları paylaşabilirsiniz.
Gerçek olamayacak kadar iyi geliyor mu? Kendiniz deneyin (kredi kartı gerekmez), ilk iki hafta bizden! Denemenizi bugün başlatın!
